Een compleet overzicht van de diverse soorten ziekteverzuim

Op basis van ziekteverzuimcijfers van het CBS blijkt dat er sinds 2022 een dalende trend is in het gemiddelde ziekteverzuim. In het eerste kwartaal van 2022 was het ziekteverzuim nog 6,3 procent, in het eerste kwartaal van 2023 5,7 procent en in het eerste kwartaal van dit jaar, 2024, 5,5 procent. 

Goed nieuws voor werkgevers zult u denken, echter aan deze blijde boodschap kan het één en ander worden afgedongen. De gemiddelde verzuimduur is namelijk langer dan voorheen en wordt vaak veroorzaakt door psychische klachten als gevolg van werkstress. Het is belangrijk om ziekteverzuim in de juiste context te zien en te begrijpen. Om ziekteverzuim beter te begrijpen, bespreken we in deze blog de verschillende soorten verzuim, hoe u deze kunt herkennen en beheren, en welke stappen u kunt nemen bij langdurig verzuim. 

Focus op ziekteverzuim sinds 1945

De latere professor Hans Philipsen beschreef in zijn proefschrift in 1968 hoe na 1945 de focus kwam te liggen op ziekteverzuim in Nederland. Hij beschreef in zijn proefschrift “Afwezigheid wegens ziekte, een onderzoek naar oorzaken van verschillen in ziekteverzuim tussen 83 middelgrote bedrijven" de verschillende soorten verzuim. De bestaande verdeling in "echt ziek" (wit verzuim) en "niet echt ziek" (zwart verzuim) sloot volgens hem niet aan bij de dagelijkse realiteit van het ziekteverzuim. “Immers, in de meerderheid van de ziektegevallen is de patiënt noch ”echt ziek” noch “niet echt ziek", stelde hij. Vervolgens beschreef Philipsen de relatie tussen de noodzaak tot ziekteverzuim, de behoefte om te verzuimen en de verzuimmogelijkheden. Hij kwam tot een verdeling van het ziekteverzuim dat meer aansloot bij de realiteit van werkenden:

• 20% van de werknemers kon onmogelijk aan het werk blijven vanwege gezondheidsklachten. Dit verzuim was legitiem: wit verzuim. 
• 75 % van de werknemers had gezondheidsklachten die niet ernstig genoeg waren om zonder meer te verzuimen. Werknemers konden het werk gedeeltelijk blijven doen, eventueel aangepast of anders geheel andere taken: grijs verzuim. 
• 5% van de gezonde werknemers verzuimde. Volgens Philipsen was er een laag frauduleus of zwart verzuim.  

Diverse soorten ziekteverzuim

Hier volgt een gedetailleerd overzicht van de verschillende soorten ziekteverzuim en hoe deze herkend en beheerd kunnen worden:

Wit verzuim

Wit verzuim treedt op wanneer een van uw werknemers daadwerkelijk ziek is en daardoor niet kan werken. Dit soort verzuim is tegenwoordig verantwoordelijk voor ongeveer 30% van het totale ziekteverzuim binnen een bedrijf of organisatie. Voorbeelden zijn griep, opname in het ziekenhuis of zwangerschap waarbij de werknemer tijdelijk arbeidsongeschikt is en ziekteverlof krijgt.

• Het is belangrijk om een helder beleid te hebben voor het melden van ziekte en het verstrekken van ziekteverlof. Zorg ervoor dat werknemers weten hoe ze zich ziek moeten melden en wat de verwachtingen zijn tijdens hun herstelperiode. 

Grijs verzuim

Bij grijs verzuim is een van uw werknemers weliswaar ziek, maar nog wel in staat om bepaalde taken uit te voeren. Werknemers kiezen in deze situatie om niet op het werk te verschijnen, vaak vanwege
vermoeidheid, of demotivatie, of persoonlijke problemen die hen afleiden van hun werk. Grijs ziekteverzuim kan een indicatie zijn van dieperliggende problemen binnen uw bedrijf of organisatie die aandacht behoeven.

Als werkgever kunt u inschatten of de werknemer nog wel bepaalde taken kan uitvoeren, eventueel met aanpassingen.

• Bespreek met de werknemer welke redenen er zijn voor de afwezigheid. Bespreek daarna welke taken hij of zij nog wel kan uitvoeren. Overweeg aanpassingen aan de werkplek of taken, zoals thuiswerken of lichtere taken, om uw werknemer actief te houden en het verzuim te minimaliseren. U moet een zorgvuldige afweging maken en hierover goed met uw werknemer communiceren om het ziekteverzuim beperkt te houden.

Zwart verzuim

Van zwart verzuim is sprake als een van uw werknemers zich ziek meldt zonder daadwerkelijk ziek te zijn. In de praktijk gebeurt dat als u bijvoorbeeld de verlofaanvraag van uw werknemer afwijst en hij of zij toch vrij wil nemen.

• Aanpakken van zwart verzuim vereist een strikt beleid en een goed verzuimregistratiesysteem. Zorg voor duidelijke communicatie over de consequenties van onterecht ziekmelden en voer regelmatige controles uit. Transparantie en vertrouwen zijn hierbij essentieel.

Roze verzuim

Bij roze verzuim is een werknemer wel aanwezig op het werk, maar presteert niet optimaal. Dit kan komen door te hoge werkdruk, stress of persoonlijke problemen.

