Verzuimmanagement beheer van ziekteverzuim in uw organisatie, hoe?

In 2022 was het gemiddelde ziekteverzuim met 6,3% het hoogste ooit gemeten, meldde het CBS. Het ziekteverzuim is ook in 2023 hoog gebleven, ook al is het gemiddelde ziekteverzuim gedaald naar 4,3%. Als werkgever en HRM wilt u natuurlijk het ziekteverzuim onder controle krijgen om zowel de continuïteit van uw organisatie veilig te stellen, als het welzijn van uw werknemers te bevorderen. Het effectief beheren van verzuim is dus cruciaal voor het behoud van een gezonde werkomgeving en het waarborgen van de productiviteit. In dit blog zullen we dieper ingaan op verzuimmanagement, de impact van ziekteverzuim op uw organisatie en hoe u het ziekteverzuim in uw organisatie kunt beheren. 

Verzuimmanagement grip op ziekteverzuim 

Verzuimmanagement is een gestructureerde aanpak om ziekteverzuim te beheren met als doel om grip te houden op het ziekteverzuim binnen uw organisatie en deze zo veel mogelijk te verminderen. Een effectief verzuimbeleid is niet alleen gericht op het aanpakken van het verzuim zodra het zich voordoet, maar vooral ook op het identificeren en aanpakken van de onderliggende oorzaken van verzuim.

Het belang van een goed verzuimmanagement kan niet worden onderschat; het heeft directe invloed op de productiviteit, de werksfeer, en de financiële gezondheid van uw organisatie. Verzuim en het aanpakken ervan is vaak de verantwoordelijkheid van de afdeling HR binnen bedrijven of, bij afwezigheid hiervan, de werkgever. Tegenwoordig zijn er ook hulpmiddelen, zoals software waarmee verzuim bijgehouden kan worden en geanalyseerd. 

Analyse van ziekteverzuim

Het analyseren van ziekteverzuim is de eerste stap in het ontwikkelen van een effectief verzuimbeleid. Om een goede ziekteverzuimanalyse te maken moet u betrouwbare gegevens en cijfers hebben over het ziekteverzuim binnen uw bedrijf of organisatie. Dat begint altijd met een juiste registratie van ziekteverzuim.

Registratie van ziekteverzuim 

Voordat u een goede analyse kunt maken van ziekteverzuim binnen uw bedrijf of organisatie is het noodzakelijk dat er een betrouwbare registratie is van het ziekteverzuim. U kunt aan de hand van de volgende vragen inzicht krijgen in het lopende registratiebeleid:

• Op welke manieren melden zieke werknemers zich en bij wie? Moeten zij zich telefonisch ziekmelden of volstaat een Whatsapp-bericht? Hoe laat moet een zieke werknemer zich uiterlijk hebben gemeld? 
• Zijn er afspraken over hoe het aanmeldgesprek met de zieke werknemer moet verlopen?
  • Hoe worden afspraken vastgelegd en hoe verloopt het verdere contact?
    • Als er meerdere afdelingen zijn, is er een uniforme manier afgesproken?
• Wat doet u als leidinggevende met de ziekmelding? Slaagt u erin een betrouwbare registratie van de ziekmeldingen te bewerkstelligen? Lukt het u overzicht te houden over de zieke werknemers en het verzuim?

Om een betrouwbare registratie te hebben van het ziekteverzuim binnen uw onderneming is een verzuimregistratiesysteem belangrijk. In dit systeem houdt u in ieder geval bij:

• duur
• frequentie

Door consequent en nauwkeurig de registratie van ziekteverzuim bij te houden, kunt u trends en patronen ontdekken. Valt het ziekteverzuim van een bepaalde afdeling op? Of is het ziekteverzuim regelmatig hoger in dezelfde periode van het jaar, zoals met de jaarlijkse griepgolf? Met deze informatie kunt u beter het ziekteverzuim beheren in uw organisatie en uw verzuimmanagement verfijnen.

Een goede verzuimregistratie is belangrijk, maar u mag niet alles registreren of vragen aan uw verzuimende werknemers. In verband met de bescherming van de privésfeer mag u niet naar de reden van de ziekmelding vragen en ook niet naar de details omtrent een eventuele ziekte of aandoening.

Belangrijke begrippen voor de verzuimanalyse

Ziekteverzuim

Om te weten hoe groot het ziekteverzuim binnen uw organisatie is, neemt u het totale aantal werknemers dat in de afgelopen 12 maanden ziek is geweest en heeft verzuimd en deelt dit aantal door het totale aantal werknemers binnen uw organisatie. Een meer accurate methode is het aantal verzuimde dagen delen door het aantal beschikbare dagen x 100%. 

Ziekteverzuimpercentage

Om het ziekteverzuimpercentage binnen uw organisatie vast te stellen neemt u het totaal aantal verzuimde dagen, deze deelt u door het totale aantal dagen dat werknemers beschikbaar zijn binnen een gemiddelde periode. 

