Functioneringsgesprek tijdens ziekteverzuim: wat kan wel en wat niet

In het eerste kwartaal van 2026 bedroeg het ziekteverzuim onder Nederlandse werknemers 5,8 procent, ruim boven het langjarig gemiddelde van 5,0 procent, aldus het CBS. Dat betekent dat op elk willekeurig moment een aanzienlijk deel van je medewerkers thuis zit. En precies in die periode rijst bij veel leidinggevenden dezelfde vraag: mag ik nu nog een functioneringsgesprek houden, of moet ik dat volledig uitstellen?

Het antwoord is genuanceerder dan een simpel ja of nee. Een functioneringsgesprek tijdens ziekteverzuim is niet verboden, maar er gelden stevige spelregels. Wie die regels negeert, riskeert niet alleen een verstoorde relatie met de zieke medewerker, maar ook juridische en privacyrechtelijke problemen. Wie ze goed toepast, houdt juist het contact warm en bereidt een soepele terugkeer voor.

In dit artikel lees je precies wat je wel en niet mag bespreken, hoe je het onderscheid maakt tussen een functioneringsgesprek en een verzuimgesprek, en welke praktische afspraken je nu al kunt vastleggen in je arbobeleid. Zo ben je als werkgever of HR-professional goed voorbereid, ook op het moment dat een medewerker uitvalt.

Functioneringsgesprek en verzuimgesprek: niet hetzelfde

Een veelgemaakte vergissing is dat werkgevers het functioneringsgesprek en het verzuimgesprek door elkaar halen. Dat zijn twee fundamenteel verschillende gesprekken met een ander doel, een andere grondslag en andere spelregels. Een functioneringsgesprek gaat over werkprestaties, ontwikkeling en samenwerking. Een verzuimgesprek gaat over contact houden, herstel bevorderen en re-integratie voorbereiden. Die scheiding is geen formaliteit: ze beschermt zowel de medewerker als jou als werkgever.

Concreet betekent dit: in het verzuimdossier horen de re-integratiestukken en de adviezen van de bedrijfsarts, en in het personeelsdossier horen de gespreksverslagen en afspraken over het werk. Door die dossiers scherp gescheiden te houden, voorkom je dat medische informatie onbedoeld in een beoordelingsdossier terechtkomt.

Mag je een zieke medewerker uitnodigen voor een gesprek?

Ja, dat mag. Het Arboportaal benadrukt dat contact houden tijdens verzuim hoort bij de rol van werkgever en zelfs verwacht wordt in het kader van re-integratie. Er bestaat geen regel die zegt dat je een zieke medewerker volledig met rust moet laten. De vraag is dan ook zelden of je mag praten, maar waarover.

Drie randvoorwaarden bepalen of een gesprek verantwoord is: kan de medewerker het gesprek aan, gaat het gesprek over het werk en niet over medische klachten, en houd je verzuim en functioneren netjes gescheiden? Loopt het op een van die drie punten mis, dan wordt een goedbedoeld gesprek al snel een bron van spanning of zelfs conflict.

Wat mag je wel bespreken?

Als werkgever mag je in een gesprek met een zieke medewerker alles aan de orde stellen wat nodig is om het werk te organiseren en de re-integratie voor te bereiden. Denk aan de volgende onderwerpen:

• Wanneer verwacht de medewerker weer (gedeeltelijk) aan het werk te gaan?
• Welke lopende werkzaamheden moeten worden overgenomen of uitgesteld?
• Op welk adres en nummer is de medewerker bereikbaar?
• Wat kan de medewerker op dit moment nog wel doen, ook al is dat beperkt?
• Zijn er werkgerelateerde factoren, zoals werkdruk of samenwerking, die de medewerker zelf benoemt?

Werkgerelateerde oorzaken die de medewerker zelf aankaart, zijn bespreekbaar. Werkdruk, rolonduidelijkheid en samenwerking zijn onderwerpen waar jij als werkgever iets aan kunt doen en die je dus mag adresseren.

Wat mag absoluut niet?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is hier glashelder: je mag als werkgever niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte, en je mag die informatie ook niet vastleggen. Dat geldt zelfs als de medewerker het uit zichzelf vertelt. Medische gegevens verwerk je niet, ook niet met toestemming van de medewerker. Die grens bewaakt de privacy van je medewerker en beschermt jou tegelijkertijd tegen juridische risico's.

Wat verder niet kan: de medewerker beoordelen op prestaties die zijn verslechterd door ziekte of beperking. Een medewerker mag tijdens een functioneringsgesprek niet worden afgerekend op verminderd functioneren dat rechtstreeks het gevolg is van ziekte. Dat is niet alleen oneerlijk; het is ook wettelijk niet toegestaan. De bedrijfsarts is de enige die de medische belastbaarheid beoordeelt en dat advies deelt alleen in termen van mogelijkheden en beperkingen, nooit in diagnoses of behandeldetails.

