Welke maatregelen moet u nemen om ziekteverzuim terug te dringen?

Heeft u te maken met veel ziekteverzuim binnen uw bedrijf en vraagt u zich af wat voor plan u hiertegen kunt trekken? Als u binnen uw bedrijf met meer en meer verzuim te maken heeft, kan het essentieel zijn na te gaan waar de risico’s vandaan komen, en of er gaten zijn in uw beleid. In dit artikel bespreken we de cijfers rondom ziekteverzuim, welke risico’s vaak onder de radar vliegen en welke maatregelen gebruikt kunnen worden om ziekteverzuim terug te dringen. 

Heeft u veel ziekteverzuim in uw bedrijf?

Vraagt u zich af of het percentage ziekteverzuim binnen uw bedrijf strookt met het landelijke gemiddelde? Volgens onderzoek was het gemiddelde ziekteverzuim eind 2021 historisch hoog, met 5,1%. Dat gemiddelde ligt bij bedrijven in het mkb, tot 250 werknemers, iets lager, op 4,7%. Uit cijfers blijkt dat het percentage verzuim namelijk ook hoger wordt naarmate het bedrijf of de vestiging groter is. In het derde kwartaal was het verzuim met 4,6% volgens CBS het hoogst was sinds de invoering van de Wet verbetering poortwachter in 2002. Of uw bedrijf binnen de norm valt of niet, het invoeren van ziekteverzuim maatregelen is voor elk beleid belangrijk.

Sectoren met een hoger percentage ziekteverzuim

Uit onderzoek blijkt dat het percentage ziekteverzuim sterk verschilt per sector, natuurlijk met betrekking tot verschillende risico’s in de werksituatie en verschillende ziekteverzuim maatregelen. Sectoren met veel fysiek en/of mentaal belastend werk scoren over het algemeen bovengemiddeld hoog als het gaat om verzuim. In de zorg is het percentage ziekteverzuim daarbij al lange tijd het hoogst, met 7,0% verzuim in november 2021. Er zijn bepaalde beroepsgroepen waarbij verzuim vaker voorkomt, zoals buschauffeurs, treinbestuurders, zeelieden e.d. (7,4%), verpleegkundigen, ziekenverzorgenden (7,3%), kleermakers, kostuum - naaisters, stoffeerders e.d. (6,8%), loodgieters, fitters, lassers, plaat- en constructiewerkers (5,8%) en politiepersoneel, brandweer, bewakers e.d. (5,5%).

Waarom kan een hoog verzuimpercentage een groot probleem zijn?

Natuurlijk is niet te voorkomen dat mensen af en toe ziek worden, of zelfs langetermijn ziektes kunnen ontwikkelen. Zelfs als dit niet door werk komt. Toch is een redelijk hoog percentage van het ziekteverzuim werkgerelateerd, met 23% van alle verzuim deels of hoofdzakelijk door werk. Maar wanneer wordt een hoog verzuimpercentage een probleem, en wat voor nadelen kunnen er aan te pas komen? Maatregelen voor terugdringen van ziekteverzuim kunnen dan essentieel zijn. Een aantal negatieve consequenties:

• Ziekteverzuim kost Nederlandse bedrijven ieder jaar ontzettend veel. Niet alleen aan doorbetaling van salaris, maar ook de kosten voor vervanging en het gemis in productiviteit. Volgens TNO zijn de verzuimkosten door werkstress opgelopen tot wel 3,1 miljard euro voor werkgevers in 2020.
• Reputatie. Een bedrijf met een hoog verzuimpercentage kan worden gezien als een bedrijf met een haperend beleid. En dat klinkt niemand fijn in de oren, niet als het gaat om nieuwe cliënten, maar ook het aantrekken van nieuwe werknemers. 
• Een verstoring van de bedrijfscontinuïteit, ook al het gaat om productiviteit en kwaliteit van het werk. Sommige werknemers hebben een expertise die niet gemakkelijk te vervangen is, en met minder werknemers wordt de capaciteit te klein voor de hoeveelheid werk die moet worden gedaan. Wanneer geen ziekteverzuim maatregelen worden ingevoerd kan onderbezetting ontstaan. Dan kan er opnieuw risico dreigen voor meer uitval in een team dat potentieel overwerkt wordt.
• Klanten hebben over het algemeen een vertrouwensrelatie met een contactpersoon, en niet met een specifiek bedrijf. Wanneer deze werknemer verzuimt, en de klant niet goed op kan schieten met de nieuwe contactpersoon, bestaat er zelfs een kans dat u klant verliest.

