Wanneer is een arbodienst wettelijk verplicht?

Het basiscontract als verplichting

De vraag, wanneer is een arbodienst wettelijk verplicht, heeft met verschillende factoren te maken. Als werkgever bent u namelijk tot vele zaken verplicht, niet alleen juridisch en economisch, maar ook omtrent de veiligheid en gezondheid van uw werknemers. Een van de verplichtingen die is opgenomen in de wet is daarom dat u een eigen overeenkomst heeft met een bedrijfsarts of arbodienst. Dit wordt het basiscontract genoemd. Het basiscontract is verplicht om het volgende: 

• Het basiscontract zorgt voor het bewerkstelligen van een gezonde en veilige werkomgeving voor uw werknemers. 
• Uw werknemers moeten de mogelijkheid hebben om een bedrijfsarts te bezoeken als het gaat om hun gezondheid in verband met hun werk, en hebben recht op behandeling door deze bedrijfsarts. 
• Met een goed uitgewerkt basiscontract kan de bedrijfsarts of arbodienst hun werk professioneel uitvoeren. Dit is in het belang van het voorkomen van ongevallen tijdens werk, als ook verzuim en andere gezondheidsproblemen door werk. 

Wat staat er in een basiscontract?

Het hebben van een basiscontract is verplicht om de veiligheid en gezondheid van uw werknemers te waarborgen. Dit basiscontract moet voldoen aan bepaalde regels en voorwaarden, ook met betrekking tot specifieke factoren binnen uw sector. Maar wanneer is een arbodienst wettelijk verplicht bij het basiscontract, en kunt u ook alleen een bedrijfsarts inhuren volgens de wet? Een aantal belangrijke punten hierbij:

• In het basiscontract moet staan welke kerndeskundigen u inzet bij bepaalde situaties en de werkafspraken hierover. Een arbodienst heeft vaak de contacten of werknemers in pacht om dit gemakkelijker te maken. Samen met de bedrijfsarts stelt u deze informatie op.
• De eindverantwoordelijke voor de inhoud van het basiscontract, en of het volledig overeenkomt met wettelijke verplichtingen, bent u als werkgever.
• De ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) moet instemmen met de inhoud van het opgestelde basiscontract.
• Naast de verplichte taken waarbij u zich laat bijstaan door kerndeskundigen, kunt u altijd meerdere situaties in het contract opnemen.
• Zorg dat u dit basiscontract goed opstelt, want de Inspectie SZW kan handhaven met boetes indien bijvoorbeeld verplichte onderdelen missen, of zelfs het gehele basiscontract mist.

Wanneer is een arbodienst wettelijk verplicht, of een bedrijfsarts?

U vraagt zich misschien af wat voor verplichtingen ervoor zorgen dat het essentieel is om een basiscontract te hebben. Is het zo dat de arbodienst wettelijk verplicht is? Naast het waarborgen van toegankelijkheid tot een bedrijfsarts zijn de volgende zaken verplicht als het gaat om elke onderneming met werknemers:

• U bent verplicht om periodiek, en ten minste ieder jaar, een medisch onderzoek aan te bieden aan uw werknemers. Dit kan het periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek, PAGO, of het preventief medisch onderzoek, PMO, zijn. Het is aan werknemers zelf de keuze om hiervan gebruik te maken. Deze onderzoeken worden uitgevoerd door de bedrijfsarts, of onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts.
• Bij de toegankelijkheid van de bedrijfsarts hoort het verplichte arbeidsomstandighedenspreekuur. De regel is dat alle werknemers, ook degenen die niet ziek zijn, bij de bedrijfsarts terecht moeten kunnen met vragen over gezondheid en veiligheid met betrekking tot het werk.
• Bij ziekmelding van werknemers krijgt u te maken met de Wet verbetering poortwachter (Wvp). De regels en richtlijnen uit deze wet hebben als doel om langdurig ziekteverzuim te beperken door snel en effectief in te grijpen. Hierbij bent u verplicht een bedrijfsarts of arbodienst in te zetten.

