Hoe houdt u ziekteverzuim onder controle?

12/07/2022 Verzuim
Hoe houdt u ziekteverzuim onder controle?

Ieder bedrijf krijgt te maken met ziekteverzuim, maar op welk moment wordt het percentage te hoog? Het gemiddelde ziekteverzuim verschilt per sector en wordt beïnvloed door allerlei factoren. Of het nu een groot probleem vormt bij u of niet, het beheersen en voorkomen van ziekteverzuim is voor ieder bedrijf een belangrijk onderdeel van de beleidsvoering. De controle houden over ziekteverzuim zorgt ervoor dat u goed overzicht heeft op wat er gebeurt en waar u aan kunt werken. Ook om te zien op welke gebieden u kunt investeren en om nieuwe onderzoeken mee te nemen in uw aanpak. 

Waar bestaat een goede controle van ziekteverzuim uit?

Of u nu een groot bedrijf heeft met veel afdelingen en werknemers, of een klein bedrijf, er zijn altijd blinde vlekken. Zeker met een groot personeelsbestand bent u vaak afhankelijk van leidinggevenden en preventiemedewerkers op de werkvloer. Om een effectieve beleidsvoering te kiezen met een strategie die werkt voor u, is het van belang een duidelijk plan te maken. Dit plan bestaat uit verschillende onderdelen. Omdat u als werkgever volgens de Arbowet beleid moet voeren om de veiligheid en gezondheid van uw werknemers te waarborgen, zijn een aantal hiervan ook verplicht. Om controle over ziekteverzuim te krijgen, zijn drie onderdelen belangrijk:

  • Preventie
    • Onderzoeken en scans
    • Contact met werknemers
  • Re-integratie
    • Begeleiding
    • Protocol
  • Vitaliteit
    • Voeding en beweging
    • Ergonomie
    • Ontwikkeling en zelfontplooiing

Onderzoek voor overzicht en controle op ziekteverzuim

De beste manier om ziekteverzuim binnen uw bedrijf op te sporen en te controleren, is het uitvoeren van onderzoeken en scans. Dan kunt u denken aan zaken als werkveiligheid, gezondheid van werknemers of eventuele conflicten op de werkvloer. Om gericht te kunnen investeren in relevante scans, moet u weten welke risico’s aanwezig zijn binnen uw sector of bedrijf. Overweeg daarom een ervaren arbodienst in de arm te nemen, die op de hoogte is van de meest voorkomende risico’s binnen uw sector. Zij kunnen u helpen bij het kiezen van relevante onderzoeken en scans. Er zijn verschillende mogelijkheden, waarvan een aantal verplicht:

  • Periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO) of periodiek medisch onderzoek (PMO). U bent als werkgever verplicht het PAGO aan te bieden aan uw werknemers. Dit onderzoek is gericht op de gezondheidsrisico’s die het werk met zich meebrengt voor uw werknemers. Het PMO is een uitgebreidere variant van het PAGO waarbij niet alleen wordt gekeken naar werkgerelateerde gezondheidsrisico’s, maar naar de fysieke en mentale gezondheid van uw werknemers in het algemeen.
    • U krijgt inzicht in veelvoorkomende gezondheidsklachten of specifieke klachten die zich voordoen binnen een bepaalde afdeling. Hiermee kunt u gericht maatregelen nemen indien dat nodig blijkt.
    • Hoewel een PMO niet verplicht is, wordt hier in de praktijk toch vaak voor gekozen, omdat het een completer beeld geeft van de gezondheidssituatie van de werknemers.
  • Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Aan de hand van dit onderzoek brengt u in kaart welke risico’s zich voordoen binnen uw bedrijf en maakt u een plan van aanpak om deze risico’s te verkleinen of weg te nemen. Ook de RI&E is verplicht; u riskeert een boete indien u geen actuele RI&E heeft.
    • Veranderen de werkomstandigheden binnen uw bedrijf? Bijvoorbeeld door nieuwe machines of beschermingsmiddelen, aanpassingen in het werkproces of een verhuizing? Dan moet u de RI&E actualiseren.
    • Verschillende branches hebben een RI&E instrument waarmee de RI&E kan worden uitgevoerd. Er zijn ook andere manieren om de RI&E uit te voeren; deze dienen getoetst te worden. Dit kunt u door een gecertificeerde arbodienst laten doen.
  • Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO). Dit onderzoek naar de werksfeer en werkdruk is niet verplicht, maar kan zeer effectief zijn. U krijgt hiermee een goed beeld van wat er speelt op de werkvloer en hoe uw werknemers dit ervaren.
  • Preventiemedewerker. Een preventiemedewerker houdt zich bezig met gezond en veilig werken binnen het bedrijf en werkt hierbij samen met andere arbodienstverleners. U bent verplicht minimaal één preventiemedewerker in dienst te hebben. Indien u maximaal 25 mensen in dienst heeft, mag u als werkgever deze functie ook zelf vervullen.

