Privéomstandigheden en ziekteverzuim: wat mag u bespreken en vastleggen

Het ziekteverzuim in Nederland blijft, ondanks een lichte daling in 2023, met 5,6 procent in 2022 een grote belasting voor organisaties, zo blijkt uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Achter die cijfers gaan vaak complexe privéomstandigheden schuil, zoals mantelzorg, relatieproblemen, financiële zorgen of een plotselinge calamiteit thuis, waardoor gesprekken over verzuim al snel het snijvlak raken tussen werk en privé.

Voor werkgevers, HR-managers en arbocoördinatoren ontstaat daarmee een spanningsveld: u wilt betrokken zijn bij het welzijn van medewerkers en tegelijk zorgvuldig omgaan met privacy, medische informatie en juridische risico’s. Richtlijnen voor duurzame inzetbaarheid van de SER benadrukken hoe belangrijk aandacht voor de persoonlijke situatie is voor gezondheid, motivatie en werkgeluk, terwijl de Wet verbetering poortwachter, privacyregels en de ontslagmogelijkheden bij veelvuldig verzuim zoals beschreven door UWV vragen om grote zorgvuldigheid.

De kernvraag is hoe u in verzuimgesprekken ruimte biedt voor echte aandacht en duurzame inzetbaarheid, zonder grenzen te overschrijden in wat u vraagt, bespreekt en vastlegt in het dossier.

Een veelvoorkomend misverstand over ziekteverzuim is dat het altijd direct gelinkt is aan een duidelijke medische oorzaak. Privéomstandigheden kunnen echter aanzienlijke invloed hebben op het herstel van een werknemer. Het is belangrijk voor HR-managers en werkgevers om dit onderscheid te maken, omdat het de acties bepaalt die ze kunnen ondernemen, zoals het geven van verlof, aanpassen van werk of verzuimbegeleiding.

Wanneer is het verlof en geen ziekte?

Calamiteitenverlof bij privé omstandigheden

Soms kan een werknemer plotseling te maken krijgen met een urgente privégebeurtenis, zoals een ziek kind of een overlijden in de familie. Dit wordt niet altijd beschouwd als ziekteverzuim, maar kan vallen onder calamiteitenverlof of kort verzuimverlof. Dit type verlof is bedoeld voor dringende situaties en duurt meestal enkele uren tot enkele dagen, waarbij het loon wordt doorbetaald.

In uw rol als werkgever is het cruciaal dat u het verlofverzoek van de werknemer niet zomaar weigert. U mag echter achteraf vragen om bewijs dat het verlof nodig was. Het is hierbij belangrijk vragen te stellen over de noodzaak en duur, en niet naar overbodige details te vragen.

Overgang van verlof naar verzuim

Er zijn omstandigheden waarin privéproblemen leiden tot grotere problemen zoals stress, wat aanvankelijk verlof kan transformeren in ziekteverzuim. Daarom is het verstandig om in het beleid duidelijk aan te geven wanneer er van verlofregistratie naar verzuimregistratie geswitcht wordt, zodat de werknemer weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

Wat mag u bespreken bij privé omstandigheden ziekteverzuim?

Bij privéomstandigheden die leiden tot ziekteverzuim, is het belangrijk om het gesprek te richten op het functioneren en de mogelijkheden van de werknemer, in plaats van op medische diagnoses. U kunt vragen stellen over de verwachte duur van het verzuim, werkzaamheden die op dat moment niet mogelijk zijn, en hoe het contact tijdens de afwezigheid zal verlopen. Dit helpt bij het ondersteunen van de werkhervatting.

Praktische tip: Stel de vraag: “Wat heeft u nodig om verantwoord te herstellen en wat kunnen wij op het werk aanpassen?” Dit kan leiden tot praktische oplossingen zoals tijdelijk thuiswerken of andere werkverdelingen, waarbij de privacy van de werknemer gerespecteerd blijft.

Wat mag u vastleggen in het dossier?

Notities maken is essentieel, maar bewaar alleen de informatie die relevant is voor verzuimbegeleiding. Noteer de datum van ziekmelding, afspraken over contactmomenten, en acties richting bedrijfsarts. Vermijd het noteren van uitgebreide persoonlijke omstandigheden.

• Verzuimdossier: Bevat re-integratieafspraken en voortgang.
• HR-dossier: Bevat arbeidsvoorwaarden en andere niet-medische relevante informatie.
• Medisch dossier: Wordt bijgehouden door een bedrijfsarts.

