Samengesteld ziekteverzuim: zo houdt u overzicht per oorzaak

In grote organisaties kunnen de verzuimkosten al snel in de miljoenen lopen, blijkt uit het TNO-onderzoek “Onderzoek en aanpak van het verzuim in een groot bedrijf”. Niet alleen de hoogte van het verzuimpercentage is daarbij relevant, maar vooral het inzicht in de onderliggende oorzaken: fysieke klachten, hoge werkdruk, psychosociale problemen, mantelzorg of ingrijpende organisatieveranderingen. Zonder dat onderscheid verandert ziekteverzuim in een ondoorzichtige kostenpost, in plaats van een stuurinstrument voor gezond en prettig werken.

Tegelijkertijd vraagt de Wet verbetering poortwachter dat werkgevers, werknemers en arbodienst of bedrijfsarts samen gericht werken aan re-integratie. Dat kan alleen wanneer helder is welke oorzaken een rol spelen, welke interventies passend zijn en hoe die zich ontwikkelen per groep en over de tijd. Voor HR, directie en arbocoördinatoren wordt het daarom steeds belangrijker om niet alleen het totale verzuim te volgen, maar ook het samengesteld ziekteverzuim: een verdiepend overzicht dat helpt om gericht te investeren in werkgeluk, preventie en veilige arbeidsomstandigheden, én om aantoonbaar aan de wettelijke verplichtingen te voldoen.

Bij samengesteld ziekteverzuim is er vaak niet één duidelijke oorzaak. Het ontstaat door een combinatie van factoren, zoals een medewerker die worstelt met fysieke klachten terwijl stress door werkdruk en verstoorde samenwerkingen ook een rol spelen. Dit soort verzuim kan veranderingen in de tijd laten zien, met wisselende oorzaken die elkaar versterken. Het is hierdoor belangrijk voor HR en leidinggevenden om samengesteld verzuim te benaderen als een continu en dynamisch proces.

Herkenning en dynamiek

Samengesteld verzuim vereist een regelmatige herijking van de situatie: wat is medisch, wat is werkgerelateerd, wat is psychosociaal, en welke factoren zijn beïnvloedbaar? Deze differentiatie helpt bij het richten van interventies en voorkomt dat alleen symptomen worden bestreden.

Uitdagingen in overzicht en registratie

In veel organisaties wordt verzuim vastgelegd in algemene categorieën, vaak door privacyregels. Dit kan leiden tot een gat tussen de toegestane registratie en de benodigde praktische informatie. Dit gebrek aan detail maakt het moeilijk patterns te herkennen, zoals herhaalde uitval in een afdeling.

Samengesteld verzuim kan meerdere domeinen raken, zoals werkorganisatie en persoonlijke omstandigheden. Als elk domein apart wordt benaderd, bestaat er een risico op versnippering en gebrek aan samenhang in de aanpak.

Een holistische benadering

Een effectieve aanpak van samengesteld ziekteverzuim begint met een bredere analyse. Het is nuttig om verzuim te zien als een samenspel van belasting en belastbaarheid, met aandacht voor werk-, persoons- en contextfactoren. Onderzoek, zoals in de TNO-bundel over verzuimaanpak, benadrukt de noodzaak van een systematische benadering op meerdere niveaus: individu, team en organisatie.

Wet verbetering poortwachter als richtlijn

De Wet verbetering poortwachter biedt een structuur voor het omgaan met samengesteld verzuim. Het benadrukt dat werkgever en werknemer, met ondersteuning van professionele hulp, samen moeten werken aan re-integratie. Dit is essentieel omdat de oorzaak en oplossingen meestal niet bij één partij liggen.

Praktische tip:

Bij het vastleggen van verzuimoorzaken, concentreer u op functionele en werkgerelateerde factoren zonder medische details. Leg zaken vast zoals begrensde inzetbaarheid en onduidelijkheid over werkverwachtingen. Dit zijn geen medische gegevens maar helpen wel in het proces.

Rolvastheid en samenwerking

Bij samengesteld verzuim is het belangrijk om duidelijke verantwoordelijkheden te hebben. Wie neemt de leiding in het proces, wie beoordeelt de belastbaarheid, en wie zorgt voor communicatie? De rolverdeling houdt het proces overzichtelijk, en duidelijk vastgelegde prioriteiten voorkomen dat er te veel tegelijk wordt opgepakt.

Teamniveau en structurele factoren

Het opsporen van verzuim oorzaken die vaker voorkomen helpt om structurele teamvraagstukken te adresseren, zoals hoge werkdruk of onvoldoende begeleiding. Verzuimdata gecombineerd met werkbelevingssignalen kan helpen om gerichte maatregelen te treffen.

Aanpak flexibel houden

Samengesteld verzuim vraagt om aanpassing en herziening. Een vast evaluatieritme helpt om na te gaan welke werkafspraken effectief zijn en om nieuwe knelpunten te adresseren. Hierbij is het belangrijk om heldere werkafspraken op te stellen omtrent taken, uren en verantwoordelijkheden.

Opschalen indien nodig

Wanneer het herstel stagneert of er teamproblemen aan het licht komen, kan het nodig zijn om de aanpak uit te breiden. Denk hierbij aan een nauwkeuriger analyse van werkbelasting of het aanpassen van de re-integratiemogelijkheden zoals voorgeschreven door de Wet verbetering poortwachter. Dit betekent scherpere diagnostiek en zorgvuldige afstemming, zonder geren te vervallen in simplificatie.

Een doordachte verzuimaanpak eindigt niet bij het begeleiden van individuele dossiers, maar verbindt mens, werk en organisatie tot één samenhangend geheel. Door structureel te kijken naar patronen achter verzuim kunnen HR, leidinggevenden en arboprofessionals gericht bouwen aan duurzame inzetbaarheid.

Key takeaways

• Benader verzuim als een dynamisch samenspel van medewerker, werkzaamheden en context, en herijk regelmatig welke factoren in een casus de meeste impact hebben.
• Werk met een heldere, gezamenlijke structuur (bijvoorbeeld volgens de Wet verbetering poortwachter) zodat rollen, verantwoordelijkheden en beslismomenten voor alle partijen duidelijk zijn.
• Leg in het verzuimdossier geen medische details vast, maar focus op functionele beperkingen, werkafspraken en beïnvloedbare aspecten van het werk en de werkomgeving.
• Gebruik individuele verzuimcasussen om terugkerende thema’s op team- en organisatieniveau te signaleren, zodat u gerichter kunt sturen op preventie en werkorganisatie.
• Plan vaste evaluatiemomenten in het verzuimproces en schakel tijdig extra expertise of interventies in wanneer herstel stagneert of patronen zich herhalen.
• Stem HR, leidinggevenden, arbodienst en andere betrokkenen goed op elkaar af, zodat verzuimbeleid, casusaanpak en preventiemaatregelen elkaar versterken.

Door deze inzichten daadwerkelijk te vertalen naar beleid, overlegstructuren en dagelijkse praktijk, bouwt u aan een organisatie waarin medewerkers zich gezien voelen en teams duurzaam kunnen presteren. Dat vraagt om consistente aandacht en gezamenlijke keuzes, maar levert een gezondere organisatie én stabielere bedrijfsvoering op.