Wanneer is het tijd om arbo in te schakelen?

Wanneer schakelt u arbo in?

Merkt u dat de kosten aan ziekteverzuim en andere zaken steeds hoger worden? Of dat er systematisch veiligheidsproblemen bestaan? Dat is een belangrijk signaal dat u uw beleid rondom de arbeidsomstandigheden in uw bedrijf moet herzien. Om de risico’s zo veel mogelijk te voorkomen of anders te beperken, is het essentieel om beslissingen te maken op basis van expertise. Daarbij kunnen arbodeskundigen of een arbodienst veel verschil maken.

Bent u verplicht arbo in te schakelen?

Als werkgever bent u verplicht een basiscontract af te sluiten. Dit heeft als doel

Het basiscontract kan volgens twee verschillende regelingen. Wanneer u hier een keuze over maakt, moet deze keuze altijd goedgekeurd worden door de OR etc

• Vangnetregeling: Bij deze regeling gaat u een contract aan met een gecertificeerde arbodienst. Voordelen van de vangnetregeling:
  • Een arbodienst heeft alle experts in pacht om de juiste arbodeskundigen in te zetten bij uw situatie. Zeker wanneer dit zeer gespecialiseerde gebieden zijn met betrekking tot veiligheid bij gevaarlijke situaties kan dit erg belangrijk zijn.
  • Een vangnetregeling is een vangnet: het ontzorgt u als werkgever zodat u uw tijd en inspanning op uw eigen werk kan richten. 
  • De arbodienst heeft ook alle kennis over de Arbowet en uw verantwoordelijkheden en verplichtingen als werkgever. U krijgt dan ook geen eventuele boetes door het slecht opvolgen van de regels.
• Maatwerkregeling: Met deze regeling maakt u een contract op maat voor uw bedrijf, met de vereiste dat u tenminste een contract met een bedrijfsarts afsluit. Voor- en nadelen:
  • U kunt geld besparen en kiest alleen de ondersteuning die u nodig heeft voor uw bedrijf. Het is belangrijk dat de afspraken die u vastlegt toegesneden zijn op de situatie in uw bedrijf.
  • Omdat u alles zelf moet regelen is voor deze regeling heel wat werk en kennis vereist. Als u de expertise omtrent de regels mist, kunnen hier verschillende negatieve consequenties aan vastzitten. De Arbeidsinspectie kan handhaven in de vorm van boetes als u niet voldoet aan de verplichtingen.
  • Om gebruik te mogen maken van de maatwerkregeling moet u met de ondernemingsraad (OR), de personeelsvertegenwoordiging (PVT) of via de cao schriftelijke overeenstemming bereiken.

Wat kan arbo voor u betekenen?

Het verplichte arbeidscontract is niet alleen een verantwoordelijkheid. Arbodeskundigen kunnen zorgen dat de arbeidsomstandigheden in uw bedrijf veilig en gezond zijn en u hierbij ondersteunen en adviseren. Elk hebben ze hun specialisme en certificatie om te zorgen voor betere resultaten en preventie van uitval en verzuim. Een aantal (verplichte) verantwoordelijkheden waarbij de arbodienst of arbodeskundige u kunt helpen:

• PAGO/PMO, de verplichte periodiek medisch onderzoek dat u uw werknemers aan moet bieden. Hoe vaak dit verplicht is verschilt per CAO en risico’s in de arbeidsomstandigheden.
• Aanstellingskeuringen kunnen verplicht zijn voor bepaalde functies en moeten door gecertificeerde arbeidsdeskundigen uitgevoerd worden. Een medische keuring kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure om te zorgen dat uw toekomstige werknemer voldoet aan de medische eisen van een functie.
• Interventies, zoals coaching of mediation.
• Re-integratiebegeleiding, zodat u uw werknemer sneller terug aan het werk helpt en zo min mogelijk kosten kwijt bent aan een niet soepel lopende re-integratie.
• Risico-inventarisatie & -evaluatie. U bent verplicht een actueel RI&E te hebben. Hiermee signaleert u de veiligheidsrisico’s binnen uw bedrijf en stelt u samen een plan op deze te beperken en te voorkomen.

Wanneer moet u arbo inschakelen?

Er zijn verschillende situaties waarin het belangrijk is arbo in te schakelen, of dat nu specifieke arbodeskundigen zijn of de arbodienst. Of het nu gaat om periodieke onderzoeken, preventie van verzuim, maar ook bij re-integratie.

Bedrijfsarts

U bent verplicht een basiscontract aan te gaan met een bedrijfsarts of een arbodienst die een bedrijfsarts in pacht heeft. In de volgende situaties kunt u de bedrijfsarts inzetten en heeft de bedrijfsarts verplichtingen:

• Wanneer uw werknemer langdurig verzuimt is het noodzakelijk binnen acht weken na de eerste ziektedag, of twee weken na de probleemanalyse, een Plan van Aanpak (PvA) op te stellen met uw bedrijfsarts.
• Periodieke PAGO/PMO. De bedrijfsarts speelt een grote rol in de uitvoering van de PMO. 
• De bedrijfsarts moet altijd toegankelijk zijn voor uw werknemers tijdens een arbeidsomstandighedenspreekuur. Zorg daarom dat duidelijk is bij uw personeel hoe en wanneer ze langs kunnen gaan. Alle werknemers, ook wanneer ze (nog) niet ziek zijn, moeten bij de bedrijfsarts terecht kunnen met vragen over gezondheid met betrekking tot het werk
• Bij aanstellingskeuringen. Wanneer voor een bepaalde functie medische eisen zijn, kan een bedrijfsarts uw toekomstige werknemer beoordelen. U ontvangt overigens geen persoonlijke medische informatie door het beroepsgeheim, maar hoort of de sollicitant geschikt is geacht.
  • U mag als werkgever alleen in uitzonderlijke gevallen zelf uw werknemer keuren. Hierbij moet u voldoen aan de Wet op de Medische Keuring.

