Een overzicht van de tijdlijn bij ziekteverzuim

06/01/2025 Verzuim
Een overzicht van de tijdlijn bij ziekteverzuim

Als HR-manager heeft u waarschijnlijk al vaak te maken gehad met ziekteverzuim. De impact is groot: hogere werkdruk voor collega’s, verlies van productiviteit en stijgende kosten. Een effectieve aanpak van verzuim begint met inzicht in het verloop van een verzuimtraject, van de eerste ziekmelding tot volledige re-integratie. Maar hoe zorgt u ervoor dat u elke stap in deze tijdlijn effectief doorloopt, zonder dat u vastloopt in bureaucratie of onnodige vertraging?

In deze blog nemen we u stap voor stap mee door de tijdlijn van een verzuimtraject, inclusief praktische handvatten, juridische verplichtingen volgens de Wet verbetering poortwachter, en slimme tips om het proces te stroomlijnen. Met een goed doordachte aanpak kunt u niet alleen voldoen aan de wettelijke eisen, maar ook langdurig verzuim voorkomen en de betrokkenheid van uw medewerkers vergroten.

1- De ziekmelding: het startpunt van het verzuimtraject

Elke tijdlijn bij ziekteverzuim begint met een ziekmelding. Een medewerker belt en meldt zich ziek, en vanaf dat moment is het van groot belang dat u de juiste stappen zet om grip op het verzuim te houden.

Tips voor een effectieve ziekmelding

  • Stel bij een ziekmelding de juiste vragen en houd rekening met privacyregels.

Bij een ziekmelding mag u alleen vragen stellen die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de verdere werkzaamheden en uw verplichting tot loondoorbetaling. Vraag bijvoorbeeld:

Let op: u mag geen medische details vragen, zoals de aard van de klachten. Dit is in strijd met de privacywetgeving (AVG).

Empathie smeermiddel in elke organisatie 

Een onderzoek onder gemeentelijke medewerkers laat zien dat leidinggevenden die rekening houden met de behoeften van hun medewerkers, zoals de behoefte aan zelfstandigheid en verbondenheid, kunnen helpen om ziekteverzuim te verminderen. Werknemers die zich gesteund voelen door hun leidinggevende, ervaren meer tevredenheid op het werk, wat ervoor zorgt dat ze minder vaak ziek zijn. Het onderzoek suggereert dat dit type leiderschap kan bijdragen aan een gezondere werkomgeving en het risico op langdurig verzuim verlaagt.

2- Probleemanalyse en Plan van aanpak: binnen acht weken na ziekmelding

Volgens de Wet verbetering poortwachter moet de bedrijfsarts uiterlijk in de zesde week van het verzuim een probleemanalyse opstellen. Hierin wordt beschreven wat de medische beperkingen zijn van de medewerker en welke mogelijkheden er zijn voor terugkeer naar werk. Binnen twee weken na de probleemanalyse moet er een Plan van aanpak klaar zijn. Hiermee blijft u binnen de termijn van acht weken na de eerste ziekmelding.

Uw rol als HR-manager:

Samen met de leidinggevende en de medewerker maakt u binnen twee weken nadat de bedrijfsarts de probleemanalyse heeft opgesteld, een Plan van aanpak. Dit plan beschrijft:

  • de re-integratiedoelen: wat is het einddoel van de re-integratie? Volledige terugkeer naar de oude functie of (tijdelijk) aangepast werk;
  • de afspraken: wie doet wat, en wanneer;
  • de evaluatiemomenten: plan periodieke evaluaties in om het proces bij te sturen waar nodig.

Tip: gebruik een gestandaardiseerd format voor het Plan van aanpak om ervoor te zorgen dat u niets over het hoofd ziet en altijd voldoet aan de wettelijke eisen.

3- De eerste 6 weken: actieve begeleiding en contact houden

De eerste zes weken van ziekteverzuim zijn cruciaal. In deze periode is de kans het grootst dat een medewerker weer terugkeert naar werk. Door actief contact te houden en betrokken te blijven, kunt u dit proces versnellen.

Zo blijft u betrokken:

Betrek de leidinggevende: de direct leidinggevende speelt een cruciale rol in de terugkeer naar werk. Zorg dat hij of zij goed op de hoogte is van het Plan van aanpak en de voortgang.

