De complexiteit van samengesteld ziekteverzuim

Heeft u ooit het gevoel gehad dat ziekteverzuim in uw organisatie een onoplosbare puzzel is? De complexiteit van samengesteld verzuim kan hoofdbrekens geven, maar door het beter te begrijpen, kunt u effectieve strategieën ontwikkelen om het aan te pakken. In deze blog duiken we dieper in de complexiteit van samengesteld verzuim en bieden we u handvatten om deze uitdaging te overwinnen.

Wat is samengesteld verzuim?

Samengesteld verzuim verwijst naar het optellen van verschillende ziekteperiodes van een werknemer om het recht op een uitkering, zoals de Ziektewet-uitkering of WIA-uitkering, te bepalen. Als een werknemer binnen vier weken na herstel opnieuw ziek wordt, worden deze periodes bij elkaar opgeteld. Dit helpt om te bepalen of de grens van twee jaar ziekte wordt bereikt, waarna uw werknemer mogelijk in aanmerking komt voor een andere uitkering. Dit geldt ook als een zwangere werkneemster na haar zwangerschap ziek is door dezelfde oorzaak als voor haar zwangerschap.

Waarom is samengesteld verzuim complex?

De oorzaken van samengesteld verzuim zijn divers en vaak met elkaar verweven. Stress, werk-privébalans, chronische gezondheidsproblemen en werkomstandigheden kunnen allemaal bijdragen aan verschillende vormen van verzuim. Het is de uitdaging om deze factoren te identificeren en aan te pakken op een manier die zowel de individuele medewerker als de organisatie als geheel ten goede komt.

Samengesteld verzuim: een voorbeeld

In een technologiebedrijf werkt Mark op een afdeling die projecten en diensten op het gebied van procesautomatisering levert. Mark ervaart regelmatig flinke werkdruk. Zeker als de deadlines van projecten naderen. Dit leidt op den duur tot meerdere kortstondige ziekteperioden gedurende het jaar. Daarnaast ontwikkelt hij RSI door een niet-ergonomische werkplek, wat resulteert in langdurend ziekteverzuim. Samengesteld ziekteverzuim treedt op omdat Marks ziekteperiodes binnen vier weken na herstel opnieuw beginnen, waardoor ze bij elkaar worden opgeteld. Dit betekent dat zowel de stressgerelateerde kortdurende verzuimperiodes als de fysieke klachten van RSI samen een continu verzuimtraject vormen. Dit vereist een geïntegreerde aanpak om zowel de psychologische als fysieke aspecten van zijn werkomgeving te verbeteren.

Simultane aanpak

De complexiteit ligt in het simultaan aanpakken van de verschillende oorzaken. De HR-afdeling moet in overleg met de bedrijfsarts en Mark zowel stressmanagement strategieën implementeren als ergonomische werkplekaanpassingen doorvoeren. Tegelijkertijd moet zij zorgvuldig de ziekteperiodes registreren en voldoen aan de administratieve eisen, zoals die van de Wet verbetering poortwachter, om de juiste uitkeringen voor Mark te waarborgen.

Data-analyse en monitoring van ziekteverzuim

Het analyseren van verzuimgegevens kan complex zijn door de noodzaak om grote hoeveelheden data te verzamelen en te interpreteren. Geavanceerde softwaretools kunnen helpen, maar het vereist ook de juiste expertise om de data correct te analyseren en de juiste conclusies te trekken. Specifieke softwaretools zoals Tableau of Power BI kunnen worden gebruikt om data te visualiseren en te analyseren. 

Toename langdurig verzuim

Een juiste analyse van data is belangrijk en wordt benadrukt door actuele ontwikkelingen zoals het langdurige verzuim waarmee steeds meer werkgevers worden geconfronteerd. In 2023 nam het aantal 42e weekmeldingen van jonge werknemers tussen 26 jaar en 35 jaar met 5% toe. Uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA) 2023 blijkt dat jonge werknemers stress ervaren door:

• prestatiedruk;
• financiële onzekerheid;
• sociale druk;
• mantelzorg.

Arbodienst voor data-analyse

Langdurig verzuim kan een echt probleem worden als u niet op tijd de juiste analyse maakt. Weet u hoe het verzuim binnen uw bedrijf of organisatie is verspreid over: 

• kort verzuim(0–7 dagen);
• middellang verzuim(7 dagen-42 dagen);
• langlopend verzuim(42 dagen en langer)? 

U kunt altijd de hulp van een arbodienst inroepen voor data-analyse en monitoring van het ziekteverzuim binnen uw bedrijf of organisatie. De arbodienst biedt ook trainingen aan leidinggevenden met betrekking tot ziekteverzuim. 