Wat betekent veel ziekteverzuim binnen een bedrijf?

Naast de nadelen genoemd, in kosten en eventuele reputatieschade, betekent een hoog verzuimpercentage vaak dat er iets niet soepel loopt binnen het beleid. Of dat nu gaat om bepaalde risico’s die over het hoofd worden gezien, of een plan van aanpak dat niet goed wordt geïmplementeerd. Om na te gaan waar uw beleid op kan worden verbeterd zijn verschillende mogelijkheden om uit te zoeken welke maatregelen om ziekteverzuim terug te dringen effectief zullen zijn.

Maatregelen om ziekteverzuim terug te dringen in uw bedrijf

Om de juiste maatregelen in te voeren voor terugdringen van ziekteverzuim, is het belangrijk inzicht te krijgen in de oorzaken van het grote verzuim binnen uw bedrijf. Binnen uw eigen beleid en bedrijf zijn de volgende mogelijkheden al toe te passen: 

• Het opnieuw uitvoeren van de Risico-inventarisatie en Evaluatie. Deze moet verplicht altijd up to date zijn. 
  • Zeker wanneer aanpassingen worden gedaan in de werksituatie, is het zaak op tijd een nieuwe analyse te maken omtrent eventuele nieuwe risico’s. 
  • Het kan ook zijn dat een vorige analyse bepaalde dynamieken of zaken gemist heeft. Door externe professionals in te zetten en uw analyse te toetsen door een gecertificeerde arbodienst kunnen nieuwe risico’s aan het licht komen. 
  • Met de juiste informatie kunt u effectieve beslissingen maken omtrent het bedrijfsbeleid. 
• Vitaliteitsbeleid. Wanneer alleen alleen het basale aan verzuimpreventie wordt gedaan, is het vaak zo dat er geen innovatief beleid bestaat omtrent de vitaliteit van werknemers binnen een bedrijf. 
  • Een beleid dat zich richt op vitaliteit kan sterk preventief werken tegen verzuim en ervoor zorgen dat uw werknemers over het algemeen gezonder, meer gemotiveerd en productiever werken. Zelfs wanneer het erop lijkt dat deze maatregelen niet direct met ziekteverzuim te maken hebben. Het is immers beter om te voorkomen dan te genezen. 

Interventies

Wellicht heeft u al een sterk beleid in werking, maar blijkt toch dat er nog redelijk veel ziekteverzuim optreedt binnen uw bedrijf. Het kan zijn dat er geen duidelijk antwoord uit de analyses komt of bepaalde zaken minder in de hand zijn. Soms verlopen re-integraties niet voldoende soepel en duren langer dan verwacht. In dit soort gevallen kan het erg effectief zijn u te laten ondersteunen door externe professionals en door interventies in te zetten. Denk hierbij ook aan situaties waarbij een neutrale partij behulpzaam is of potentiële structurele problemen binnen uw bedrijf, al dan niet verborgen. Een extra set ogen als het gaat om ziekteverzuim maatregelen kan dan zeer effectief zijn. Een aantal mogelijke probleemgebieden die vaak onder de radar vliegen:

• Bedrijfscultuur. Wanneer de bedrijfscultuur als onveilig of negatief wordt ervaren, kunnen werknemers zich minder gemotiveerd en productief voelen of zelfs verschillende klachten krijgen. 
  • Denk hierbij als oplossing aan interventies als workshops en teambuilding, na het werven van goed inzicht in de dynamiek binnen het bedrijf.
• Verstoring van werksfeer door conflicten. Een slechte werksfeer kan zorgen voor verschillende klachten bij uw werknemers. Mensen kunnen zich ziek melden om het conflict of de antagonist te ontlopen en een grote werkstress ervaren. Dit gaat niet alleen om conflicten tussen collega’s, maar kan ook tussen uw werknemers en cliënten afspelen. Volgens onderzoek komt zelfs 70.000 tot 100.000 ziekmeldingen per jaar door conflicten op de werkvloer.
  • Denk als oplossing aan workshops als assertiviteitstraining, omgaan met agressiviteit, maar ook mediation door externen om het gesprek te voeren en conflicten op te lossen.
• Professionals kunnen vaak breder kijken naar de oorzaken. Maar ook manieren en ziekteverzuim maatregelen om de werkstress te verlagen en uw werknemers weer gezond en enthousiast over werk te maken. 
  • Externe hulpbronnen als een coach, psycholoog of bedrijfsmaatschappelijk werker kunnen in worden gezet om de situatie te verlichten en herstel te bespoedigen. 
• Bijzondere tijden zoals de pandemie zorgen ervoor dat er opnieuw moet worden gekeken naar klachten en manieren om mensen gelukkig aan het werk te houden. Mensen kunnen te maken krijgen met nieuwe soorten stress, zoals mentale gezondheidsproblemen, concentratieproblemen, rouw of fysieke klachten. 
  • Onderzoekers brengen regelmatig nieuwe inzichten en cijfers uit over de impact van de pandemie op werknemers, ook als het gaat om werkstress, andere werksituaties en gezondheidsproblemen. Dit kan een goede onderbouwing zijn om de juiste ziekteverzuim maatregelen in te voeren.

Omgaan met verandering binnen de werksituatie

Het kan ook zijn dat u met een hogere mate van verzuim te maken heeft omdat uw beleid nog niet voldoende is aangepast aan huidige veranderingen in de maatschappij die risico’s kunnen veroorzaken. Bijzondere tijden, zoals met de corona crisis, zorgen voor een verhoogde stress en we kregen te maken met heel andere werksituaties. Thuiswerken blijkt volgens onderzoek juist positief te werken op de ervaren werk-privé balans bij bedrijven die zich goed hebben aangepast. Volgens TNO had namelijk 7,6% van de werknemers in 2020 last van een verstoorde werk-privé balans, in verschil met 9,7% in 2019. Er was daarom zelfs een lichte daling in het aantal werknemers met burn-out in 2020, naar 1,2 miljoen mensen. Maar wanneer beleid en ziekteverzuim maatregelen niet worden aangepast op de nieuwe situatie, kan dit ervoor zorgen dat bepaalde bijkomstige risico’s niet goed opgevangen worden.

• Werk niet goed kunnen loslaten. Op dit moment wordt er besloten of er een zogenoemde ‘Wet op onbereikbaarheid’ komt, om de vrije tijd van uw werknemers te waarborgen. Daarom is het belangrijk het beleid aan te passen op flexibiliteit. Maar ook op het bewaken van pauzes en herstel voor uw werknemers om burn-out te voorkomen. 
• Zorgen voor voldoende contact tussen collega’s met (online) teambuilding momenten, volgens CBS kwam in 2020 1 op de 5 werknemers (vrijwel) niemand tegen van werk. Hierdoor voelden werknemers zich wat minder verbonden met het bedrijf en ook minder tevreden met hun werk
• Omdat u eventueel minder goed een oog op uw werknemers kunt houden is het wellicht nodig bewuster de communicatie goed te houden met uw werknemers. Met een meer actieve sociale rol als leidinggevende kunt u zo mogelijk problemen op tijd signaleren.

Takeaways

• Een hoog percentage ziekteverzuim is vaak een teken van een haperend beleid en een gebrek aan ziekteverzuim maatregelen. 
• Veel ziekteverzuim kan grote kosten veroorzaken, bijvoorbeeld door doorbetaling van uw werknemer, of door een verstoring van de bedrijfscontinuïteit.
• Het kan ook negatief zijn voor de reputatie van uw bedrijf, als ook uw klantrelaties.
• Door te focussen op het verbeteren van de RI&E en het opzetten van een vitaliteitsbeleid kunt u de preventie versterken.
• Externe interventies kunnen de werksfeer sterk verbeteren, zeker als u zelf wat minder een oog in het zeil kunt houden. Denk aan workshops, conflictbemiddeling en trainingen.
• Door recente veranderingen binnen de werksituatie kan het zijn dat uw verzuimbeleid niet up to date is. Pas daarom uw beleid hierop aan door het begrenzen van werktijden en pauzes, teambuilding en bewust de communicatie te versterken.