Vertrouwenspersoon organiseren: zo richt u het goed in

Volgens de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden heeft 16% van de werknemers in Nederland te maken met ongewenst gedrag van collega's of leidinggevenden, zoals pesten, seksuele intimidatie, agressie of discriminatie. Dat is één op de zes mensen op de werkvloer. En toch had destijds bijna 40% van die werknemers geen toegang tot een vertrouwenspersoon. Ondertussen leidt ongewenst gedrag gemiddeld tot zeven extra verzuimdagen per getroffen medewerker per jaar. Dat zijn geen abstracte getallen: het gaat om mensen die zich onveilig voelen, en om verzuimkosten die je als werkgever direct voelt.

De politiek heeft dit signaal opgepakt. De Tweede Kamer nam op 23 mei 2023 een initiatiefwetsvoorstel aan dat werkgevers met tien of meer medewerkers verplicht een vertrouwenspersoon te laten aanstellen. Het wetsvoorstel ligt momenteel bij de Eerste Kamer, en de verwachting is dat het op korte termijn in werking treedt. Wacht dus niet af: organisaties die nu al handelen, voorkomen een hoop gedoe straks én bouwen direct aan een veiligere werkcultuur.

In dit artikel leggen we uit wat een vertrouwenspersoon precies doet, hoe je de keuze maakt tussen intern en extern, welke valkuilen je moet vermijden en hoe je de rol goed verankert in jouw organisatie.

Wat zegt de wet over de vertrouwenspersoon?

De Arbowet verplicht werkgevers al langer om beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Daaronder vallen pesten, seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en werkdruk. De wet schrijft niet letterlijk voor dat elke organisatie een vertrouwenspersoon moet aanstellen, maar de Nederlandse Arbeidsinspectie noemt een vertrouwenspersoon een van de meest herkenbare maatregelen binnen goed PSA-beleid. Ontbreekt die functie, dan loop je als werkgever het risico dat een rechter oordeelt dat je onvoldoende hebt gedaan om ongewenst gedrag te voorkomen.

Het nieuwe wetsvoorstel maakt de vertrouwenspersoon straks officieel verplicht voor organisaties met tien of meer medewerkers. De wijziging wordt opgenomen in artikel 13a van de Arbeidsomstandighedenwet. Elke werknemer krijgt daarmee een wettelijk recht op toegang tot een vertrouwenspersoon. Goed om te weten: ook zzp'ers en uitzendkrachten die bij jou werkzaam zijn, vallen onder die bescherming. Bereid je er dus nu al op voor.

Wat doet een vertrouwenspersoon precies?

Een veelgehoorde misvatting is dat de vertrouwenspersoon bemiddelt tussen partijen, of zelfs beslist wat er moet gebeuren. Dat klopt niet. Bemiddelen is een taak voor een mediator. De vertrouwenspersoon biedt de eerste opvang: een luisterend oor, vertrouwelijkheid en praktische begeleiding voor de medewerker die iets wil melden of bespreken.

De wettelijke basistaken van een vertrouwenspersoon zijn:

• Opvangen, begeleiden en adviseren van medewerkers die ongewenst gedrag ervaren
• Informeren over mogelijke vervolgstappen, zoals een klachtenprocedure of externe hulpverlening
• Doorverwijzen naar een mediator of andere hulpverlener als de situatie dat vraagt
• Gevraagd en ongevraagd adviseren aan het management over het PSA-beleid
• Jaarlijks verslag uitbrengen aan de werkgever en de ondernemingsraad

Dat jaarverslag is een onderschat instrument. Het geeft inzicht in terugkerende thema's zonder namen te noemen, en helpt je als HR-manager of directeur om structurele problemen tijdig te herkennen en aan te pakken.

Intern of extern: wat past bij jouw organisatie?

Bij het vertrouwenspersoon organiseren staat al snel de vraag centraal: kiezen we voor iemand uit de eigen organisatie of schakelen we een externe professional in? Beide opties hebben waarde, afhankelijk van de grootte en cultuur van je organisatie.

Een interne vertrouwenspersoon kent de bedrijfscultuur goed en is voor medewerkers laagdrempeliger bereikbaar. Dat kan de stap om iets te melden verkleinen. Het nadeel is dat een interne persoon nooit volledig vrij is van zijn of haar eigen positie in het bedrijf. Medewerkers kunnen twijfelen of de vertrouwenspersoon werkelijk onafhankelijk is, zeker als het gaat om gedrag van leidinggevenden of directie. Bovendien kan de rol botsen met de reguliere functie, of valt de vertrouwenspersoon weg door ziekte of vertrek.

Een externe vertrouwenspersoon is objectief, heeft geen binding met de interne verhoudingen en beschikt doorgaans over brede ervaring met vergelijkbare situaties in andere organisaties. Arbo Concern biedt de inzet van een externe vertrouwenspersoon aan voor organisaties die zelf geen vertrouwenspersoon in dienst hebben, inclusief de mogelijkheid om bij escalerende situaties ook een gecertificeerde mediator in te schakelen. Dat is praktisch: je regelt beide rollen via één vertrouwd aanspreekpunt.