Psychosociale arbeidsbelasting

Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) staat voor de lichamelijke, mentale en sociale schade die iemand kan oplopen door werkstress, veroorzaakt door hoge werkdruk of ongewenste omgangsvormen. De laatste jaren is er steeds meer aandacht ontstaan voor ongewenste omgangsvormen op de werkvloer. Het kan hierbij gaan om de omgang met klanten, maar ook met collega’s of leidinggevenden. Bij ongewenste omgangsvormen kunt u denken aan seksuele intimidatie, agressie, pesterijen en discriminatie. U bent volgens de Arbowet als werkgever verplicht beleid te voeren om dit te beperken of te voorkomen binnen uw bedrijf. Psychosociale arbeidsbelasting kan op de korte termijn zorgen voor verzuim, maar ook voor burn-out klachten op de lange termijn. De kosten voor werkstress gerelateerd verzuim in Nederland waren in 2018 al opgelopen tot 3,1 miljard euro voor werkgevers. Er zijn een aantal acties die u als werkgever kunt ondernemen om de PSA te verlagen. 

  • Stel een vertrouwenspersoon aan binnen uw bedrijf. Hoewel dit niet verplicht is, kan het wel een grote rol spelen bij het verlagen van PSA. 
  • Ontwikkel een ‘aanspreekcultuur’ binnen uw bedrijf. Zelfs wanneer er een vertrouwenspersoon aanwezig is, kan het zijn dat mensen nog steeds niet aan de bel (durven) trekken in geval van ongewenste omgangsvormen. Bijvoorbeeld omdat er een angstcultuur heerst binnen het bedrijf of omdat er sprake is van machtsongelijkheid. Zorg daarom dat het veilig en normaal is voor werknemers om collega’s en leidinggevenden aan te spreken op hun gedrag en stappen te ondernemen indien nodig. 
  • Bied workshops en cursussen aan die gericht zijn op onderling begrip en samenwerking. Conflicten ontstaan vaak uit onbegrip of ineffectieve communicatie. Met goede onderlinge relaties en samenwerking kan dit in veel gevallen voorkomen worden.

Succesvol re-integreren

Zelfs als u een geweldige strategie rondom preventie heeft, zal u toch wel eens met zieke werknemers te maken krijgen; en de bijbehorende re-integratietrajecten. Het is dan zaak om een goed re-integratiebeleid te hebben. Dit bestaat uit verschillende onderdelen:  

  • Schakel een bedrijfsarts in. Dit is wettelijk verplicht. U kunt kiezen voor een zelfstandige bedrijfsarts of een bedrijfsarts die aangesloten is bij een arbodienst.
  • Maak een plan van aanpak. Binnen acht weken na ziekmelding moet er een plan van aanpak worden opgesteld. Dit plan moet schriftelijk worden vastgelegd in een dossier.
  • Zet de juiste arbodienst in. Deze kan het proces van re-integratie op een professionele en effectieve manier begeleiden, zodat uw werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk is.
  • Mocht het voor uw werknemer niet mogelijk zijn te re-integreren bij uw bedrijf, dan zal dit bij een andere werkgever moeten gebeuren. Er is dan sprake van re-integratie 2e spoor. Zorg in dat geval voor een loopbaanadviseur of re-integratiedeskundige met ervaring op dit gebied, om dit proces zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen.
  • Houd regelmatig contact met uw werknemer en toon uw betrokkenheid. 

