Wat is een RI&E? Een inleiding tot risico-inventarisatie en -evaluatie

In het "Meerjarenprogramma RI&E" van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid lezen we dat per jaar 4000 mensen overlijden als gevolg van arbeidsomstandigheden en dat nog steeds maar 50% van alle bedrijven een RI&E heeft.  Als HR-professional of werkgever speelt u een cruciale rol bij het waarborgen van de veiligheid en gezondheid op de werkplek. Misschien ervaart u knelpunten bij het uitvoeren van een RI&E. Ontdek hoe een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) u kan helpen bij het identificeren en beheersen van risico's. In dit blogartikel vertellen we meer over de RI&E en waarom het zo belangrijk is voor uw organisatie.

Wat is een RI&E?

Een RI&E is een systematische aanpak om zowel fysieke als psychische arbeidsrisico’s in kaart te brengen. Bij arbeidsrisico’s moet u denken aan risico’s bij het werken met gevaarlijke stoffen of aan valgevaar zoals in de bouw waar werknemers vaak op grote hoogten werken. Deze risico’s zijn zichtbaar maar binnen uw bedrijf of organisatie heeft u ook te maken met minder zichtbare arbeidsrisico’s zoals:

• werkdruk
• werkstress
• ongewenst gedrag en seksuele intimidatie
• agressie, geweld en pesten
• burn-out

De reden waarom u een RI&E uitvoert is om gezondheidsklachten en ongevallen te voorkomen, waarmee u het ziekteverzuim vermindert en de productiviteit en het werkplezier van uw werknemers bevordert. Hoewel het gemiddelde ziekteverzuim in het eerste kwartaal van dit jaar licht is gedaald, blijft het ziekteverzuim zeer zorgelijk, waarbij de de zorgsector het hoogst scoort met een percentage van 8,1 procent. 

Waarom is een RI&E belangrijk?

Een  RI&E is essentieel voor het beschermen van werknemers en het voorkomen van arbeidsgerelateerde ongevallen en ziektes. Ontdek hoe een RI&E helpt bij het voldoen aan uw wettelijke verplichtingen en het verminderen van kosten en schade voor uw organisatie. 

Uit onderzoek blijkt dat werkgevers die regelmatig een risico-inventarisatie en -evaluatie laten uitvoeren beter grip hebben op de arbeidsrisico’s binnen hun bedrijf of organisatie. Dit betaalt zich uit in minder ongevallen en minder uitval en verzuim onder uw werknemers. Onderaan de streep betekent dit uiteindelijk een hogere winstgevendheid omdat u minder verzuimkosten heeft. Een RI&E is dus voor uw bedrijf van economisch belang maar helpt u ook een gezonde en veilige werkomgeving voor uw werknemers te creëren. Een veilige en gezonde werkomgeving is weliswaar een gedeelde verantwoordelijkheid tussen u en uw werknemers, toch draagt u als werkgever de meeste verantwoordelijkheid.  

Boete Inspectie SZW

De Nederlandse Arbeidinspectie SZW kan een boete opleggen als bij inspectie blijkt dat u geen correct ingevulde RI&E kunt overleggen. De Inspectie SZW hoeft u geen waarschuwing te geven voordat zij de boete geeft. U moet de RI&E kunnen overleggen maar ook het Plan van Aanpak en het basiscontract met een bedrijfsarts of arbodienst. In het basiscontract moet ook zijn afgesproken hoe de arbodienst of de bedrijfsarts advies geeft bij de begeleiding van zieke werknemers. 

De boete die kan worden opgelegd is als volgt opgebouwd:

• Ontbreken RI&E : maximaal  4.500 euro
• Ontbreken Plan van aanpak: maximaal 3000 euro
• Ontbreken basiscontract bedrijfsarts/arbodienst: maximaal 3000 euro
• Ontbreken wijze van advisering bij begeleiding zieke werknemers: 750 euro

Als u helemaal geen RI&E heeft, kunt u al gauw 10.000 euro kwijt zijn. De maximale boete is het normbedrag.

• Heeft u 500 werknemers of meer in dienst dan betaalt u het volledige nombedrag.
• Heeft u tussen de 40 en 90 werknemers in dienst dan betaalt u 50% van het normbedrag.
• Heeft u minder dan 5 werknemers in dienst dan betaalt u 10% van het normbedrag.

Het proces van een RI&E

Een succesvolle RI&E omvat verschillende stappen, zoals de inventarisatie van risico's, evaluatie van risico's, het opstellen van een plan van aanpak en de uitvoering van preventieve maatregelen. Al deze stappen moeten tenslotte resulteren in een veilige werkomgeving en in werknemers die zowel fysiek als psychisch gezond zijn.

Bij de risico-inventarisatie en -evaluatie zijn verschillende partijen betrokken die allemaal een belangrijke rol spelen.

• HR-professionals hebben de verantwoordelijkheid om het proces te coördineren en ervoor te zorgen dat de RI&E correct wordt uitgevoerd. 
• Werknemers zijn een onschatbare bron van informatie omdat zij dagelijks de werkzaamheden uitvoeren en dus goed op de hoogte zijn van de potentiële risico's. 
• Arbodeskundigen brengen gespecialiseerde kennis in op het gebied van gezondheid en veiligheid, waardoor zij kunnen bijdragen aan het identificeren en beoordelen van risico's. 
• Externe adviseurs bieden objectieve en frisse perspectieven, en kunnen helpen bij het analyseren van de gegevens en het stellen van de juiste prioriteiten. 