Zieke werknemers / totaal werknemers X 100 = verzuim­percentage

Ziekteverzuimfrequentie 

Als u wilt weten hoe vaak uw werknemers verzuimen vanwege ziekte binnen uw organisatie, dan neemt u het aantal keren dat uw werknemers zich ziekmelden binnen een periode en deelt dat door het totale aantal werknemers binnen uw organisatie. Frequent ziekteverzuim is naast langdurig ziekteverzuim een grote kostenpost voor werkgevers, u dient deze daarom goed in de gaten te houden.

Verzuimduur

Langdurig ziekteverzuim kan verregaande gevolgen hebben voor de continuïteit van uw organisatie of onderneming. Het is daarom belangrijk om de gemiddelde verzuimduur binnen uw organisatie goed in de gaten te houden. Ziektekostenverzekeraar Zilveren Kruis berekende dat een zieke werknemer tussen de 250 euro en 400 euro per dag kost. 

Preventieve maatregelen

Preventie is de sleutel tot het verminderen van ziekteverzuim. Dit kan variëren van het creëren van een gezonde en veilige werkomgeving tot het aanbieden van gezondheids- en welzijnsprogramma’s voor uw werknemers. Preventieve maatregelen kunnen ook trainingen en voorlichting over gezondheid en veiligheid omvatten om werknemers te helpen de risico's te begrijpen en te vermijden.

Re-integratie strategieën

Re-integratie van werknemers na een periode van ziekteverzuim is een belangrijk aspect van verzuimmanagement. Dit vereist een ondersteunende aanpak om ervoor te zorgen dat werknemers succesvol terugkeren naar het werk en hun welzijn wordt behouden.

Digitale hulpmiddelen voor verzuimmanagement

In het digitale tijdperk zijn er tal van hulpmiddelen en software beschikbaar die kunnen helpen bij het monitoren en beheren van ziekteverzuim. Het gebruik van dergelijke hulpmiddelen kan helpen bij het stroomlijnen van processen en het verbeteren van de communicatie tussen HR, leidinggevenden en werknemers.

Conclusie

Effectief verzuimmanagement is essentieel voor het succes en welzijn van uw organisatie. Door een proactieve en gestructureerde aanpak te hanteren, kunt u ziekteverzuim verminderen, de tevredenheid en het welzijn van werknemers verbeteren, en de productiviteit en winstgevendheid van uw organisatie verhogen.

Verzuimmanagement betekent dat een zorgvuldige aanpak, gebaseerd op empathie en analyse, niet alleen uw organisatie ten goede komt, maar ook uw werknemers. Het beheer van ziekteverzuim is niet slechts een technische opgave; het is een diepgaande verkenning van de menselijke ervaring binnen de organisatie, een filosofische zoektocht naar evenwicht en groei. 

Take-aways

• In 2022 bereikte het gemiddelde ziekteverzuim in Nederland het hoogste niveau ooit gemeten, namelijk 6,3%. Dit benadrukt de urgentie van verzuimmanagement als actueel onderwerp.

• Het beheren van ziekteverzuim is van essentieel belang voor werkgevers en HR-managers. Het draagt bij aan de continuïteit van de organisatie en het welzijn van werknemers.

• Verzuimmanagement vereist een gestructureerde aanpak. Het gaat niet alleen om het aanpakken van verzuim wanneer het zich voordoet, maar ook om het identificeren en aanpakken van de onderliggende oorzaken.

• Een effectief verzuimbeleid heeft directe invloed op de productiviteit, werksfeer en financiële gezondheid van een organisatie. Het minimaliseert de kosten en risico's die verband houden met ziekteverzuim.

• Een goede registratie en analyse van ziekteverzuimgegevens zijn cruciaal. Ze helpen bij het identificeren van trends en patronen, wat kan leiden tot verfijning van het verzuimmanagement.

• Het meten van ziekteverzuim omvat het berekenen van het ziekteverzuimpercentage, de frequentie van het ziekteverzuim, en de gemiddelde verzuimduur. Deze cijfers bieden inzicht in de omvang en impact van verzuim.

• Preventie is van vitaal belang om ziekteverzuim te verminderen. Dit omvat het creëren van een gezonde werkomgeving, welzijnsprogramma's, training en voorlichting.

• Het succesvol terugbrengen van werknemers na ziekteverzuim vereist een ondersteunende aanpak. Individuele re-integratieplannen en aanpassingen aan de werkplek zijn essentieel.

• In het digitale tijdperk zijn er diverse hulpmiddelen en software beschikbaar om verzuim te monitoren en beheren. Deze dragen bij aan efficiëntie en communicatie.

• Verzuimmanagement is meer dan een technische taak; het is een diepgaande verkenning van de menselijke ervaring binnen de organisatie. Een zoektocht naar evenwicht en groei.

• Effectief verzuimmanagement zorgt voor een gezonde balans tussen het welzijn van werknemers en het succes van de organisatie. Het komt zowel uw organisatie als uw werknemers ten goede.