De rol van de leidinggevende bij het terugdringen van verzuim

35% van het werkgerelateerde verzuim heeft volgens werknemers te maken met werkstress en werkdruk. Een derde van hen vindt echter dat de werkgever te weinig maatregelen neemt om werkdruk en werkstress te verminderen. Slechts een op de vijf leidinggevenden kan dreigend langdurig verzuim op tijd te herkennen. Belangrijk dus om te bekijken wat de rol van leidinggevenden kan zijn om verzuim te voorkomen of te beheersen. In dit artikel leest u de belangrijkste aandachtspunten waarmee u intern invloed heeft op het verzuimpercentage binnen uw bedrijf.

Hoe de leidinggevende verzuim kan voorkomen

Het is voor de werkgever over het algemeen goed behapbaar om maatregelen te nemen om medewerkers veilig om te laten gaan met gevaarlijke stoffen of ervoor te zorgen dat kantoren ergonomisch zijn ingedeeld. De uitdaging ligt meer in vinden van oplossingen voor stress op de werkvloer. Stress lijkt abstract, wordt door iedere werknemer anders ervaren en door iets iets anders veroorzaakt. Echter wat bedrijven zich vaak niet realiseren is dat de werkomgeving veel invloed heeft stress en burn-out. De leidinggevende heeft dan ook wel degelijk invloed op het versterken van de psychische gezondheid van werknemers. Denk hierbij aan het ervaren van meer autonomie in het uitvoeren van werkzaamheden en meer betrokkenheid op de werkvloer. Zij moeten dan ook kritisch kijken naar de werkomstandigheden en actief zorgen voor een gezonde werksituatie.

Houd signalen in de gaten

Een medewerker die gaat uitvallen als gevolg van stress vertoont al veel eerder signalen. Het is van belang dat een leidinggevende getraind is om deze signalen op te pikken om verzuim te voorkomen. Signalen kunnen zijn het hebben van een kort lontje, het sociaal terugtrekken van uw medewerker, vermoeidheid en slechte concentratie, fouten maken.

Aandacht en interesse

Als HR-manager, directeur of leidinggevende is het belangrijk aandacht te hebben voor uw medewerkers. Dit begint al door met regelmaat te vragen hoe het thuis gaat. Het voordeel hiervan is dat desbetreffende persoon toegankelijker is om een eventueel probleem mee te bespreken. Wanneer zaken beter bespreekbaar zijn, durft uw medewerker ook eerder eventuele lichamelijke of psychische klachten aan te kaarten. Daarnaast vergroot het de betrokkenheid en loyaliteit van uw medewerkers.

In gesprek blijven

Mocht de leidinggevende op de hoogte zijn van een eventueel probleem is het van belang in gesprek te blijven met de medewerkers. Leidinggevenden vinden het vaak lastig om bespreekbaar te maken wat er bij uw werknemer thuis speelt. Toch is in gesprek gaan de beste optie, want de stress en spanning verdwijnt niet als uw medewerker thuis blijft. Bovendien voelt uw medewerker zich gesteund als u meedenkt en voorkomt u langdurige uitval. Investeer dus in een open werkrelatie, waarin het mogelijk is over de achtergrond van verzuim of de stress te spreken.

Oplossingen zoeken

80% van de werknemers krijgt te maken met financiële problemen, een scheiding of een overlijden van een naaste. De bijbehorende stress leidt bij 60% van hen tot verzuim. Het is behulpzaam als de leidinggevende met uw medewerker meedenkt over oplossingen en zich flexibel opstelt. Wellicht zijn flexibele werktijden wenselijk of tijdelijk het uitvoeren van minder belastend werk. Houd dus altijd rekening met de persoonlijke omstandigheden van uw medewerkers. Op deze manier kan de leidinggevende overbelasting voorkomen, wat bijdraagt aan het voorkomen van verzuim. Vraag dus met regelmaat of het nog gaat en of er misschien iets anders nodig is.