Besparen op uw verzuimkosten?

Grip op ziekteverzuim start met inzicht in verzuim en een adequaat verzuimbeleid. Ontvang daarom geheel vrijblijvend een rapport van uw verzuimkosten en het bespaarpotentieel op uw ziekteverzuimkosten.
vraag nu uw rapport aan

Belemmeringen in de praktijk

Onderzoek laat zien dat direkt leidinggevenden tijdens het re-integratieproces van werknemers tegen verschillende uitdagingen aanlopen. Ze geven aan dat ze vooral behoefte hebben aan voldoende middelen, zoals tijd en budget, en aan kennis over het begeleiden van zieke medewerkers en het toepassen van beleid. 

Een belangrijk knelpunt is de financiering van werkaanpassingen: onduidelijkheid over wie de kosten draagt of uit welk budget dit betaald moet worden, belemmert een soepel verloop van het proces. Ook tijdgebrek speelt een rol, aangezien leidinggevenden veel andere taken hebben naast de begeleiding van zieke medewerkers

Daarnaast ervaren zij vaak te weinig ondersteuning van hun eigen leidinggevenden en de HR-afdeling, terwijl deze hulp essentieel wordt geacht om het re-integratieproces goed te laten verlopen. 

Inschakelen Arbodienst

Een arbodienst kan een sleutelrol spelen in het ondersteunen van direct-leidinggevenden tijdens het re-integratieproces. Door het bieden van deskundig advies en praktische begeleiding, zoals het inzetten van bedrijfsartsen en re-integratieadviseurs, helpt de arbodienst om het proces soepeler en sneller te laten verlopen. Dit verlaagt de werkdruk van leidinggevenden en geeft hen meer vertrouwen bij het nemen van beslissingen rondom werkhervatting en werkaanpassingen. 

Verder kan de arbodienst fungeren als schakel tussen leidinggevenden en de HR-afdeling, wat zorgt voor een betere coördinatie en duidelijke taakverdeling. Hierdoor krijgen leidinggevenden de ondersteuning die ze nodig hebben om hun medewerkers effectief te begeleiden. Met deze hulp kunnen ze zich richten op hun kerntaken, terwijl het re-integratieproces gestructureerd en zonder onnodige vertraging verloopt.

4- Zes weken na Plan van aanpak: evalueren en bijsturen

Zes weken na het schrijven van het Plan van aanpak vindt een evaluatie plaats. Samen met de medewerker, de leidinggevende en de bedrijfsarts bespreekt u de voortgang en past u het Plan van aanpak aan indien nodig. Blijkt dat de re-integratie moeilijker verloopt dan verwacht? Dan kunt u ervoor kiezen om externe ondersteuning in te schakelen, zoals een arbeidsdeskundige van de arbodienst.

Checklist voor de evaluatie:

5- Na 42 weken: voorbereiden op de eerstejaarsevaluatie

Na 42 weken verzuim bent u wettelijk verplicht om samen met de medewerker en de bedrijfsarts een eerstejaarsevaluatie te maken. Dit verslag moet u indienen bij het UWV als het verzuim doorloopt tot het tweede ziektejaar. De evaluatie beschrijft de voortgang van het re-integratietraject en de stappen die nog gezet moeten worden. Let op: Het UWV beoordeelt aan de hand van deze evaluatie of u als werkgever voldoende inspanningen hebt geleverd om de medewerker te laten re-integreren. Onvoldoende inspanningen kunnen leiden tot een loonsanctie, waarbij u het loon van de medewerker langer moet doorbetalen.

6- Na één jaar: re-integratie of WIA-aanvraag

Als de medewerker na één jaar nog steeds niet volledig kan werken, wordt het belangrijk om vooruit te kijken naar de mogelijkheden voor het tweede jaar. Blijft re-integratie in eigen werk mogelijk, of moet er gekeken worden naar andere functies binnen of buiten de organisatie?

Bij blijvend verzuim kan de medewerker tegen het einde van het tweede ziektejaar een WIA-aanvraag doen bij het UWV.

Hoe voorkomt u langdurig verzuim?