Strategieën om samengesteld verzuim aan te pakken

Investeren in preventieve maatregelen zoals ergonomische werkplekken, gezondheidsprogramma's en stressmanagement workshops kan helpen om verzuim te verminderen. Voordelen hiervan kunnen zijn: 

• sterker immuunsysteem;
• minder stress;
• betere fysieke gezondheid;
• verhoogde productiviteit;
• betere onderlinge relaties. 

Vroege interventie en re-integratie

Snelle en passende ondersteuning bij de eerste tekenen van ziekte of stress kan helpen om verzuim te voorkomen. Re-integratieprogramma's voor medewerkers die langdurig afwezig zijn geweest, kunnen de terugkeer naar het werk vergemakkelijken. Een langdurig verzuimende werknemer kostte in 2023 tussen de 60.000 en 80.000 euro’s per jaar berekende verzekeraar A.S.R. Langdurig verzuim neemt toe en dus zijn vroege interventies cruciaal om de kosten van ziekteverzuim in de hand te kunnen houden. 

Communicatie en bewustwording

Open communicatie en bewustwording over gezondheid en welzijn zijn cruciaal. Dit kan door regelmatig workshops en seminars te organiseren over gezondheidsthema's en een cultuur van openheid en steun te bevorderen. 

Betrokkenheid werknemers

Actieve betrokkenheid van medewerkers bij het proces van verzuimreductie is essentieel. Dit kan door middel van:

• betrekken medewerkers bij ontwikkelen van welzijnsprogramma's;
• enquêtes;
• feedbacksessies.

Feedback voor inzichten in de complexiteit van ziekteverzuim

We geven hier een voorbeeld van hoe u feedbacksessies kunt organiseren om zo meer inzicht te krijgen in oorzaken van het ziekteverzuim binnen uw bedrijf of organisatie. 

1- U begint met het uitnodigen van werknemers van verschillende afdelingen om een representatief beeld te krijgen.

2- Laat de feedbacksessie door een ervaren HR-manager leiden in samenwerking met een externe facilitator om een open en veilige omgeving te waarborgen.

Agenda van de feedbacksessie

• Opening en doelstelling:
  • De HR-manager opent de sessie met een uitleg van het doel: het verminderen van verzuim door beter inzicht te krijgen in de oorzaken en door samen oplossingen te bedenken.
  • Moedig werknemers aan om open en eerlijk hun ervaringen te delen.

• Identificatie van verzuimoorzaken:
  • Werknemers delen de belangrijkste redenen voor hun verzuim. Lisa, geeft aan dat haar verzuim vaak te maken heeft met de hoge werkdruk en het gebrek aan flexibele werktijden.
  • Een andere werknemer, Tom, wijst op fysieke klachten door langdurig zitten zonder voldoende pauzes.

• Brainstormsessie voor oplossingen:
  • Deel de werknemers in kleine groepjes in om mogelijke oplossingen te brainstormen.
  • Lisa's groep stelt voor om flexibele werktijden in te voeren en meer mogelijkheden te bieden voor thuiswerken.
  • Tom's groep suggereert de invoering van ergonomische werkplekken en regelmatige verplichte pauzes om even te bewegen.

• Presentatie van voorstellen:
  • De groepjes presenteren hun ideeën aan elkaar. Er wordt een lijst gemaakt van de meest haalbare en effectieve suggesties.
  • Deze ideeën worden door de HR-manager genoteerd en meegenomen voor verdere evaluatie en mogelijke implementatie.

• Afsluiting:
  • De HR-manager bedankt iedereen voor hun bijdrage en legt uit wat de volgende stappen zijn. Er wordt afgesproken dat de resultaten van de sessie binnen twee weken worden teruggekoppeld.
  • Werknemers worden aangemoedigd om ook na de sessie ideeën en feedback te blijven delen via een speciaal ingericht online platform.

Als regelmatige feedbacksessies een vast onderdeel worden van de bedrijfscultuur dan krijgt u beter inzicht in:

• wat er speelt bij werknemers;
• mogelijke risico’s van ziekteverzuim;
• verhouding tussen soorten ziekteverzuim.

Conclusie

De complexiteit van samengesteld verzuim kan ontmoedigend zijn, maar met de juiste benadering kunt u de uitdaging aangaan. Door te investeren in data-analyse, preventieve maatregelen, vroege interventie en effectieve communicatie, kunt u het verzuim in uw organisatie aanzienlijk verminderen. Dit leidt tot een productievere, gelukkigere en gezondere werkomgeving.