Samenwerking tussen al deze partijen is van cruciaal belang voor een effectieve RI&E en het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving. 

Toetsen van de RI&E 

Tips voor een effectieve RI&E:

• Een effectieve manier om draagvlak en betrokkenheid te creëren voor de risico-inventarisatie en -evaluatie is het organiseren van een kick-off bijeenkomst. 
• Tijdens deze bijeenkomst legt u aan de medewerkers uit waarom de RI&E belangrijk is en wat de voordelen zijn voor zowel henzelf als de organisatie.

Stel dat u een bedrijf heeft met 100 medewerkers. U kunt ervoor kiezen om de kick-off bijeenkomst te houden in een grote vergaderzaal, waarbij alle medewerkers aanwezig zijn. U legt uit dat de RI&E een belangrijk instrument is om de gezondheid en veiligheid op de werkvloer te waarborgen en om ongevallen en gezondheidsproblemen te voorkomen.

• Tijdens de bijeenkomst kunt u voorbeelden geven van specifieke risico's die medewerkers kunnen tegenkomen, zoals ergonomische problemen. Uit onderzoek blijkt namelijk dat 40% van de werknemers die werken op een werkplaats, buitenterrein of in een magazijn lichamelijke klachten heeft die veroorzaakt worden door gebrek aan ergonomisch werken.
• U kunt ook de gevolgen van het niet aanpakken van deze risico's bespreken, zoals gezondheidsproblemen, verzuim en verminderde productiviteit.
• Daarnaast kunt u de voordelen van de RI&E benadrukken, zoals het creëren van een veiligere werkomgeving, het verbeteren van de arbeidsomstandigheden en het verhogen van de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers.
• U kunt percentages of statistieken gebruiken om de tastbaarheid van de voorbeelden te vergroten, bijvoorbeeld door te vermelden dat een goede RI&E kan leiden tot een vermindering van het ziekteverzuim met een bepaald percentage of een stijging van de productiviteit met x-procent.

Specifieke tools en hulpmiddelen

Het gebruik van specifieke tools en hulpmiddelen is essentieel bij het uitvoeren van een RI&E. Een voorbeeld van een tool die gebruikt kan worden, is een digitale checklist of softwareprogramma om gestructureerd en systematisch risico's in kaart te brengen. Dit maakt het proces efficiënter en zorgt ervoor dat u geen risico's over het hoofd ziet.

Er zijn softwareprogramma's voor de RI&E waarin medewerkers risico's kunnen identificeren en beoordelen. Ze kunnen bijvoorbeeld een lijst met risico's doorlopen en aangeven welke relevant zijn voor hun specifieke functie of afdeling.

De software kan ook helpen bij het rangschikken van risico's op basis van de ernst en de kans dat deze optreden. Dit stelt u in staat om gerichte maatregelen te nemen en om de beschikbare middelen effectief te benutten.

Het aanpassen van de tools aan de specifieke behoeften en processen van uw bedrijf of organisatie is ook van belang. Bijvoorbeeld, als uw bedrijf met gevaarlijke stoffen werkt, kan het softwareprogramma worden aangepast om specifieke vragen en richtlijnen met betrekking tot die stoffen op te nemen. Dit zorgt voor een meer op maat gemaakte RI&E die beter aansluit bij de werkelijke situatie van de organisatie.

RI&E: Updates en evaluaties 

Om ervoor te zorgen dat de RI&E effectief blijft, is het belangrijk om regelmatig updates en evaluaties uit te voeren. Een voorbeeld hiervan is het plannen van halfjaarlijkse of jaarlijkse evaluatiemomenten.

Stel dat u ervoor kiest om jaarlijkse evaluatiemomenten te organiseren voor de RI&E. Tijdens deze evaluaties wordt de RI&E herzien en worden nieuwe risico's geïdentificeerd. Dit kan vooral belangrijk zijn bij veranderingen in werkprocessen of technologieën die nieuwe risico's met zich meebrengen.

Tijdens de evaluatiemomenten kunt u de resultaten van de eerdere RI&E bespreken en beoordelen in hoeverre de genomen maatregelen effectief zijn geweest. U kunt ook nieuwe risico's identificeren die mogelijk zijn ontstaan door veranderingen in de werkomgeving.

Het is belangrijk om de RI&E up-to-date te houden, zodat de huidige risico's adequaat worden aangepakt. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat nieuwe maatregelen moeten worden geïmplementeerd of bestaande maatregelen moeten worden herzien. Door de RI&E regelmatig te evalueren en updaten, blijft de organisatie proactief in het beheren van risico's en het waarborgen van een veilige en gezonde werkomgeving.

Conclusie

Een risico-inventarisatie en -evaluatie is  een waardevol instrument voor u als werkgever om de veiligheid en gezondheid op de werkplek te waarborgen. Door het volgen van een systematische aanpak kunt u risico's identificeren, evalueren en effectieve maatregelen nemen om de veiligheid van uw werknemers te waarborgen. Door te voldoen aan wettelijke verplichtingen en het verminderen van kosten en schade voor uw bedrijf, biedt een RI&E een win-winsituatie voor zowel uw werknemers als voor u.