Wat werkgevers wel en niet mogen vragen bij ziekteverzuim

Wat werkgevers wel en niet mogen vragen bij ziekteverzuim wordt grotendeels door de wet bepaald. Uw taak als HR-professional of werkgever is om ziekteverzuim effectief te beheren binnen uw organisatie of onderneming. Het correct stellen van vragen aan zieke werknemers is hierbij essentieel. Het is daarbij belangrijk om te weten welke vragen u wel en niet kunt stellen uit privacyoverwegingen. Naast wettelijke bepalingen zijn er ook ethische overwegingen die meespelen. In deze blogpost delen we concrete voorbeelden van wat u wel en niet mag vragen bij ziekteverzuim. Deze informatie helpt u om compliant te blijven en een positieve werkomgeving te bevorderen.

Wat werkgevers wel mogen vragen bij ziekteverzuim

Zoals gezegd wilt u het ziekteverzuim binnen uw onderneming of organisatie op een goede manier beheren. Als een werknemer zich ziek meldt, bent u als werkgever gebonden aan verschillende wettelijke bepalingen met betrekking tot het verwerken en beheren van ziekteverzuim. 

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

De AVG bepaalt dat u op beperkte schaal gegevens van uw werknemers mag verwerken en opslaan maar ook dat u niet alles aan uw werknemers mag vragen. In het geval dat een werknemer zich ziek meldt heeft de Autoriteit Persoonsgegevens uitgelegd welke informatie u mag opvragen en verwerken. 

Op basis van de privacywetgeving mag u als werkgever bij ziekteverzuim dus wel vragen naar informatie waarmee u beter kunt bepalen of u vervanging moet regelen voor uw zieke werknemer en waarmee u kunt beoordelen of u loon moet doorbetalen, een verplichting die voortvloeit uit de arbeidsovereenkomst. U weet dat u loon moet doorbetalen bij ziekte van werknemers met een vast contract, maar u moet ook loon doorbetalen voor zieke werknemers met een: 

• tijdelijk contract;
• oproepcontract met nul uren;
• oproepcontract met voorovereenkomst

Afwezigheid vanwege ziekte

U mag tijdens het contact met uw zieke werknemer vragen naar het feit dat hij of zij afwezig is vanwege ziekte. 

• Als u belt met de afwezige werknemer mag u bijvoorbeeld vragen: "Kunt u bevestigen dat u momenteel ziekteverlof heeft?"

In sommige bedrijven kan de afwezigheid van een werknemer verregaande gevolgen hebben voor het gehele productieproces. Het is dan belangrijk om te weten wat de verwachte duur van de afwezigheid is zodat een goede planning kan worden gemaakt voor de periode dat de zieke werknemer afwezig is.   

• U mag bijvoorbeeld vragen: "verwacht u binnen twee weken weer aan het werk te kunnen?"

Wet verbetering poortwachter

De Wet verbetering poortwachter(Wvp) verplicht u genoeg inspanningen te verrichten om te zorgen dat uw zieke werknemer weer aan het werk kan. U mag in dat kader afspraken maken over terugkeer naar werk. Het is acceptabel om te informeren naar welke stappen de werknemer gaat nemen of kan nemen voordat hij/zij weer aan het werk kan.

U kunt uw werknemer vragen stellen als: "Heeft u al afspraken gemaakt met uw arts over uw terugkeer naar het werk?"

Vanuit de opdracht van de Wvp tot re-integratie van uw werknemer mag u vragen wat u kunt doen om de werknemer te ondersteunen bij een spoedig herstel. U mag bijvoorbeeld de vraag stellen: "Heeft u specifieke behoeften of aanpassingen nodig om uw terugkeer naar het werk te vergemakkelijken?" 

Uitzonderlijke situaties

De arbodienst of de bedrijfsarts mag uw zieke werknemer wel vragen naar details over de ziekte en eventuele diagnose door een behandelend arts. In uitzonderlijke situaties mag de arbodienst en de bedrijfsarts medische gegevens delen met u als werkgever. Wel moet uw werknemer hier uitdrukkelijk toestemming voor geven. De noodzaak om deze gegevens te delen heeft vaak te maken met potentieel gevaar voor de werknemer tijdens de werkzaamheden. Stel dat de zieke werknemer lijdt aan epilepsie. Leidinggevenden en collega’s moeten dan weten wat te doen als de bewuste werknemer weer aan het werk gaat en een epileptische aanval krijgt.