• Identificeer signalen van roze verzuim vroegtijdig door regelmatig functioneringsgesprekken te voeren. 
• Bied ondersteuning aan werknemers door middel van coaching, werkdrukverlaging of aanpassingen in de werkomgeving. Het creëren van een open en ondersteunende werkcultuur is hierbij essentieel.

Impact van verzuim en verzuimduur

Het is belangrijk om onderscheid tussen verschillende verzuimtypen te maken op basis van verzuimduur,  omdat de impact ervan varieert en om verschillende en beheerstrategieën vraagt.

Kort verzuim

Kort verzuim duurt minder dan een week en komt vaak voor bij griep of een lichte verkoudheid. Ziekteverzuimcijfers uit 2019 tonen aan dat:

• 16% van alle verzuim 1 dag duurde;
• 59% van alle verzuim niet langer dan 4 dagen duurde.

Zorg voor een eenvoudig proces voor het melden van kort verzuim en houd nauw contact met uw verzuimende werknemer om het herstel te volgen. 

Middellang verzuim

Dit verzuim duurt langer dan een week maar korter dan zes weken, bijvoorbeeld bij ernstige klachten aan het bewegingsapparaat. 

• Maak gebruik van een plan van aanpak om het herstel te ondersteunen. Regelmatige check-ins en eventueel medische begeleiding kunnen helpen bij een sneller herstel. 

Lang verzuim

Langdurig verzuim treedt op wanneer een medewerker langer dan zes weken niet kan werken, bijvoorbeeld door een burn-out. Werkdruk wordt al langer opgegeven als reden voor lang ziekteverzuim volgens het CBS. Bij langdurig verzuim heeft de werkgever specifieke verplichtingen. Dit omvat het opstellen van een plan van aanpak samen met de werknemer in samenspraak met de bedrijfsarts of arbodienst, waarin herstelstappen en re-integratie worden gepland. Een preventiemedewerker kan hierbij ondersteunen.

Plan van aanpak bij langdurig verzuim

Bij langdurig verzuim moet u een aantal verplichte stappen doorlopen:

• Eerste ziekmelding. Zorg voor een duidelijke procedure voor de eerste ziekmelding en documenteer deze goed.
• Probleemanalyse. Voer binnen zes weken een probleemanalyse uit met behulp van een bedrijfsarts.
• Plan van aanpak. Stel samen met uw werknemer een plan van aanpak op, inclusief doelen en acties voor re-integratie en wijs samen een casemanager aan.
• Plan regelmatig evaluaties om de voortgang van het herstel en de effectiviteit van het plan van aanpak te monitoren.
• Dossieropbouw. Houd een volledig dossier bij van alle stappen en communicatie rondom het verzuim en de re-integratie.

Preventiemedewerker

Door één of meerdere preventiemedewerkers aan te stellen kunt u beter grip houden op verzuimrisico’s. In de nieuwe Arbowet zijn de taken van de preventiemedewerker uitgebreid met onder andere een uitbreiding van adviestaken. Advies in de vorm van regelmatige voorlichting en training over veilig en gezond werken is essentieel, wat het bewustzijn en de kennis van uw werknemers vergroot. Deze taak kunt u dus delegeren aan uw preventiemedewerker. Tot slot is het belangrijk om uw beleid en de uitvoering daarvan regelmatig te evalueren en waar nodig bij te stellen, om zo een dynamische aanpak van verzuimbeheer te waarborgen.

Het belang van goed werk

Volgens het WRR-rapport "Het betere werk: De nieuwe maatschappelijke opdracht" is het creëren van goede arbeidsomstandigheden niet alleen een wettelijke verplichting maar ook een maatschappelijke opdracht. Goede werkomstandigheden bevorderen niet alleen de gezondheid en het welzijn van werknemers, maar dragen ook bij aan een hogere productiviteit en betrokkenheid.

Werkgevers worden aangemoedigd om verder te kijken dan minimale wettelijke vereisten en actief te werken aan het verbeteren van de werkcultuur en arbeidsomstandigheden.

Het rapport benadrukt het belang van betekenisvol werk, sociale relaties op de werkvloer en een goede balans tussen werk en privéleven.

Conclusie

Sinds 1945 is er steeds meer aandacht voor ziekteverzuim in Nederland. De huidige onderverdeling van de soorten verzuim gaat terug op het werk van de latere professor Hans Philipsen waarin hij aanknopingspunten geeft voor het effectief beheren van ziekteverzuim. Dit begint met het begrijpen van de verschillende soorten verzuim en de bijbehorende verzuimduur. Door proactief beleid te voeren en duidelijke procedures in te stellen, kunt u niet alleen het verzuim verminderen maar ook een gezonde en productieve werkomgeving bevorderen.

Takeaways

• Begrijp de verschillen tussen wit, grijs, zwart en roze verzuim om gericht te kunnen handelen.

• RI&E: identificeer potentiële risico's binnen uw organisatie en ontwikkel een plan van aanpak om deze aan te pakken.

• Zet preventiemedewerkers in om verzuimrisico's te monitoren en advies te geven over gezond en veilig werken.

• Evalueer en actualiseer uw verzuimbeleid regelmatig om ervoor te zorgen dat het effectief blijft en voldoet aan de huidige wet- en regelgeving.

• Bied ondersteuning aan medewerkers door middel van aanpassingen in hun werkzaamheden, coaching en training om hun welzijn en productiviteit te bevorderen.

• Volg de aanbevelingen van het WRR-rapport om verder te gaan dan minimale wettelijke vereisten en actief bij te dragen aan een gezonde en productieve werkcultuur.