Risico-Inventarisatie en -Evaluatie

Het is sinds 1994 verplicht een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie op te stellen. Hiermee worden de risico’s in uw bedrijf op het gebied van gezondheid en veiligheid van de werknemers geanalyseerd. Er wordt vervolgens advies gegeven omtrent aanbevelingen om de situatie te verbeteren, die u verplicht bent uit te voeren. Een aantal belangrijke punten:

• Wanneer u personeel heeft wordt een RI&E verplicht, en hieronder vallen ook stagiaires, uitzendkrachten, vrijwilligers en inhuurkrachten.
• De RI&E moet altijd actueel zijn. Daarom moet het onderzoek vernieuwd worden wanneer u bepaalde veranderingen invoert in het bedrijf. Er wordt geen termijn genoemd in de Arbowet met betrekking tot de geldigheidsduur van de RI&E. Hoe vaak u een RI&E uit moet voeren verschilt dus per bedrijf.
• De RI&E wordt door de preventiemedewerker uitgevoerd, en daarbij wordt hij of zij ondersteund door een arbodienst of bedrijfsarts. Dit is ook aanbevolen omtrent de expertise die zij hebben op dit gebied.
• Vaak moet een RI&E inclusief Plan van Aanpak verplicht worden getoetst door een gecertificeerde arbo kerndeskundige, of arbodienst. In dat geval is niet per se zo dat een arbodienst wettelijk verplicht is, maar wel iemand die gecertificeerd is om deze toetsing te doen.

Welke regeling kiest u voor het basiscontract?

Het basiscontract kan volgens twee regelingen opgesteld worden. Dit heeft alles te maken met wat u het beste vindt voor uw bedrijf. Kiest u voor een manier waarop u zeker weet dat alles goed geregeld zal worden? Of is het voordeliger om zelf alles op te stellen, maar eventueel met het risico zaken te missen waarop gehandhaafd kan worden? Hoewel een arbodienst niet wettelijk verplicht is, kan het zeker ervoor zorgen dat de verplichtingen volgens de arbowet goed worden nagegaan. Voor het basiscontract kiest u daarom uit de vangnetregeling of de maatwerkregeling. 

Wat is de vangnetregeling?

De vangnetregeling is in de meeste gevallen het meest effectief voor het basiscontract. Met deze regeling wordt een basiscontract aangegaan met één gecertificeerde arbodienst, die helpt bij de wettelijke verplichtingen. Een arbodienst is gespecialiseerd op het gebied van het waarborgen van de gezondheid en veiligheid van uw werknemers, ook als het gaat om ziekteverzuim en periodieke onderzoeken. Ook heeft een arbodienst verschillende gecertificeerde deskundigen in dienst om hierop in te zetten, en verzorgen wat verplicht moet gebeuren met oog op de arbowet. Een paar verplichtingen als het gaat om de vangnetregeling:

• Voordat u het basiscontract afsluit met de arbodienst, de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) instemmen met het besluit.

Wat is de maatwerkregeling?

Indien u vindt dat de vangnetregeling niet goed aansluit op uw specifieke bedrijf, is het ook mogelijk een contract op maat te maken. Dit wordt dan de maatwerkregeling genoemd. Deze regeling is flexibel, en creëert zo de mogelijkheid om bij de eigenschappen van uw bedrijf aan te sluiten. Van belang bij dit contract is dat de afspraken die zijn vastgelegd in het basiscontract, toegesneden zijn op de situatie binnen uw bedrijf. Daarbij kunt u bijvoorbeeld zelf kiezen wie u ondersteunt bij bepaalde taken die wettelijk verplicht zijn. De maatwerkregeling kan uitsluitend worden gebruikt als er wordt voldaan aan een aantal hoofdvoorwaarden:

• Het is wettelijk verplicht om met tenminste één bedrijfsarts een contract te hebben, die de benodigde taken op arbogebied uitvoert. In ieder geval bij bijstand bij de verzuimbegeleiding, aanstellingskeuring en PAGO.
• Over het contract moet overeenstemming zijn met de werknemersvertegenwoordiging: de personeelsvertegenwoordiging (PVT) of ondernemingsraad (OR). Deze moet schriftelijk laten weten akkoord te zijn met de keuze een maatwerkregeling op te stellen. Ook moet deze akkoord gaan met de gekozen contractspartners en de inhoud van de contracten, tenzij de keuze voor maatwerkregeling al in de cao is vastgelegd. Indien de regeling via de cao is vastgelegd, is geen overeenstemming nodig.