Wat werkgevers niet mogen vragen bij ziekteverzuim

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft duidelijk gemaakt dat u alleen naar gegevens mag vragen die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering of om de re-integratie van de zieke werknemer te kunnen starten. Wat u in ieder geval als werkgever niet mag vragen bij ziekteverzuim:

• Details over medische aandoeningen: u mag geen gedetailleerde informatie vragen over de medische aandoening van de werknemer. bijvoorbeeld: "Wat is uw diagnose?"
• Privéleven of familiezaken: vragen over het privéleven van de werknemer zijn niet gepast, tenzij ze direct verband houden met het werkverzuim. bijvoorbeeld: "Heeft uw gezinssituatie invloed op uw herstel?"
• Vraag naar medische dossiers: u mag geen toegang eisen tot medische dossiers van de werknemer. Deze informatie moet strikt vertrouwelijk blijven.
• Discriminerende vragen: vragen die kunnen leiden tot discriminatie op basis van gezondheid, geslacht, leeftijd, of andere beschermde kenmerken zijn verboden. bijvoorbeeld: "heeft uw leeftijd invloed op uw ziekte?"

Het belang van compliant werken bij ziekteverzuim

Het  naleven van privacy richtlijnen is niet alleen wettelijk vereist, maar bevordert ook een positieve werkcultuur en het opbouwen van vertrouwen tussen werkgever en werknemer. Daar ligt het belang van compliant werken bij ziekteverzuim. Door bewust te zijn van wat wel en niet is toegestaan bij het stellen van vragen over ziekteverzuim, kunt u een respectvolle en professionele omgeving creëren. Deze is belangrijk omdat u samen met uw zieke werknemer moet werken aan een succesvolle re-integratie.

Tips voor goed contact bij ziekteverzuim

Als HR-professional of leidinggevende verantwoordelijk voor het ziekteverzuim binnen uw organisatie of onderneming kunt u met de volgende tips goed contact onderhouden met uw zieke werknemers binnen de ruimte die de privacyregels u bieden. 

• Stuur af en toe een bloemetje.
• Motiveer uw zieke werknemer ook contact op te nemen door te zeggen:” Ik heb deze week gebeld, belt u ons volgende week?” 
• Houd uw zieke werknemer betrokken bij de veranderingen binnen het team en de onderneming door regelmatig updates te delen.
• Motiveer collega’s contact te houden en spreek af wie een kaartje opstuurt of even opbelt. Vragen naar diagnoses of medische details is uiteraard niet aan de orde.
• Regelmatig uw zieke werknemer vragen of deze in staat is weer stap voor stap aan het werk te gaan is uiteraard goed. Wel mag u hem of haar niet onder druk zetten.  

Wat werkgevers niet mogen maar toch doen bij ziekteverzuim

Uit onderzoek van Vakbond CNV blijkt dat werkgevers zich helaas niet altijd aan de wettelijke regels houden bij ziekteverzuim. Het onderzoek dat onder 2300 werknemers is gedaan toont aan dat bijna 25% van de werkgevers zieke werknemers onder druk zet om tegen de zin in van de zieke werknemer te komen werken. In het onderzoek verklaart 1 op de 10 werknemers dat zij langer ziek zijn als de werkgever druk uitoefent om sneller aan het werk te gaan. Druk uitoefenen op zieke werknemers kan dus averechts werken.

Overtreden van de wet 

Conclusie

Als HR-professional of werkgever is het cruciaal om zorgvuldig om te gaan met het beheer van ziekteverzuim binnen uw organisatie, zowel uit wettelijk als ethisch oogpunt. De wetgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet verbetering poortwachter (Wvp), bepaalt wat wel en niet is toegestaan bij het stellen van vragen aan zieke werknemers.

Door de juiste vragen te stellen en privacyrichtlijnen te respecteren, bevordert u niet alleen een wettelijk compliant werkklimaat, maar ook een positieve werkcultuur. Het opbouwen van vertrouwen tussen werkgever en werknemer is essentieel voor een succesvolle re-integratie.

Takeaways

• Ken de grenzen van wat u mag vragen volgens de AVG en andere wetgeving.
• Stel vragen die nodig zijn voor het beheren van ziekteverzuim en re-integratie, zoals afwezigheidsduur en verwachte terugkeer naar werk.
• Vermijd het vragen naar details over medische aandoeningen, privéleven of andere persoonlijke informatie die niet relevant is voor het werkverzuim.
• Neem actief deel aan het proces van re-integratie door afspraken te maken en te vragen naar behoeften voor een spoedig herstel.
• Blijf regelmatig in contact met de zieke werknemer en betrek collega's bij het ondersteunen van hun re-integratieproces.