Aansluitend ziekteverzuim, hoe te beheren en te voorkomen

Aansluitend ziekteverzuim, waarbij werknemers na een eerste verzuimperiode opnieuw ziek worden, kan een aanzienlijke kostenpost zijn en de productiviteit verminderen. Een zieke werknemer kan u tot 405 euro per dag kosten. Daarnaast zorgen trends in verzuim, zoals stressklachten, personeelstekorten, vergrijzing, en “Long COVID”, ervoor dat aansluitend verzuim op de korte termijn zal toenemen. In deze blog bespreken we hoe u aansluitend ziekteverzuim kunt beheren en voorkomen, en delen we best practices voor een effectieve aanpak.

Waarom aansluitend ziekteverzuim voorkomen?

Aansluitend ziekteverzuim is een indicatie dat de werknemer mogelijk onvoldoende hersteld is of dat de oorspronkelijke oorzaak van het verzuim niet volledig is aangepakt. Dit kan leiden tot een vicieuze cirkel van ziekteverzuim en re-integratieproblemen. Door aansluitend ziekteverzuim te voorkomen, kunt u de gezondheid en productiviteit van uw werknemers verbeteren en de kosten van langdurige arbeidsongeschiktheid beperken. 

Vergrijzing en werkdruk

Door de vergrijzing gaat een grote groep werknemers de komende jaren met pensioen. De krapte op de arbeidsmarkt is een blijvertje. De prognoses voor 2050 zijn dat er minder handen zijn aan het bed in de zorgsector maar ook in andere sectoren vanwege een minder sterke groei van de bevolking tussen de 20 en 65 jaar. Er wordt zelfs rekening gehouden met krimp. Dit vertaalt zich in een hogere werkdruk per werknemer en een tekort aan adequaat opgeleid personeel.

Hiernaast zal mantelzorg eerder regel dan uitzondering worden voor jongere werknemers vanwege de toename van het aantal 80-jarigen van 800.000 tot wel 2,6 miljoen in 2050. Dit zal voor jonge werknemers betekenen dat er:

• minder tijd zal zijn om te herstellen van intensieve werkdruk;
• minder contact met collega’s zal zijn wat zal leiden tot minder steun onderling;
• minder tijd zal zijn om te pauzeren en op adem te komen;
• minder gelegenheid zal zijn om begrip en steun te krijgen van werkgevers. 

Om te zorgen dat uw werknemers niet onderdoor gaan aan psychosociale arbeidsbelasting (PSA) door een te hoge werkdruk zult u stappen moeten ondernemen om ziekteverzuim effectief te beheren.

Stappen voor effectief beheer van aansluitend ziekteverzuim

Proactieve verzuimbegeleiding

Proactieve verzuimbegeleiding begint met het opzetten van een preventief beleid binnen uw bedrijf of organisatie. Dit betekent dat u niet wacht tot een werknemer zich ziek meldt, maar regelmatig contact houdt met uw werknemers om hun welzijn te monitoren en eventuele problemen vroegtijdig aan te pakken. Dit kan door middel van periodieke gesprekken over hun welzijn, waarbij u als werkgever interesse toont in de fysieke en mentale gezondheid van uw werknemers.

Een concreet voorbeeld is het invoeren van een maandelijks welzijnsgesprek. Tijdens deze gesprekken kunt u vragen stellen over:

• werkdruk;
• werkomstandigheden;
• eventuele persoonlijke problemen.

Ongewenste omgangsvormen en ziekteverzuim

Alles wat op de werkvloer gebeurt kan van invloed zijn op de gezondheid van uw werknemer, maar ook zaken die spelen in het privéleven zoals relatieproblemen, een ziek familielid of een werkneemster die een miskraam krijgt.