Re-integratie en privé omstandigheden ziekteverzuim

Wet verbetering poortwachter in de praktijk

Zodra ziekteverzuim optreedt, moeten de stappen en termijnen van de Wet verbetering poortwachter worden gevolgd. Dit proces omvat de samenwerking tussen werkgever, werknemer en bedrijfsarts voor een snelle en duurzame terugkeer naar werk. Meer informatie hierover is te vinden in het stappenplan Wet verbetering poortwachter.

Verslaglegging zonder privacy te schenden

Bij het vastleggen van gesprekken en stappen moet de focus liggen op werkhervatting, niet op persoonlijke details. Bijvoorbeeld: noteer "werknemer kan 2 uur per dag lichte administratieve taken uitvoeren" in plaats van details over beperkende factoren.

Niet meewerken en grenzen aan begeleiding

Privéomstandigheden kunnen ook samenwerking bemoeilijken, bijvoorbeeld wanneer afspraken worden verzet. Re-integratie is echter een gezamenlijke verantwoordelijkheid, en niet meewerken kan leiden tot loondoorbetaling stoppen of zelfs ontslag. Dossieropbouw moet daarbij zuiver blijven, met focus op afspraken en redelijke verzoeken. Meer hierover is te vinden op de UWV-pagina over ontslag om persoonlijke redenen.

Bij vermoedens van onderliggende privéproblematiek kan investering in herstel van contact en duidelijkheid nuttig zijn. Denk aan doorverwijzing naar passende ondersteuning zonder details te registreren.

Preventie: privé omstandigheden vóór zijn

Vaak worden privéomstandigheden die tot ziekteverzuim leiden pas zichtbaar als iemand is uitgevallen. Een preventieve benadering kan helpen om signalen eerder op te vangen en verzuim te voorkomen. Het trainen van leidinggevenden om het "goede gesprek" te voeren en het normaliseren van tijdelijke werkaanpassingen kunnen hieraan bijdragen.

Data kunnen helpen bij het prioriteren van beleidsvorming. Bijvoorbeeld, het CBS-overzicht in 2023 laat zien dat het ziekteverzuim 5,3% bedroeg. Dit soort gegevens zijn nuttig voor beleid, maar op individueel niveau blijft het onderscheid tussen "privé-afwezigheid" en "ziekte" bepalend.

Werkafspraken die helpen bij privé omstandigheden ziekteverzuim

Als privéomstandigheden het herstel beïnvloeden, is een aanpak gericht op werkbaarheid vaak het meest effectief. Dit kan inhouden dat drempels op het werk verlaagd worden, zoals aangepaste starttijden of een rustige werkplek. De Sociaal-Economische Raad roept werkgevers op om afstemming op persoon en omstandigheden te realiseren.

Maak afspraken tijdgebonden en evalueerbaar. Dit houdt de regie in handen, zorg ervoor dat het voor de werknemer behapbaar is en maak het verzuimdossier concreter zonder persoonlijke details.

Door privé-omstandigheden rond verzuim zorgvuldig en respectvol te benaderen, verstevigt u zowel de menselijke kant van uw beleid als de juridische basis daarvan. Zo creëert u een organisatie waarin medewerkers zich gezien voelen én waarin verzuimprocessen transparant en verdedigbaar zijn.

Key takeaways

• Maak in verzuimbeleid en registratiesystemen een helder onderscheid tussen ziekteverzuim, calamiteitenverlof en andere verlofvormen, zodat leidinggevenden consequent en volgens dezelfde kaders handelen.
• Focus in gesprekken over privé-gerelateerd verzuim op belastbaarheid, mogelijkheden en concrete werkafspraken, en vermijd discussie over diagnoses of onnodige persoonlijke details.
• Beperk dossiervorming tot informatie die strikt nodig is voor verzuimbegeleiding en re-integratie, en bewaak een duidelijke scheiding tussen verzuimdossier, HR-dossier en medisch dossier.
• Gebruik de Wet verbetering poortwachter als kader en vul die aan met maatwerk in werkafspraken, zodat u ruimte biedt voor privé-omstandigheden zonder de privacyregels te schenden.
• Investeer in preventie door leidinggevenden te trainen in het voeren van het “goede gesprek” en tijdelijke aanpassingen in het werk te normaliseren wanneer privéfactoren de inzetbaarheid beïnvloeden.
• Stimuleer een open cultuur waarin medewerkers tijdig aangeven dat privé-omstandigheden hun werk raken, zodat u eerder kunt sturen op oplossingen in plaats van op langdurig verzuim.

Door deze aanpak consequent toe te passen, verkleint u juridische risico’s, beperkt u langdurig verzuim en versterkt u het vertrouwen tussen medewerker en organisatie. Het is daarom waardevol om nu kritisch naar uw beleid, registraties en gespreksvoering te kijken en waar nodig gerichte verbeterstappen te zetten.