De veelgemaakte fout: beoordelen terwijl de medewerker ziek is

Een hardnekkig misverstand is dat het functioneringsgesprek gewoon doorgaat omdat het 'nu eenmaal gepland stond'. In de praktijk betekent dit regelmatig dat een zieke medewerker geconfronteerd wordt met een beoordeling over een periode waarin hij of zij door ziekte minder kon presteren. Dat is niet alleen demotiverend; het ondermijnt het herstelproces en het vertrouwen in de organisatie.

De juiste aanpak is: stel het beoordelingsgedeelte uit totdat de medewerker volledig hersteld is, of pas de beoordeling expliciet aan voor de periode van verzuim. Spreek dit ook vooraf helder met de medewerker af, zodat er geen onzekerheid bestaat over wat er van hem of haar wordt verwacht.

Wet verbetering poortwachter: de gesprekken die wel verplicht zijn

Naast het vrijwillige contact zijn er gesprekken die wettelijk verankerd zijn. De Wet verbetering poortwachter legt een reeks verplichte stappen en termijnen vast zodra een medewerker langdurig uitvalt. De bedrijfsarts stelt uiterlijk in week 6 een probleemanalyse op; in week 8 stellen werkgever en werknemer samen een plan van aanpak op. Daarna vindt minimaal elke zes weken een evaluatie plaats. Mis je een termijn, dan loopt het re-integratiedossier gevaar bij de toets door het UWV en riskeer je een loonsanctie van maximaal 52 extra weken loondoorbetaling.

Die wettelijk verplichte voortgangsgesprekken zijn nadrukkelijk geen functioneringsgesprekken. Ze draaien om herstel, re-integratie en werkhervatting, niet om prestatiebeoordeling. Door dat onderscheid helder te houden in je communicatie met de medewerker, voorkom je verwarring en onnodige spanning.

Praktische tips voor een goed gesprek tijdens verzuim

Een goed gesprek met een zieke medewerker is mensgericht, concreet en gericht op wat mogelijk is. Houd rekening met de volgende punten:

• Controleer altijd eerst of de medewerker in staat is het gesprek te voeren; twijfel je, vraag dan advies aan de bedrijfsarts.
• Bepaal vooraf het doel van het gesprek en communiceer dat transparant: gaat het om organisatorische afstemming of om re-integratieafspraken?
• Stel geen vragen over diagnose, behandeling of medische details, ook niet informeel of 'tussendoor'.
• Leg de gemaakte werkafspraken schriftelijk vast in het personeelsdossier, medische informatie nooit.
• Plan een vervolgmoment in en sluit het gesprek positief af met aandacht voor wat de medewerker aankan.

Door deze aanpak consequent te volgen, bouw je aan vertrouwen en herstel je de verbinding, ook als iemand langere tijd afwezig is.

Leg het vast in je arbobeleid

Een heldere interne afspraak over hoe jullie omgaan met gesprekken tijdens verzuim voorkomt veel onduidelijkheid. Leg in je verzuimprotocol vast welke gesprekken wanneer worden gevoerd, wie daarvoor verantwoordelijk is en welke informatie wel en niet mag worden geregistreerd. Zo weten leidinggevenden exact wat er van hen wordt verwacht en weten medewerkers wat ze kunnen verwachten als ze ziek zijn. Dat geeft rust aan beide kanten en verlaagt de drempel om tijdig contact op te nemen.

Heb je behoefte aan ondersteuning bij het inrichten van een privacyproof verzuimbeleid of bij het begeleiden van leidinggevenden in gesprekvoering? Bij Arbo Concern denken we graag met je mee, van het opstellen van een verzuimprotocol tot het trainen van je teamleiders in effectieve en wettelijk correcte gesprekvoering.

Een functioneringsgesprek tijdens ziekteverzuim is niet verboden, maar vraagt om duidelijke keuzes: wanneer voer je het wel, wanneer niet, en wat bespreek je? Door die grenzen te kennen en vast te leggen in je beleid, bescherm je zowel je medewerker als je organisatie.

Key takeaways

• Een functioneringsgesprek en een verzuimgesprek zijn twee aparte gesprekken met een ander doel; houd ze altijd gescheiden.
• Je mag een zieke medewerker altijd uitnodigen voor een gesprek, mits je alleen over werkorganisatie en re-integratie praat, niet over medische klachten.
• Beoordeel een medewerker nooit op verminderde prestaties die het directe gevolg zijn van ziekte; stel het beoordelingsgedeelte uit tot na herstel.
• De AVG verbiedt het vragen naar en het vastleggen van medische informatie, ook als de medewerker het vrijwillig deelt.
• De Wet verbetering poortwachter schrijft verplichte gespreksmomenten voor: probleemanalyse in week 6, plan van aanpak in week 8 en evaluaties elke zes weken.
• Leg in je verzuimprotocol vast welke gesprekken wanneer worden gevoerd en welke informatie wel en niet geregistreerd mag worden.
• Betrek de bedrijfsarts bij twijfel over de belastbaarheid van de medewerker, voordat je een gesprek inplant.

Goede gesprekken tijdens verzuim zijn geen bureaucratische verplichting, maar een waardevol instrument om contact te houden, herstel te ondersteunen en terugkeer naar werk soepeler te laten verlopen. Met de juiste aanpak maak je het verschil.