Inzicht in de controlevoorschriften bij ziekteverzuim

Op 11 januari 2024 wees de rechtbank Gelderland nog een ontslag op staande voet af van een werknemer die zich volgens de werkgever onterecht ziek had gemeld. De rechter was van mening dat de werkgever eerst een waarschuwing had moeten geven en loonopschorting had moeten toepassen alvorens over te gaan tot ontslag. Inzicht in de controlevoorschriften bij ziekteverzuim is belangrijk om te voorkomen dat de ziekmelding van een werknemer tenslotte eindigt met juridisch getouwtrek. Het beheren van afwezigheid wegens ziekte vereist niet alleen empathie en ondersteuning voor werknemers, maar ook inzicht in de controlevoorschriften bij ziekteverzuim. In deze blog duiken we dieper in op deze voorschriften en wat ze inhouden. 

Wat zijn controlevoorschriften bij ziekteverzuim?

Controlevoorschriften bij ziekteverzuim zijn regels die u als werkgever maakt en waaraan uw werknemers zich moeten houden bij ziekteverzuim. De reden dat u deze regels opstelt is om te zorgen dat werknemers zich niet ziek melden om oneigenlijke redenen. Een zieke werknemer heeft recht op doorbetaling van loon bij ziekte. In CAO afspraken is vaak vastgesteld dat in het eerste jaar 100% van het laatst verdiende loon wordt doorbetaald. Als werkgever wilt u natuurlijk er zeker van zijn dat werknemers geen misbruik maken en onterecht loon doorbetaald krijgen. Een zieke werknemer kan betekenen dat u een vervanger moet inhuren, wat een flinke extra kostenpost betekent. 

De controlevoorschriften die u opstelt moeten voldoen aan strikte wettelijke eisen:

• Leg controlevoorschriften altijd schriftelijk vast.
• Maak duidelijk dat bij het niet nakomen van de voorschriften u de loondoorbetaling opschort.
• Controlevoorschriften moeten redelijk en billijk zijn.

U mag uw zieke werknemer niet onnodig belasten met voorschriften. Bij geschillen zal de rechter uiteindelijk bepalen in hoeverre een voorschrift redelijk is.

Redelijke controlevoorschriften 

De wet bepaalt wat redelijke en acceptabele controlevoorschriften zijn bij ziekteverzuim. BW, boek 7, artikel 660a legt zieke werknemers een aantal verplichtingen op. U mag uw zieke werknemer: 

• verzoeken om op bepaalde tijden thuis te zijn in verband met controle;
• vragen om informatie over zijn ziekte te verstrekken aan de bedrijfsarts;
• vragen informatie te verstrekken aan de bedrijfsarts over de voortgang van een eventuele behandeling;
• opdracht geven naar het spreekuur van de arbodienst of bedrijfsarts te gaan;
• vragen welke werkzaamheden hij of zij nog kan verrichten ondanks de ziekte.

Niet-redelijke controlevoorschriften

Redelijkheid en billijkheid zijn belangrijke criteria in elke fase van de bedrijfsvoering, en omdat u als werkgever verregaande bevoegdheden heeft is het belangrijk te voorkomen dat u niet- redelijke controlevoorschriften invoert. U mag bijvoorbeeld niet:

• eisen dat uw zieke werknemer voortdurend thuis dient te zijn;
• dagelijks bellen en contact opnemen met uw zieke werknemer terwijl dat niet noodzakelijk is; 
• vragen naar medische details.

Medische informatie en deskundigheid

Medische informatie en deskundigheid zijn de verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts of arbodienst. De bedrijfsarts is dan ook degene die zieke werknemers begeleidt. Werkgevers zijn verplicht om een basiscontract af te sluiten met een arbodienst of bedrijfsarts om de medisch deskundige begeleiding van zieke werknemers te garanderen.

Een zieke werknemer is niet verplicht om medische details te delen, tenzij dit relevant is voor de doorbetaling van het loon. Dat betekent in de praktijk dat uw zieke werknemer alleen verplicht is informatie te delen over zijn of haar beperkingen ten aanzien van de overeengekomen werkzaamheden en een inschatting over de hersteldatum. U krijgt deze informatie via de arbodienst of bedrijfsarts.

Bedrijfsarts

De bedrijfsarts is ook degene die de verantwoordelijkheid heeft om te oordelen of uw zieke werknemer weer aan het werk kan. Als uw zieke werknemer het niet eens is met het oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst dan kan hij of zij een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Zo oordeelde het gerechtshof dat een werknemer die tegen het advies van de bedrijfsarts in niet op zijn werk verscheen omdat zijn behandelend arts, een psycholoog, hem daartoe niet in staat achtte, in overtreding was. Het gerechtshof stelde dat de bedrijfsarts degene was die bevoegd was om te bepalen of hij weer aan de slag kon en niet de behandelend arts.

Controlevoorschriften bij verzuim vastleggen

Hoe ver mag u gaan? 