Steun van leidinggevende en collega’s

Steun van de leidinggevende zelf, maar ook van collega’s is een belangrijke factor in het voorkomen van verzuim. Stimuleer daarom een werkcultuur waarin over problemen, zoals een echtscheiding of een ziek familielid, kan worden gesproken. Dit zorgt ervoor dat collega’s meer begrip hebben voor elkaar en bijvoorbeeld werkzaamheden voor elkaar willen opvangen.

Zorgen voor autonomie

Werknemers vertrouwen geven dat zij iets zelf kunnen oplossen en uitwerken vergroot hun gevoel van autonomie. Dit is belangrijk, omdat een gebrek aan autonomie op de werkvloer een grote stressfactor is. Geef uw medewerker dus verantwoordelijkheden en het vertrouwen om de werkzaamheden succesvol uit te voeren. Stimuleer ook zelfreflectie: dit heeft namelijk een positief effect op het risico op stressklachten.

Groeimogelijkheden bieden

Werknemers hebben de behoefte zich te ontwikkelen en uitgedaagd te worden. Dit is van grote invloed op de werktevredenheid. Bied uw medewerkers dus groeimogelijkheden. Dit kan in de vorm zijn van taakverbreding, -verdieping of het volgen van een cursus. Behulpzaam is ook als leidinggevenden meer kijken naar competenties dan naar behaalde diploma’s van hun medewerkers. Sommige van hen zullen verborgen talenten hebben, dus betrek hen ook bij het in kaart brengen van competenties binnen de organisatie om hen zo goed mogelijk tot hun recht te laten komen. Werkgeluk stijgt ook als een werknemer persoonlijke waarden kan realiseren, dus betrek ook dit aspect bij het bieden van groeimogelijkheden.

Hoe de leidinggevende verzuim kan verkorten

Als er medewerkers binnen uw organisatie ziek zijn is het van belang dat de leidinggevenden weten wie dit zijn. Het gaat om mensen en niet om aantallen of percentages. Ook moeten zij weten wat er moet gebeuren om hen weer gezond en aan het werk te krijgen. Hieronder leest u een aantal suggesties om deze persoonlijke aanpak te realiseren.

In gesprek gaan bij frequent kortdurend verzuim

In Nederland kijkt niemand ervan op als een medewerker zich twee keer per jaar ziek meldt. Wanneer uw medewerker zich echter frequent kortdurend verzuimt is dit vaak een teken dat langdurig gaat uitvallen. Het is belangrijk dat uw leidinggevende hierop alert is en in gesprek gaat met de medewerker. Hoe een leidinggevende omgaat met ziekteverzuim is een onderschatte factor in het verloop ervan. Het meest effectief is samen de oorzaak van het verzuim achterhalen en samen aan de oplossing werken.

Contact houden

Veel leidinggevenden vinden het lastig in gesprek te blijven met een zieke werknemer, vooral wanneer hij of zij psychische problemen heeft. Toch is het van belang wekelijks contact te hebben met de zieke medewerker. Uit oprechte interesse, maar ook om de collega betrokken te houden bij het werk en om te kijken welke ondersteuning geboden kan worden en welke mogelijkheden de organisatie hiervoor heeft.

De terugkeer naar de werkvloer

Om een goede terugkeer naar de werkvloer te bevorderen is het van belang dat de terugkeer goed voorbereid is en zowel werknemer als werkgever hierbij betrokken zijn. Bij een terugkeer zijn er altijd factoren die beschermend werken voor uw medewerker, maar er zijn ook risicofactoren. Het helpt om deze samen in kaart te brengen en te kijken hoe hier zo goed mogelijk op ingespeeld kan worden. Beschermende factoren zijn steun van collega’s en samenwerking. Risicofactoren zijn hoge emotionele taakeisen, tijdsdruk en gebrek aan sociale steun. De reïntegratie van uw medewerker loopt ook moeilijker wanneer hij of zij teruggezet wordt in een kantoortuin met bijbehorend geluidshinder en prikkels. Bekijk daarom samen wat er wel mogelijk is. Is er een aparte ruimte waar uw medewerker kan zitten? Kan de leidinggevende dagelijks een half uur samen met uw medewerker zaken doornemen of een kop koffie drinken?