RI&E moet actueel blijven

U bent verplicht uw RI&E te vernieuwen in verschillende situaties, zoals wanneer de arbeidsomstandigheden veranderen binnen uw bedrijf. Uw RI&E moet volgens de regel altijd actueel blijven. De RI&E moet namelijk aansluiten op de werkwijze en inrichting van uw bedrijf. Het is belangrijk de RI&E opnieuw uit te voeren:

• Wanneer het werk verandert. Denk hierbij aan de aanschaf van nieuwe apparatuur zoals machines of systemen, maar ook bij het veranderen van arbeidsprocessen en werkzaamheden.
• Bij een reorganisatie of fusie.
• Wanneer er wijzigingen zijn in de wetgeving.
• Een verbouwing binnen uw bedrijf en de arbeidsomstandigheden veranderen.

Preventief medische onderzoeken

Als werkgever bent u verplicht periodiek een medisch onderzoek aan te bieden aan uw werknemers. Hoe vaak ‘periodiek’ is, ligt aan verschillende zaken. In bepaalde CAO’s staan hier duidelijke regels over, bijvoorbeeld wanneer uw werknemers met overdruk werken of boven een bepaalde leeftijd zijn. U kunt dan kiezen voor een PAGO, maar in de regel wordt vaak een PMO, preventief medisch onderzoek, uitgevoerd. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de fysieke en mentale conditie van uw werknemer maar ook vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. In de volgende situaties is het belangrijk arbo in te schakelen voor de PMO:

• Wanneer er binnen een specifieke afdeling veel verzuim of ongevallen zijn, kan dit betekenen dat er meer moet worden gedaan aan preventie en maatregelen. Door een PMO uit te voeren kunt u medische informatie over de groep verzamelen om meer gericht preventie uit te oefenen. U mag daarbij geen persoonlijke medische informatie ontvangen, maar advies vanuit de bedrijfsarts over de groep is wel toegestaan.
• Wanneer de RI&E vernieuwd is en blijkt dat er nieuwe risico’s bij zijn gekomen kan het baten ook een nieuwe PMO aan te bieden. Met andere risico’s kan gekozen worden voor aanvullende onderzoeken die ervoor nog niet relevant leken.
• Arbodiensten en -deskundigen hebben de ervaring binnen de sector om de juiste inhoud van de PMO te bepalen. Verschillende sectoren hebben immers met verschillende risico’s te maken. Het kiezen van een arbodienst met expertise binnen uw sector kan daarom zeer effectief zijn.

Re-integratie

Bij een re-integratie krijgt u te maken met de Wet verbetering Poortwachter. Samen met de bedrijfsarts moet een Plan van Aanpak worden opgesteld. Vaak wordt dan ook een arbodienst of re-integratiebedrijf ingezet om de re-integratie te begeleiden. Deze arbo inschakelen kan voor de volgende zaken effectief zijn. Re-integratiebegeleiding ontzorgt u op verschillende manieren. 

• Met expertise en ervaring het beste traject gekozen voor uw zieke werknemer. 
• Arbodiensten en re-integratiediensten hebben de juiste kennis in pacht om aan alle regels van de Arbowet te voldoen. Indien u niet voldoet aan de wensen van UWV bij de beoordeling van de re-integratie kan u boetes krijgen.
• Ze hebben arbodeskundigen of particulieren in dienst die kunnen worden ingezet als interventies. Ook als het gaat om 2e spoor trajecten waarbij u uw werknemer begeleidt naar werk bij een andere werkgever.
• Denk hierbij aan:
  • Coaching
  • Loopbaanbegeleiding
  • Opleiding en trainingen zoals bij sollicitatieactiviteiten.

Takeaways

• Heeft u veel verzuim of kosten omtrent re-integratie en uit gevolg van beleid binnen uw bedrijf? Arbodiensten kunnen dan meer expertise bieden om het bedrijf een stuk soepeler te laten verlopen en kosten te sparen.
• Bij het kiezen van arbo bent u verplicht een basiscontract op te stellen. Dit kan via de vangnetregeling of de maatwerkregeling.
• Arbo kan u ondersteunen bij veel verplichte zaken als ondernemer, zoals het hebben van een actueel RI&E, toegankelijkheid tot een bedrijfsarts of het bieden van PMO’s.
• Uw arbodienstverlener kan u sterk ondersteunen bij re-integratiebegeleiding en een goed verloop van deze trajecten. Zeker omdat het veel geld kan kosten wanneer de re-integratie voortduurt, en er veel regels zijn waaraan u moet voldoen.