Ziekmeldprotocol voor werkgevers: stappen en valkuilen

Een ziekmelding zet direct een wettelijk kader in werking: binnen een week moet de werknemer worden aangemeld bij de arbodienst of bedrijfsarts en al vanaf de eerste week ontstaan gezamenlijke verplichtingen rond re-integratie. In veel organisaties ligt hiervoor een ziekmeldprotocol klaar, maar in de praktijk blijken procedures vaak onvolledig, lastig toepasbaar of in strijd met de richtlijnen voor werkgever en werknemer bij ziekteverzuim.

Dat zorgt voor onzekerheid bij leidinggevenden en HR en kan financiële risico’s opleveren, bijvoorbeeld bij de toetsing aan de Wet verbetering poortwachter. Een goed doordacht ziekmeldprotocol gaat daarom verder dan alleen “hoe meld je je ziek”: het geeft richting aan verzuimcontrole, verzuimbegeleiding, re-integratie bij langdurig verzuim en aan situaties waarin ziekteverzuim samenvalt met spanningen of conflicten op de werkvloer.

Juist op die snijvlakken ontstaan snel misverstanden en valkuilen, met directe impact op inzetbaarheid, verzuimcijfers en de arbeidsrelatie. Een helder, actueel en goed nageleefd protocol helpt organisaties om juridisch in control te blijven én om ziekteverzuim op een professionele, toekomstbestendige manier te begeleiden.

In een organisatie kan het soms voelen alsof alles op rolletjes loopt, totdat er onverwacht een ziekmelding komt. Hoe zorg je ervoor dat zo’n situatie soepel en gestructureerd verloopt?

Het belang van een ziekmeldprotocol

Het opstellen en implementeren van een effectief ziekmeldprotocol is van groot belang voor werkgevers. Een helder beleid ondersteunt niet alleen bij het minimaliseren van het ziekteverzuim, maar biedt ook een duidelijke procedure voor zowel werkgevers als werknemers om te volgen in het geval van een ziekmelding. Hierbij is het van belang om te onthouden dat elke organisatie anders is en dat het beleid flexibel genoeg moet zijn om aan de unieke eisen van de organisatie te voldoen.

Communicatie van verzuimregels

Een van de eerste stappen voor werkgevers is ervoor te zorgen dat medewerkers bekend zijn met de verzuimregels. Dat houdt in dat deze regels tijdig en duidelijk moeten worden gecommuniceerd – bijvoorbeeld door ze op te nemen in handboeken of tijdens onboarding-processen. Werknemers zijn verplicht deze regels op te volgen, zoals zich op tijd ziekmelden bij de juiste contactpersoon binnen de organisatie. Mede door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het belangrijk dat werkgevers alleen noodzakelijke informatie opvragen en verwerken omtrent de ziekmelding van een werknemer.

Het stappenplan bij een ziekmelding

Het stappenplan bij een ziekmelding speelt een belangrijke rol. Werkgevers moeten binnen een week de ziekmelding doorgeven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Het plan bevat daarnaast handvatten voor het bewaken van het re-integratietraject. De bedrijfsarts speelt hierin een adviserende rol en bepaalt in samenspraak met werkgever en werknemer welke re-integratieactiviteiten in gang worden gezet. Effectief en tijdig optreden kan bijdragen aan een korter verzuim, zoals beschreven in de Wet verbetering poortwachter.

Conflicten als oorzaak van verzuim

Conflicten op de werkvloer kunnen een indirecte oorzaak zijn voor verzuim. Hoewel een conflict an sich geen legitieme reden tot ziekmelding is, kunnen de gevolgen ervan wel leiden tot ziekte. Het is belangrijk dat werkgevers werken aan het voorkomen van escalatie en het faciliteren van constructieve gesprekken tussen de betrokken partijen. Als dergelijke gesprekken niet het gewenste effect hebben, kan de inschakeling van de bedrijfsarts worden overwogen om advies in te winnen over verdere stappen in het verzuimtraject en re-integratie.

Verantwoordelijkheden binnen het verzuimproces

Een effectief ziekmeldprotocol dient ook duidelijkheid te bieden over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende betrokken partijen. De arbodienst is een belangrijke speler in het proces, en het is wettelijk verplicht voor werkgevers om een basiscontract met een dergelijke dienst af te sluiten. Zij moeten namelijk bijdragen aan het gezondheids- en verzuimbeleid van de werkgever. Goed omschreven procedures bevorderen een transparante omgeving waarin werknemers zich gesteund voelen in hun herstel- en re-integratietraject.

Uitdagingen bij het opstellen van een verzuimbeleid

Een degelijk verzuimbeleid heeft ook tot doel mogelijke pijnpunten en valkuilen te identificeren en te minimaliseren. Denk hierbij aan het voorkomen van onduidelijkheden rondom loondoorbetaling. Volgens de regels moeten werkgevers twee jaar lang 70% van het loon doorbetalen bij het verzuim van een werknemer. Dit is een wettelijke verplichting, waarbij in het eerste jaar minimaal het minimumloon moet worden gehanteerd.

Praktische tips voor werkgevers

• Zorg voor regelmatige training en bewustwording onder medewerkers over het verzuimprotocol.
• Stel een interne vraagbaak beschikbaar voor vragen rond verzuim en re-integratie.
• Leg duidelijke afspraken vast over de communicatielijnen bij een ziekmelding.
• Monitor en evalueer het verzuimbeleid regelmatig om verbeterpunten te signaleren.

Een helder en consequent toegepast ziekmeldprotocol geeft richting aan zowel werkgever als werknemer, voorkomt misverstanden en versnelt een professionele en zorgvuldige aanpak van verzuim.

Key takeaways

• Leg afspraken over ziekmelden en de geldende verzuimregels vast en veranker ze in onboarding, personeelshandboeken en teamoverleggen.
• Train leidinggevenden in wat zij bij een ziekmelding wel en niet mogen uitvragen in het kader van de AVG, zodat privacy en vertrouwen geborgd blijven.
• Volg het wettelijke stappenplan en meld verzuim binnen een week bij de arbodienst of bedrijfsarts om het re-integratieproces tijdig te starten.
• Schakel de arbodienst actief in bij verzuimconflicten en complexe casussen om escalatie, langdurig verzuim en juridische risico’s te beperken.
• Borg in het ziekteverzuimbeleid duidelijke afspraken over loondoorbetaling, rollen, verantwoordelijkheden en communicatie, zodat iedereen weet waar hij aan toe is.
• Maak inzetbaarheid en gezondheid een terugkerend thema in beleid én praktijk, zodat verzuim niet alleen wordt gemanaged, maar ook preventief wordt beperkt.

Door nu te investeren in duidelijke afspraken en een goed werkend verzuimproces verkleint u de belasting voor mens en organisatie en bouwt u aan een gezonde, betrouwbare werkgever-werknemerrelatie; wilt u toetsen hoe dit binnen uw organisatie is ingericht, neem dan gerust contact met ons op.