Kiest u een maatwerkregeling of een vangnetregeling?

Misschien is het lastig te kiezen wat de beste keuze voor uw bedrijf is. Daarbij komt ook de vraag hoeveel tijd en geld u in deze regeling wilt steken. Een arbodienst is daarbij niet wettelijk verplicht maar kan een goed middel zijn om deze verplichtingen na te komen. Er zijn verschillende voordelen en nadelen van beide regelingen:

Voordelen en nadelen van de maatwerkregeling

• Bij de maatwerkregeling moet u alles zelf coördineren. Dit kan veel tijd en dus geld in beslag nemen, als ook meer energie vragen nadat het contract eenmaal vaststaat. De coördinatie vraagt kennis, motivatie en tijd en brengt risico’s met zich mee.
• Omdat u dit basiscontract zelf samenstelt is het uiterst belangrijk de regels en verplichtingen goed na te gaan, om handhaving van de Inspectie SZW te voorkomen.
• Daarbij is het belangrijk rekening te houden met de wet- en regelgeving en de richtlijnen van de beroepsgroep van bedrijfsartsen.
• U bent daarbij zelf verantwoordelijk om de bedrijfsarts of arbodienst te informeren over de afspraken die met andere arbodeskundigen worden gemaakt.
• Een goede samenwerking is dus essentieel bij de maatwerkregeling, en zeker tussen werkgever, werknemer en de arbodeskundigen, waarbij u verantwoordelijk bent voor de coördinatie.
• Een maatwerkregeling heeft als voordeel dat het goedkoper uit kan vallen, omdat je niet betaald voor de zaken die niet nodig zijn voor uw bedrijf. Maar indien u zich niet strikt aan de regels en verplichtingen heeft gehouden, kan u ook verschillende boetes incasseren.

Voordelen en nadelen van de vangnetregeling

• De vangnetregeling ontzorgt. Zonder grote inspanning voldoet u aan de verplichtingen uit de Arbowet omdat de arbodienst expertise heeft over de wettelijke verplichtingen. Dit is een groot voordeel ten opzichte van alles zelf te coördineren bij de maatwerkregeling.
• U neemt hierbij een compleet pakket af bij een arbodienst en betaalt ook voor administratieve werkzaamheden. Dit kan soms wat duurder uitpakken, maar dit betaald zich terug in het verminderen van risico’s omtrent handhaving en de energie- en tijdwinst. 
• De vangnetregeling is efficiënt, omdat de arbodienst diverse kerndeskundigen in dienst heeft die u kunt inzetten in ondersteuning bij verschillende situaties. Denk bijvoorbeeld aan het PAGO, advies bij verzuimbegeleiding, een vaste bedrijfsarts, maar ook bijvoorbeeld wanneer uw Risico-evaluatie en -inventarisatie moet worden getoetst. 
• De verplichting geldt om alle arbowerkzaamheden uit handen te geven aan de arbodienst waar u een contract mee afsluit. 
• Het vangnet van de vangnetregeling betekent dat u onder bepaalde voorwaarden de directe loonkosten van een werknemer bij verzuim via UWV ontvangt. Dit is een toepassing van de Ziektewet. Anders moet u 104 weken het loon van uw werknemer zelf doorbetalen, in plaats van dat het vergoed wordt vanuit het UWV.

Takeaways

• Is een arbodienst wettelijk verplicht? Nee, maar het is wel verplicht een regeling omtrent het basiscontract te maken, en dit kan met een arbodienst.
• Dit basiscontract is verplicht om ervoor te zorgen dat uw medewerkers toegang hebben tot een bedrijfsarts en bijbehorende behandelingen.
• Ook is het verplicht een RI&E bij te houden, waarbij de expertise van de arbodienst zeker gewenst is.
• U kunt kiezen tussen de vangnetregeling en de maatwerkregeling. De een vergt meer coördinatie maar kan een goedkopere uitkomst zijn, terwijl een vangnetregeling u ontzorgt en ervoor zorgt dat alle regels nagegaan worden.