Arbeidsdeskundig onderzoek

Is het verzuimtraject onduidelijk? Omdat u niet goed weet hoe de ziekte zal verlopen of welk werk uw werknemer zal kunnen uitvoeren tijdens of na re-integratie? Of omdat het niet zeker is of de re-integratie überhaupt succesvol zal zijn? Dan kan het zinvol zijn een arbeidsdeskundig onderzoek in te zetten. Hierbij onderzoekt een arbeidsdeskundige op welke manier uw werknemer het beste kan re-integreren en wat het beste plan van aanpak is met concrete stappen. Zo kunt u het re-integratietraject op maat aanpassen, zodat u uw werknemer op de meeste efficiënte manier terug aan het werk krijgt. Met werknemers die door een verkeerde aanpak na een jaar of langer nog steeds niet terug op de werkvloer zijn, verliest u namelijk een hoop tijd en kosten. 

  • Vaak wordt een arbeidsdeskundig onderzoek pas na een aantal weken aangevraagd, maar het kan handig zijn om het eerder in te zetten. Bijvoorbeeld wanneer u behoefte heeft aan meer informatie of een duidelijker plan van aanpak.
  • Met een arbeidsdeskundig onderzoek kunt u tevens in kaart brengen of een 2e spoor re-integratietraject zinvol is, ook rekening houdend met de kosten die u moet maken.
De beste manier om ziekteverzuim binnen uw bedrijf op te sporen en te controleren, is het uitvoeren van onderzoeken en scans. Dan kunt u denken aan zaken als werkveiligheid, gezondheid van werknemers of eventuele conflicten op de werkvloer.

Vitaliteitsbeleid als controle over ziekteverzuim

Volgens veel onderzoekers is het hebben van een effectief vitaliteitsbeleid even belangrijk of zelfs belangrijker dan een preventiebeleid. Als het gaat om vitaliteit en daarmee duurzame inzetbaarheid, pakt u ziekteverzuim bij de wortels aan legt u een effectief fundament voor veilig en gezond werken. Mensen die mentaal en fysiek gezond zijn, zijn namelijk veel weerbaarder en gemotiveerder op de werkvloer. Dit vermindert ziekteverzuim aanzienlijk en zorgt bovendien voor betere werkresultaten. Ook is het hebben van een goed vitaliteitsbeleid belangrijk als het gaat om talent werving en -behoud, zeker op een banenmarkt met veel concurrentie. Vitaliteitsbeleid bestaat tenminste uit de volgende onderdelen:

  • Moderne en effectieve ergonomie, aangepast op de risico’s die uw werknemers ondervinden. Denk aan een goede bureaustoel, laptopverhogers, persoonlijke beschermingsmiddelen of exoskeletten bij zwaar fysiek werk;
  • Voldoende beweging en gezonde voeding. Dit kunt u bereiken met bijvoorbeeld een gezonde kantine en door het stimuleren van sporten.
  • Ruimte voor ontwikkeling en inspiratie, om uw werknemers bevlogen en enthousiast te houden. 

Goed contact met uw werknemers als preventie

Voldoet u aan alle voorwaarden en heeft u op papier een prachtig beleid? Dat is natuurlijk geweldig, maar vergeet ook niet het persoonlijke stuk van het verzuimbeleid. Voor het controleren van ziekteverzuim is het essentieel dat uw werknemers zich door u gehoord voelen. Door contact te houden met uw werknemers blijft u bovendien makkelijk op de hoogte van veranderingen of eventuele klachten die kunnen leiden tot verzuim. Heeft u teveel werknemers om dit goed te kunnen realiseren, zorg er dan voor dat de leidinggevenden binnen uw bedrijf deze taak op zich nemen. Vertrouwen en een prettige bedrijfscultuur werken als preventie tegen verzuim en voor gemotiveerde en bevlogen werknemers, die effectief samenwerken en betere resultaten leveren.