Door regelmatig welzijnsgesprekken te houden, kunt u vroegtijdig signalen van mogelijke problemen opvangen en daarop inspelen. Een hardnekkige oorzaak voor aansluitend ziekteverzuim zijn ongewenste omgangsvormen op de werkvloer zoals:

• pesten;
• discriminatie;
• seksuele intimidatie;
• agressie en geweld

Deze ongewenste omgangsvormen op de werkvloer hebben een directe impact op het welzijn van werknemers en leiden vaak tot een hoger ziekteverzuim. 

• Werknemers die dergelijke omgangsvormen ervaren, verzuimen gemiddeld 7 dagen extra per jaar.

Grondige verzuimanalyse

Analyseer ziekteverzuimgegevens om patronen te herkennen. Dit betekent dat u niet alleen kijkt naar de huidige verzuimgevallen, maar ook historische data analyseert om trends te identificeren. Bijvoorbeeld, als u merkt dat een bepaalde werknemer of afdeling een hoger verzuimpercentage heeft, kan dit een teken zijn van onderliggende problemen.

• Verzuimraportages

Gebruik verzuimrapportages om inzicht te krijgen in de frequentie en duur van het ziekteverzuim. Door deze gegevens te analyseren, kunt u gerichte acties ondernemen om aansluitend ziekteverzuim te verminderen. Bijvoorbeeld, als u merkt dat een werknemer regelmatig kortdurend verzuimt, kunt u een diepgaander gesprek aangaan om de oorzaken te achterhalen en passende maatregelen te nemen.

Tijdige interventies

Tijdige interventies zijn onderdeel van een effectief ziekteverzuimbeleid. Art. 2.9 van het Arbeidsomstandighedenbesluit voorziet in de advisering door de arbodienst als het gaat om een adequaat arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid. De arbodienst kan u helpen zodat u snelle en passende interventies kunt uitvoeren zodra een werknemer zich ziek meldt. 

Dit kan variëren van een consult bij de arbo-arts tot psychologische ondersteuning of aanpassingen in de werkomgeving. Een voorbeeld hiervan is het direct inschakelen van een arbo-arts bij de eerste ziekmelding om een accurate diagnose te stellen en een passend behandelplan op te stellen.

Stel een protocol op voor de eerste dagen van ziekteverzuim, waarin staat beschreven welke stappen moeten worden genomen. Bijvoorbeeld, binnen 24 uur na de ziekmelding moet de werknemer contact hebben gehad met de bedrijfsarts en moet er een eerste inschatting zijn gemaakt van de duur en aard van het verzuim.

Ontwikkel een re-integratieplan

Ontwikkel een re-integratieplan in samenwerking met de casemanager van de arbodienst. Overleg met de werknemer om een gedetailleerd re-integratieplan op te stellen. Dit plan moet gericht zijn op een geleidelijke terugkeer naar werk, rekening houdend met de fysieke en mentale belastbaarheid van de werknemer. Het re-integratieplan moet specifieke doelen en termijnen bevatten, en regelmatig worden geëvalueerd en aangepast waar nodig.

Een re-integratieplan kan bijvoorbeeld bestaan uit een gefaseerde terugkeer naar werk, waarbij de werknemer in eerste instantie halve dagen werkt en dit geleidelijk wordt opgevoerd naar volledige dagen. Daarnaast kunnen er afspraken worden gemaakt over aangepaste werkzaamheden, afhankelijk van de beperkingen van de werknemer.

Continue monitoring en bijsturing

Houd de voortgang van de re-integratie nauwlettend in de gaten en pas het plan indien nodig aan. Regelmatige evaluaties met de werknemer en de bedrijfsarts zijn essentieel om ervoor te zorgen dat de re-integratie succesvol verloopt. Gebruik checklists en voortgangsrapportages om de voortgang te documenteren en eventuele knelpunten tijdig te signaleren.

Een praktisch voorbeeld is het inplannen van wekelijkse evaluatiegesprekken tussen de werknemer, de leidinggevende en de bedrijfsarts. Tijdens deze gesprekken wordt de voortgang besproken en worden eventuele aanpassingen in het re-integratieplan doorgevoerd.