U mag als werkgever de  controlevoorschriften bij ziekteverzuim bepalen. Hoe ver mag u daarin gaan bij ziekteverzuim? Mag u bijvoorbeeld uw zieke werknemer thuis bezoeken voor controle? Op basis van de Arbeidsomstandighedenwet(Arbowet) mag u in beginsel de controle van zieke werknemers zelf uitvoeren, echter op basis van privacywetgeving is het raadzaam de controle van van uw zieke werknemer over te laten aan de arbodienst of de bedrijfsarts. U dient zich terughoudend op te stellen bij het zelf benaderen van uw zieke werknemer. 

Nut controlevoorschriften bij ziekteverzuim 

Het nut van de controlevoorschriften bij ziekteverzuim is samen te vatten in drie belangrijke zaken:

• Duidelijkheid en consistentie: ze bieden duidelijke richtlijnen voor zowel werkgevers als werknemers, waardoor verwarring wordt voorkomen.
• Preventie van misbruik: door consistent de voorschriften toe te passen, kan potentieel misbruik van ziekteverzuim worden ontdekt en aangepakt.
• Re-integratiebegeleiding: controlevoorschriften spelen een cruciale rol bij het begeleiden van werknemers terug naar werk.

Verzuimprotocol bij ziekteverzuim

Een verzuimprotocol is een overzicht van controlevoorschriften waaraan werknemers zich moeten houden in het geval zij niet meer kunnen werken door arbeidsongeschiktheid of ziekte. Het verzuimprotocol wordt vaak uitgevoerd door de afdeling HR en is de verantwoordelijkheid van de HR-manager of een andere leidinggevende.

Wat staat in het verzuimprotocol?

In het verzuimprotocol staan een aantal belangrijke zaken: 

• beschrijving wat u als werkgever onder verzuim verstaat;
• hoe werknemers zich ziek moet melden;
• bij wie werknemers zich ziek moet melden; 
• welke rechten uw werknemers hebben bij ziekteverzuim;
• Welke rechten u als werkgever heeft als werknemers zich ziek melden.

Re-integratieplan

Als een werknemer ziek wordt, wordt op een geven moment op basis van het advies van de bedrijfsarts, een re-integratieplan opgesteld. Hierin staan de stappen en termijnen voor terugkeer naar werk. De verantwoordelijkheid voor de re-integratie ligt zowel bij u als bij uw zieke werknemer. De inspanningen die u verricht om uw werknemer weer te laten re-integreren moet u nauwkeurig bijhouden in een re-integratiedossier. Het UWV zal aan het einde van het re-integratietraject op basis van het re-integratiedossier bepalen of u genoeg heeft gedaan. Het UWV kan u een loonsanctie opleggen als zij vindt dat u te kort bent geschoten.

Arbodienst bij toepassen van controlevoorschriften

Een gecertificeerde arbodienst kan werkgevers ondersteunen bij het toepassen van controlevoorschriften en het effectief beheren van ziekteverzuim. De arbodienst biedt expertise op het gebied van arbeidsgerelateerde gezondheid en helpt bij het opstellen en uitvoeren van re-integratietrajecten. Een gecertificeerde arbodienst heeft arboprofessionals in dienst zoals een bedrijfsarts, psycholoog, arbeidsdeskundige, casemanager enz.

Conclusie

Het beheren van ziekteverzuim binnen uw organisatie vereist zowel empathie voor uw werknemers als naleving van controlevoorschriften om het proces eerlijk en effectief te maken.

Controlevoorschriften zijn essentieel om te voorkomen dat werknemers zich ziek melden om oneigenlijke redenen, wat kan leiden tot extra kosten voor uw bedrijf.

Het is van groot belang dat de controlevoorschriften voldoen aan strikte wettelijke eisen, zoals het schriftelijk vastleggen ervan en het redelijk en billijk zijn naar uw werknemers toe.

Takeaways

• Controlevoorschriften bieden duidelijke richtlijnen voor zowel werkgevers als werknemers, waardoor verwarring wordt voorkomen en het ziekteverzuimproces eerlijk en gestructureerd verloopt.
• Door de voorschriften consequent toe te passen, kunt u potentiële gevallen van misbruik van ziekteverzuim identificeren en aanpakken, wat bijdraagt aan een gezonde werkcultuur en kostenbesparing.
• Controlevoorschriften spelen een sleutelrol bij het begeleiden van werknemers terug naar werk na ziekte, waardoor een soepele re-integratie mogelijk is en langdurig verzuim wordt beperkt.
• Overweeg samen te werken met een professionele arbodienst voor deskundige ondersteuning bij het toepassen van controlevoorschriften en effectief beheer van ziekteverzuim.
• Zorg voor een duidelijk verzuimprotocol en re-integratieplan op basis van advies van de bedrijfsarts, om een gestructureerde aanpak te garanderen bij ziekteverzuim en re-integratie.