Wat mag u vragen bij ziekteverzuim: voorbeelden van wat wel en niet kan

“De werkgever mag de werknemer niet vragen wat hem scheelt, maar wel wanneer hij verwacht weer aan het werk te kunnen.” Deze richtlijn van Arboportaal laat zien hoe scherp de grens kan zijn tussen betrokkenheid tonen en privacy schenden bij ziekteverzuim. Voor HR-managers, werkgevers en arbocoördinatoren is het dagelijks zoeken naar de juiste woorden én de juiste vragen.

De wet verplicht werkgevers om bij ziekte het loon door te betalen en minimaal twee jaar verantwoordelijkheid te nemen voor re-integratie-inspanningen, zoals ook beschreven wordt door Arboportaal. Dat maakt het belangrijk om in verzuimgesprekken voldoende informatie te verkrijgen om te kunnen sturen op werkhervatting, zonder verboden gezondheidsinformatie te vragen of de vertrouwensrelatie onder druk te zetten.

Heldere spelregels rond wat u bij ziekteverzuim wel en niet mag vragen, leveren niet alleen juridische duidelijkheid op, maar versterken ook vertrouwen, werkplezier en een veilige werkcultuur. Als arbodienst ziet Arbo Concern dat zorgvuldig handelen in verzuimgesprekken bijdraagt aan minder discussie, sneller herstel en meer ruimte voor duurzame inzetbaarheid.

Bij een ziekmelding is het van groot belang om als werkgever zorgvuldig te werk te gaan. Een helder beleid rondom ziekteverzuim helpt namelijk om misverstanden te vermijden. Werkgevers dienen zich ervan bewust te zijn dat ze medische informatie niet mogen opvragen. In plaats daarvan is het belangrijk om functionele vragen te stellen die gericht zijn op de werkorganisatie en re-integratie.

Kader: wat mag werkgever vragen bij ziekte

Voor HR en leidinggevenden is het belangrijk om gesprekken bij een ziekmelding strikt te begrenzen. U organiseert het werk en de re-integratie, maar verwerkt geen medische informatie. Volgens informatie van het Arboportaal over verantwoordelijkheden bij re-integratie mag een werkgever niet vragen wat iemand mankeert, maar wel wanneer iemand verwacht weer te kunnen werken.

Ondanks de duidelijkheid van deze regels, blijkt in de praktijk dat veel werkgevers toch in de valkuil stappen om te specifieke gezondheidsvragen te stellen. Het is belangrijk om het onderscheid te onthouden tussen:

• Functionele informatie: Wat kan iemand (nog) doen, welke beperkingen zijn er voor het werk, en welke aanpassingen zijn nodig?
• Medische informatie: Diagnoses, klachtenbeelden, medicijngebruik, behandeltrajecten en alles wat daar direct naar verwijst.

Functionele informatie mag u gebruiken om het werk te organiseren en een passende re-integratie te starten. Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts en niet in uw verzuimdossier.

Ziekmelding: wat mag werkgever vragen

Bij de ziekmelding moet voor werknemers duidelijk zijn welke stappen gelden. Het Arboportaal benadrukt dat werkgevers de regels voor ziekmelding bekend moeten maken bij medewerkers.

Vragen die wél mogen (met voorbeelden)

• Wanneer verwacht u weer (gedeeltelijk) te kunnen werken?
• Bent u bereikbaar voor afstemming, en op welke tijden?
• Zijn er werkzaamheden die u wél kunt doen (bijvoorbeeld administratief, thuis, kortere blokken)?
• Is er sprake van een (vermoed) arbeidsongeval of werkgerelateerd incident dat gemeld moet worden?
• Zijn er lopende afspraken of deadlines die we praktisch moeten overdragen?
• Heeft u een afspraak bij de bedrijfsarts, of zullen we die inplannen via de arbodienst?

Let op: Vragen over "wat u nog kunt" moeten functioneel blijven. Vraag bijvoorbeeld: "Kunt u zitten/staan/lopen voor werk?" of "Kunt u beeldschermwerk doen?" en niet: "Welke klachten heeft u precies?"