 

Takeaways

  • Om het ziekteverzuim binnen uw bedrijf onder controle te krijgen, zijn drie aspecten belangrijk: preventie, re-integratie en vitaliteit.
  • Er zijn verschillende onderzoeken en scans die u binnen uw bedrijf kunt uitvoeren om (de risico’s op) ziekteverzuim binnen uw bedrijf in kaart te brengen. Sommige daarvan zijn verplicht.
  • Psychosociale arbeidsbelasting is een grote veroorzaker van verzuim binnen veel Nederlandse bedrijven. Het is zaak hierop beleid te voeren, zodat u werkstress gerelateerd verzuim naar beneden kunt brengen binnen uw bedrijf.
  • Zelfs met een perfect preventiebeleid kunt u verzuim nooit helemaal voorkomen. Daarom is een goed re-integratiebeleid minstens zo belangrijk. Zorg voor goed lopende processen op dit gebied, zodat uw werknemers zo snel mogelijk weer gezond aan het werk zijn. Een arbeidsdeskundig onderzoek kan hierbij helpen.
  • Mentaal en fysiek gezonde werknemers zijn weerbaarder en gemotiveerder en melden zich minder vaak ziek. Zet daarom in op een effectief vitaliteitsbeleid binnen uw organisatie. 
  • Zorg voor een prettige bedrijfscultuur, waarin uw werknemers zich veilig en gehoord voelen. Dit zorgt voor een lager ziekteverzuim en bovendien heeft u zo sneller door waar risico’s en problemen zich ontwikkelen.

Misschien ook interessant

Voorkomen van verzuim: De rol van werkgevers en werknemers in het voorkomen van ziekteverzuim
Voorkomen van verzuim wint in alle sectoren van onze economie en bestuur aan belang. Het verzuimpercentage bereikte in 2022 een record van 8,8% binnen de zorgsector. Het was het hoogste verzuimpercentage in 20 jaar. Het ziekteverzuim is in 2023 afgenomen maar blijft een belangrijk aandachtspunt gezien de gevolgen van de vergrijzing en de daarmee gepaard gaande druk op de arbeidsmarkt. Hoog tijd om de rol van zowel werkgevers als werknemers onder de loep te nemen als het gaat om het voorkomen van ziekteverzuim. We onderzoeken daarbij hoe het staat met ziekteverzuim in Nederland. We kijken naar wat in de Arbeidsomstandighedenwet is vastgelegd over de rollen van werkgevers en werknemers in het voorkomen van ziekteverzuim, waarbij we kijken naar hoe werkgevers en werknemers het beste ziekteverzuim kunnen voorkomen.
Verzuimmanagement op maat: Aanpassing van verzuimbeleid op basis van bedrijfsbehoeften
We zitten midden in het griepseizoen en kortlopend ziekteverzuim is nu wat aandacht vraagt. Ziekteverzuim in het algemeen vraagt om goed verzuimmanagement, waar een op maat gemaakt verzuimbeleid essentieel is voor het succes van uw bedrijf. In deze blog bespreken we gedetailleerd het nut van verzuimmanagement op maat en hoe u uw verzuimbeleid effectief kunt aanpassen aan de unieke uitdagingen en behoeften van uw bedrijf of organisatie, verrijkt met praktische voorbeelden.
Is een RI&E verplicht? Alles wat werkgevers moeten weten over de RI&E-plicht
RTL-nieuws meldt in een artikel van 30 september 2023 dat Nederlandse militairen hersenschuddingen oplopen tijdens oefeningen met explosieven. Jarenlang weet defensie van dit probleem, maar toch blijft het gebeuren. Defensie heeft net als elke andere werkgever een zorgplicht voor haar personeel. Artikel 3.1 van de Arbowet is helder over de zorgplicht van werkgevers. Artikel 5 van de Arbowet legt zowel defensie als u als werkgever een RI&E-plicht op. De arbeidsomstandigheden binnen uw bedrijf of organisatie kunnen niet geoptimaliseerd worden als u geen zicht heeft op de risico’s voor werknemers en leidinggevenden op uw werkvloer. De Arbowet verplicht u dan ook om een risico-inventarisatie en -evaluatie op te stellen. In deze blog gaan we samen kijken in welke gevallen een RI&E verplicht is, en wat werkgevers moeten weten over deze RI&E-plicht.