Best practices voor het voorkomen van aansluitend ziekteverzuim

Bevorder een gezonde werkomgeving

Investeer in een gezonde werkomgeving door ergonomische werkplekken, gezonde voeding en voldoende beweging te stimuleren. Dit kan het welzijn van uw werknemers verbeteren en het risico op verzuim verminderen. Bijvoorbeeld:

• verstelbare bureaus;
• ergonomische stoelen;
• aankleedmeubel in een dagverblijf.

Bied gezonde lunchopties aan in de kantine en moedig werknemers aan om regelmatig pauzes te nemen en te bewegen.

Organiseer regelmatig workshops en trainingen over ergonomie en gezonde leefstijl. Door uw werknemers bewust te maken van het belang van een gezonde werkomgeving en hen te voorzien van de juiste tools en kennis, kunt u aansluitend ziekteverzuim verminderen.

Focus op werkdruk en stressreductie

Werkdruk en stress zijn belangrijke oorzaken van ziekteverzuim. Zorg voor een goede balans tussen werk en privéleven en bied ondersteuning aan werknemers die stress ervaren. Dit kan door middel van coaching, training of aanpassingen in de werkbelasting. Bijvoorbeeld, introduceer flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden om de werk-privébalans te verbeteren.

Start met programma's om stress te verminderen zoals mindfulness-trainingen of cursussen stressmanagement. Door werknemers te leren hoe ze beter met stress kunnen omgaan, kunt u het risico op ziekteverzuim door stress aanzienlijk verminderen.

Training en ontwikkeling

Bied trainingen en ontwikkelingsmogelijkheden aan om werknemers te helpen hun vaardigheden en kennis te verbeteren. Dit kan hen motiveren en bijdragen aan hun welzijn, waardoor de kans op verzuim afneemt. Bijvoorbeeld, bied cursussen aan op het gebied van:  

• persoonlijke ontwikkeling;
• communicatie;
• time management.

Door te investeren in de ontwikkeling van uw werknemers, creëert u een werkomgeving waarin zij zich gewaardeerd en ondersteund voelen. Dit kan helpen om ziekteverzuim te verminderen en de algehele tevredenheid en betrokkenheid van uw werknemers te verhogen.

Communicatie en betrokkenheid

Zorg voor open communicatie en betrokkenheid binnen uw organisatie. Dit helpt om een cultuur van vertrouwen en ondersteuning te creëren, waarin werknemers zich gewaardeerd voelen en minder snel verzuimen. De jaarlijkse Gallup “State of the Global Workspace” toont dat wereldwijd 8,9 biljoen dollar verloren gaat aan een gebrek aan betrokken personeel.  

• Organiseer regelmatig teamvergaderingen en feedbacksessies om de dialoog tussen werknemers en management te bevorderen.
• Stimuleer een open en transparante communicatiecultuur door leidinggevenden te trainen in effectieve communicatievaardigheden. Dit kan helpen om misverstanden te voorkomen en een positieve werkcultuur te bevorderen.

Conclusie 

Het effectief beheren en voorkomen van aansluitend ziekteverzuim vereist een proactieve en geïntegreerde aanpak. Door tijdige interventies, gedegen verzuimanalyse en een focus op het welzijn van werknemers, kunt u de impact van aansluitend ziekteverzuim verminderen. Een gezonde werkomgeving, aandacht voor werkdruk en stressreductie, training en ontwikkeling, en open communicatie zijn essentiële elementen in deze aanpak.

Takeaways

• Start met proactieve verzuimbegeleiding om vroegtijdige signalen van verzuim op te vangen.
• Analyseer ziekteverzuimgegevens om patronen en onderliggende oorzaken te identificeren.
• Ontwikkel gedetailleerde re-integratieplannen en monitor de voortgang nauwgezet.
• Bevorder een gezonde werkomgeving en focus op werkdruk en stressreductie.
• Bied training en ontwikkelingsmogelijkheden om de motivatie en het welzijn van werknemers te verbeteren.
• Zorg voor open communicatie en betrokkenheid binnen uw organisatie.