Vragen die níet mogen (met voorbeelden)

De verboden vragen zijn vaak "medisch verpakt" in alledaagse taal. Alles wat gericht is op diagnose, behandeling of privégezondheid valt buiten de rol van de werkgever. Voorbeelden van vragen die u niet stelt:

• Wat scheelt u precies?
• Welke diagnose heeft u?
• Welke medicatie gebruikt u?
• Bent u zwanger of heeft u een kinderwens?
• Heeft u long COVID, HIV of een andere aandoening?
• Hoe zit het met uw mentale gezondheid of therapie?

De SER laat zien hoe breed “gezondheidsvragen” kunnen zijn en noemt voorbeelden die niet gesteld mogen worden.

Verzuimbeleid als praktische leidraad

Juist omdat het moment van ziekmelding gevoelig is, helpt een helder beleid om “op de automatische piloot” binnen de kaders te blijven. Het Arboportaal adviseert om in het ziekteverzuimbeleid vast te leggen hoe u omgaat met ziekmeldingen, contactmomenten, rolverdeling en dossiervorming.

• Wie neemt de ziekmelding aan (leidinggevende, HR of verzuimcoördinator).
• Welke vragen standaard worden gesteld (een korte, vaste set).
• Wanneer het eerste vervolgmoment is en via welk kanaal.
• Hoe privacy wordt geborgd (wat noteert u wel en niet).
• Wanneer en hoe u opschaalt naar bedrijfsarts/arbodienst.

Zo voorkomt u willekeur en verkleint u de kans dat leidinggevenden naar medische details vragen “uit betrokkenheid.”

De rol van de bedrijfsarts: wat hoort waar?

De bedrijfsarts is de aangewezen professional voor medische beoordeling en vertaalt gezondheid naar inzetbaarheid. Volgens het Arboportaal mag de bedrijfsarts de werkgever adviseren over werkaanpassingen, de verwachte verzuimduur en de mate waarin de werknemer kan werken.

• De werkgever ontvangt geen diagnose, maar wel een advies over belastbaarheid en mogelijkheden.
• De bedrijfsarts kan adviseren over tijdelijke aanpassingen (uren, taken, werkplek, pauzes).
• De bedrijfsarts kan duiden of er een verwachting is over de verzuimduur.

Het is voor werknemers belangrijk om te weten dat zij, zonder toestemming van de werkgever, contact kunnen opnemen met de bedrijfsarts bij vragen over gezondheid en werk. Dit recht staat beschreven bij algemene rechten & plichten van werkenden.

Re-integratie en aangepast werk organiseren

Wanneer verzuim langer duurt, verschuift de focus van ziekmelding naar gestructureerde re-integratie. Het Arboportaal benadrukt dat volgens de Wet verbetering poortwachter de werkgever een zieke werknemer moet helpen om zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan. Dan worden de vragen ook anders: u stuurt op mogelijkheden en stappen, niet op medische oorzaken.

Functionele vragen in de re-integratiefase

• Welke taken lukken op dit moment wel en welke niet?
• Welke werkaanpassingen zijn nodig: andere tijden, minder prikkels, andere taken, thuiswerken?
• Wat is realistisch voor de komende twee weken (uren/taken)?
• Welke afspraken maken we over evaluatiemomenten en opbouw?
• Welke belemmeringen in het werk kunnen wij wegnemen (werkdruk, roosters, fysieke belasting)?

Het helpt om afspraken concreet en kortcyclisch te maken. "We starten met 2 uur per dag, drie dagen per week, met taak X en Y" is beter dan "we bouwen rustig op."

Privacyproof dossiervorming

Leg alleen vast wat u nodig heeft voor proces en werkorganisatie.

• Datum ziekmelding en contactmomenten.
• Afgesproken bereikbaarheid.
• Afspraken over aangepast werk, uren en taken.
• Adviezen van de bedrijfsarts in termen van mogelijkheden en beperkingen (zonder medische details).

Vermijd notities als “burn-out,” “depressie,” “hernia,” “zwangerschap,” “long COVID” of “therapie.”