Grotere organisaties kiezen soms voor een combinatie van intern en extern. Zo heeft elke medewerker, ongeacht de aard of ernst van de situatie, altijd een passend aanspreekpunt.

Veelgemaakte fout: de verkeerde persoon aanwijzen

Een hardnekkige misvatting in de praktijk is dat de vertrouwenspersoon ook de HR-manager, de bedrijfsmaatschappelijk werker of de leidinggevende kan zijn. Dat is onverstandig. Die functies brengen eigen verantwoordelijkheden mee die direct botsen met de onafhankelijkheid die een vertrouwenspersoon nodig heeft. Ook de werkgever zelf is geen geschikte kandidaat: wie eindverantwoordelijk is voor de organisatie, kan nooit volledig onpartijdig staan tegenover een medewerker die zich meldt over grensoverschrijdend gedrag. Kies voor iemand zonder hiërarchische of beslissende rol, en zorg dat die persoon de juiste opleiding heeft gevolgd.

Zo richt je het praktisch in

Het organiseren van een vertrouwenspersoon is meer dan een naam op een lijst plaatsen. Wil je dat medewerkers de weg ook echt vinden, dan vraagt dat om een bewuste aanpak. Een paar concrete stappen:

• Leg de functie en bevoegdheden schriftelijk vast in een aanstellingscontract of functieprofiel
• Communiceer actief wie de vertrouwenspersoon is en hoe medewerkers hem of haar kunnen bereiken
• Zorg voor geheimhouding: medewerkers moeten weten dat hun melding vertrouwelijk blijft
• Geef de vertrouwenspersoon voldoende tijd en budget voor opleiding en jaarlijkse bijscholing
• Betrek de ondernemingsraad bij de aanstelling; die heeft instemmingsrecht
• Plan jaarlijks een evaluatie op basis van het verslag van de vertrouwenspersoon

Zichtbaarheid is daarbij een sleutelwoord. Een vertrouwenspersoon die niemand kent, helpt niemand. Vermeld de naam of het aanspreekpunt op het intranet, in het personeelshandboek en bij onboarding van nieuwe medewerkers.

Vertrouwenspersoon en mediation: twee aparte rollen

Verstoorde werkverhoudingen en ongewenst gedrag kunnen grote invloed hebben op het welbevinden van medewerkers en leiden tot emotionele of lichamelijke klachten. Wanneer een situatie escaleert en de vertrouwenspersoon constateert dat partijen met elkaar in gesprek moeten, is het tijd voor mediation. Mediation en de vertrouwenspersoon zijn bewust gescheiden rollen: de vertrouwenspersoon begeleidt de melder, de mediator werkt met beide partijen tegelijk aan een gezamenlijke oplossing. Het is waardevol als jouw externe vertrouwenspersoon direct kan schakelen naar een gecertificeerde mediator wanneer dat nodig is. Zo blijft het proces vloeiend en hoef je als werkgever niet zelf op zoek naar de juiste professional op het juiste moment.

Een vertrouwenspersoon organiseren is geen formaliteit die je afvinkt, maar een investering in een werkomgeving waar mensen zich veilig genoeg voelen om iets te zeggen. Dat gevoel van veiligheid maakt het verschil tussen een melding die op tijd binnenkomt en een situatie die uitloopt op langdurig verzuim of erger.

Key takeaways

• Eén op de zes werknemers ervaart ongewenst gedrag op de werkvloer; gemiddeld leidt dat tot zeven extra verzuimdagen per jaar per getroffen medewerker.
• Het wetsvoorstel dat de vertrouwenspersoon verplicht stelt voor organisaties met tien of meer medewerkers is aangenomen door de Tweede Kamer en wacht op bekrachtiging door de Eerste Kamer; bereid je nu al voor.
• De vertrouwenspersoon biedt opvang, begeleiding en advies aan de melder, en is geen bemiddelaar: dat is de taak van een mediator.
• Wijs nooit de HR-manager, een leidinggevende of de werkgever zelf aan als vertrouwenspersoon: onafhankelijkheid is ononderhandelbaar.
• Kies bewust tussen intern, extern of een combinatie, op basis van de grootte en cultuur van je organisatie.
• Maak de vertrouwenspersoon zichtbaar: communiceer actief wie het is en hoe medewerkers hem of haar bereiken.
• Koppel de vertrouwenspersoon indien nodig aan een gecertificeerde mediator voor situaties die verder escaleren.

Wil je weten hoe Arbo Concern jouw organisatie hierbij kan ondersteunen? Neem een kijkje bij onze dienst voor mediation en vertrouwenspersoon en ontdek hoe we dit praktisch voor je inrichten.