No show bij de bedrijfsarts: wat kunt u doen en wat noteert u

Wanneer een medewerker niet verschijnt op het spreekuur van de bedrijfsarts, stokt direct het gezamenlijke re-integratieproces waar werkgever, werknemer en arbodienst volgens Arboportaal zich voor moeten inspannen. Zonder professioneel medisch oordeel wordt het lastig om te bepalen wat iemand nog wel kan, welke aanpassingen mogelijk zijn en hoe verzuim kan worden verkort. Daarmee komen niet alleen de voortgang van re-integratie en het re-integratiedossier onder druk te staan, maar ook de loondoorbetalingsplicht en de uiteindelijke beoordeling door het UWV.

Een no show raakt bovendien de relatie met de medewerker: vaak speelt er meer dan alleen een praktische afzegging, zoals onzekerheid, onveiligheidsgevoelens of onduidelijkheid over rechten en plichten. Dat heeft direct invloed op werkgeluk, vertrouwen en de bereidheid om samen naar oplossingen te zoeken. Tegelijkertijd moet u binnen de grenzen van de wet en de privacyregels rond de onafhankelijke bedrijfsarts, zoals beschreven door Arboportaal, zorgvuldig omgaan met maatregelen als loonopschorting en met wat u wel en niet vastlegt in uw administratie.

Wat betekent een no show bedrijfsarts afspraak?

Bij een no show bedrijfsarts afspraak verschijnt een werknemer niet op een gepland spreekuur bij de bedrijfsarts of meldt zich te laat af. Dit kan de verzuimbegeleiding vertragen. Binnen de verzuimbegeleiding heeft de bedrijfsarts een onafhankelijke rol en adviseert over inzetbaarheid en re-integratie, terwijl medische details afgeschermd blijven voor de werkgever. Dit volgt uit de uitleg over de rol en positie van de bedrijfsarts op Arboportaal: wat zegt de wet over de bedrijfsarts?

Voor werkgevers en HR is het belangrijk dat als de bedrijfsarts de werknemer niet kan zien, er vaak ook geen actueel oordeel komt over belastbaarheid, werkhervatting of noodzakelijke aanpassingen. Hiermee raakt een no show direct aan de voortgang die u in het kader van de Wet verbetering poortwachter moet laten zien.

Verplichtingen bij no show bedrijfsarts afspraak

Werkgever: organiseren en vastleggen

De wet legt re-integratieverantwoordelijkheden bij werkgever én werknemer. In het poortwachtertraject is het de bedoeling dat u samen met de arbodienst of bedrijfsarts actief werkt aan de terugkeer naar werk. Zie de toelichting op Wet verbetering poortwachter en de verantwoordelijkheden van werkgever en werknemer.

• Zorg voor toegang tot de bedrijfsarts via het basiscontract en organiseer het proces eromheen, zoals beschreven bij verplichtingen werkgevers en werknemers.
• Leg duidelijke verzuim- en controleafspraken schriftelijk vast, zodat het voor werknemers helder is wat er wordt verwacht.

Werknemer: meewerken aan controle en re-integratie

Een werknemer heeft de plicht mee te werken aan re-integratie en redelijke voorschriften op te volgen, waaronder het verschijnen op het spreekuur wanneer de arbodienst of bedrijfsarts daartoe oproept. UWV benadrukt deze samenwerking in samen werken aan re-integratie.

Een no show kan een legitieme reden hebben zoals ernstige klachten, miscommunicatie of vervoer/spraakverwarring. Verifieer eerst de feiten en vraag naar de reden voordat u aan sancties denkt.

Eerste acties na no show bedrijfsarts afspraak

Controleer eerst de oproep en communicatie

Voordat u concludeert dat de werknemer niet wil meewerken, controleer of de oproep op het juiste adres of e-mailadres is aangekomen, of de afspraak correct in de agenda stond en of het om een fysiek consult of (video)spreekuur ging. Zie ook het praktische advies in No-show spreekuur bedrijfsarts – en nu?