Loon, plichten en voorspelbaarheid voor HR

Het arbeidsrechtelijke kader verklaart waarom u als werkgever snel structuur wilt: loondoorbetaling en re-integratieverplichtingen lopen door. Het Arboportaal beschrijft dat het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat zieke werknemers recht hebben op loondoorbetaling en dat werkgevers minimaal twee jaar loon moeten doorbetalen.

• Een voorspelbaar verzuimproces te hebben met vaste contactmomenten.
• Tijdig de bedrijfsarts/arbodienst in te schakelen.
• Aangepast werk serieus te onderzoeken en vast te leggen.

De werknemer heeft op zijn beurt ook plichten, zoals meewerken aan redelijke voorschriften en re-integratie. In de praktijk werkt dit het best als u verwachtingen helder maakt: “Wij vragen geen medische details, maar we verwachten wel dat u meedenkt over wat u wél kunt en dat u afspraken nakomt.”

Basiscontract en samenwerking met arbodienst

Een goede uitvoering hangt samen met duidelijke afspraken met kerndeskundigen, zoals de bedrijfsarts. In het basiscontract worden werkafspraken vastgelegd voor arbotaken waarvoor werkgevers zich moeten laten bijstaan. Informatie hierover is te vinden bij waar moet het basiscontract aan voldoen.

• Hoe snel een werknemer bij de bedrijfsarts terechtkan.
• Hoe terugkoppeling plaatsvindt (alleen functioneel).
• Hoe preventie en verzuimbegeleiding op elkaar aansluiten.

Praktische gespreksscripts voor leidinggevenden

Een eenvoudige manier om binnen de regels te blijven, is werken met vaste zinnen. Bijvoorbeeld bij de ziekmelding:

“Wat vervelend. Ik ga u geen medische vragen stellen.”

“Wanneer verwacht u weer (gedeeltelijk) te kunnen werken?”

“Wat kunnen we regelen om het werk op te vangen en wat heeft u van ons nodig qua planning?”

“Als u wilt sparren over gezondheid en werk, kunt u ook zelf contact opnemen met de bedrijfsarts.”

En bij een vervolgcontact:

“Zullen we kijken welke taken of uren haalbaar zijn?”

“Welke aanpassing in het werk helpt u het meest om weer op te starten?”

“Laten we een kort evaluatiemoment plannen over één week.”

Op deze manier blijft de communicatie mensgericht én compliant: u toont betrokkenheid, maar bewaakt de grens van wat mag de werkgever vragen bij ziekte en wat bij de bedrijfsarts hoort.

Een zorgvuldig ingericht verzuimproces helpt u om betrokken te blijven bij zieke medewerkers, zonder medische grenzen te overschrijden. Zo beschermt u zowel de privacy als de duurzame inzetbaarheid van uw mensen én de juridische positie van uw organisatie.

Key takeaways

• Focus verzuimgesprekken op functionele mogelijkheden: wat een medewerker nog wél kan, en laat medische inhoud volledig aan de bedrijfsarts.
• Leg in een helder verzuimbeleid vast wie welke vragen stelt, welke informatie wordt vastgelegd en op welk moment de bedrijfsarts wordt ingeschakeld.
• Werk met vaste, privacyproof scripts voor ziekmeldingen en vervolgcontacten om uniform, zorgvuldig en compliant te communiceren.
• Stuur re-integratie met concrete, kortcyclische afspraken over uren, taken en werkaanpassingen, steeds in lijn met de adviezen van de bedrijfsarts.
• Informeer medewerkers expliciet dat zij zelf contact mogen opnemen met de bedrijfsarts voor medische vragen over werk en gezondheid.
• Gebruik het verzuimproces als middel om vertrouwen, transparantie en duurzame inzetbaarheid structureel te versterken.

Door deze uitgangspunten consequent toe te passen, bouwt u aan een verzuimcultuur waarin privacy wordt gerespecteerd, verantwoordelijkheden helder zijn en re-integratie sneller en effectiever verloopt. Dit vraagt om duidelijke afspraken, goede communicatie en blijvende aandacht, maar levert een gezondere organisatie op waarin medewerkers zich gezien en serieus genomen voelen.