Neem direct contact op (toon en inhoud)

Neem dezelfde dag of uiterlijk de volgende werkdag contact op, houd het zakelijk en respectvol:

• Vraag naar de reden van afwezigheid zonder naar medische details te vragen.
• Benoem dat verschijnen nodig is voor het vervolg van verzuimbegeleiding.
• Bespreek hoe herhaling kan worden voorkomen, zoals een herinnering per mail of een bevestiging van datum en tijd.

Een menselijke benadering helpt vaak om weerstand te verminderen en het traject weer vlot te trekken. Zie voorbeelden in wat als een zieke werknemer niet verschijnt bij de bedrijfsarts?

Plan een nieuwe afspraak en bevestig schriftelijk

Komt er een nieuwe afspraak, bevestig die schriftelijk via e-mail of brief inclusief datum, tijd, locatie of online-link en wat te doen bij verhindering. Het is verstandig het niet alleen via de arbodienst te laten oproepen, maar de afspraak ook zelf te bevestigen zie No-show spreekuur bedrijfsarts – en nu?

Controlevoorschriften: uw basis bij no show

Een no show bedrijfsarts afspraak kunt u goed opvolgen met duidelijke controlevoorschriften. Sancties zoals loonopschorting steunen op de vraag of er redelijke en schriftelijke voorschriften waren en of u zorgvuldig heeft gehandeld.

Leg deze voorschriften vast in bijvoorbeeld een personeelshandboek of verzuimprotocol. Zie Controlevoorschriften bij ziekte: richtlijnen en verplichtingen.

Wat zet u in een verzuimprotocol?

• Hoe en wanneer ziekmelden;
• Bereikbaarheid en contactmomenten;
• Oproep of verschijning bij bedrijfsarts inclusief afmeldtermijn;
• Gevolgen bij niet-naleving, met verwijzing naar loonopschorting.

Voor de afmeldtermijn en het kostenaspect, zie verzuimprotocol-voorbeeld voor werkgevers.

Een no show bij de bedrijfsarts is niet alleen een praktisch probleem, maar raakt direct aan uw verzuimbeleid, dossiervorming en uw positie richting UWV. Door duidelijke afspraken, snelle opvolging en zorgvuldige documentatie houdt u regie op het verzuimproces én ondersteunt u het herstel van uw medewerker.

Key takeaways

• Zorg voor heldere, schriftelijke verzuim- en controlevoorschriften (bijvoorbeeld in verzuimprotocol en personeelshandboek), zodat u een stevige basis heeft bij het aanspreken van medewerkers op een no show.
• Controleer bij een no show altijd eerst de oproep en communicatie, neem direct contact op met de medewerker en leg een nieuwe afspraak schriftelijk vast.
• Kies passende maatregelen: een loonopschorting ligt bij een eerste of eenmalige no show meestal meer voor de hand dan een loonstop, en pas nadat u duidelijk heeft gewaarschuwd en een herstelmogelijkheid heeft geboden.
• Houd uw dossier feitelijk, volledig en privacyproof; leg acties, afspraken, reacties en waarschuwingen vast, maar geen medische gegevens.
• Overweeg aanvullende waarborgen, zoals een deskundigenoordeel of second opinion, als de re-integratie stokt of de samenwerking met de medewerker structureel lastig blijft.
• Gebruik een vaste, goed beschreven werkwijze binnen uw organisatie, zodat leidinggevenden, HR en arbodienst consequent en voorspelbaar handelen bij no shows.

Met een duidelijke structuur, tijdige opvolging en zorgvuldige dossiervorming versterkt u uw positie als werkgever, beperkt u risico’s in het Poortwachterdossier en houdt u de aandacht waar die hoort: bij herstel, duurzame inzetbaarheid en een professioneel verzuimbeleid.