Een goed inzicht in de tijdlijn van het ziekteverzuimtraject is essentieel, maar nog belangrijker is een preventieve aanpak waarmee u langdurig verzuim voorkomt. Hier komen gedragsprincipes zoals nudging en framing opnieuw van pas. Denk bijvoorbeeld aan:

Door gezondheid centraal te stellen en snel te handelen bij de eerste signalen van verzuim, creëert u een gezonde werkcultuur en verlaagt u de verzuimkosten aanzienlijk.

Een goed inzicht in de tijdlijn bij ziekteverzuim en tijdige ondersteuning van de arbodienst helpt om het proces soepeler en sneller te laten verlopen, zonder onnodige vertraging.

Conclusie

Een goed inzicht in de tijdlijn bij ziekteverzuim, van ziekmelding tot volledige re-integratie,  helpt u als HR-manager om verzuim effectief te beheersen en vertraging te voorkomen. Door tijdig de juiste professionals, zoals een bedrijfsarts of arbodienst, in te schakelen en actief betrokken te blijven, zorgt u voor een gestructureerd en soepel proces. Daarnaast draagt empathisch leiderschap bij aan een snellere terugkeer van medewerkers en verhoogde betrokkenheid.

Tot slot is preventie onmisbaar: met een gezonde werkcultuur en slimme gedragsprincipes zoals nudging en framing kunt u langdurig verzuim voorkomen en verzuimkosten aanzienlijk verlagen. Zo bouwt u aan een organisatie waarin medewerkers gezond en gemotiveerd aan het werk blijven.

 

Take aways

  • Inzicht in het verzuimproces helpt u om elke stap effectief te doorlopen en onnodige vertraging te voorkomen.
  • Volg de Wet verbetering poortwachter nauwkeurig om loonsancties te voorkomen en uw verplichtingen na te komen.
  • Goede communicatie verlaagt langdurig verzuim, met een empathische houding en regelmatig contact.
  • Gebruik nudging en framing om gezond gedrag te stimuleren en langdurig verzuim te voorkomen.
  • Betrek de juiste professionals, zoals de bedrijfsarts en leidinggevende, voor een effectief re-integratietraject.
  • Maak gebruik van technologie om gezond gedrag te bevorderen en risico’s vroegtijdig te signaleren.
  • Een sterk Plan van aanpak geeft richting aan het re-integratietraject en zorgt voor duidelijkheid.
  • Plan regelmatige evaluaties om de voortgang te bewaken en het proces bij te sturen.
  • Werk samen met een arbodienstverlener voor professionele ondersteuning en lagere verzuimkosten.

Misschien ook interessant

Een overzicht van de tijdlijn bij ziekteverzuim
Als HR-manager heeft u waarschijnlijk al vaak te maken gehad met ziekteverzuim. De impact is groot: hogere werkdruk voor collega’s, verlies van productiviteit en stijgende kosten. Een effectieve aanpak van verzuim begint met inzicht in het verloop van een verzuimtraject, van de eerste ziekmelding tot volledige re-integratie. Maar hoe zorgt u ervoor dat u elke stap in deze tijdlijn effectief doorloopt, zonder dat u vastloopt in bureaucratie of onnodige vertraging? In deze blog nemen we u stap voor stap mee door de tijdlijn van een verzuimtraject, inclusief praktische handvatten, juridische verplichtingen volgens de Wet verbetering poortwachter, en slimme tips om het proces te stroomlijnen. Met een goed doordachte aanpak kunt u niet alleen voldoen aan de wettelijke eisen, maar ook langdurig verzuim voorkomen en de betrokkenheid van uw medewerkers vergroten.
Handvatten voor het ontwikkelen van effectief ziekteverzuimbeleid
Een effectief ziekteverzuimbeleid draait niet alleen om protocollen en regels, maar vooral om inzicht in menselijk gedrag en de subtiele manieren waarop u dit positief kunt beïnvloeden. Veel HR-managers, met jarenlange ervaring in verzuim en re-integratie, herkennen dat hoog verzuim leidt tot oplopende kosten, extra werkdruk en een negatieve impact op de werkcultuur. Dit in tegenstelling tot pakweg 10 jaar geleden. Met de principes uit de gedragseconomie kunt u medewerkers helpen gezondere keuzes te maken, zonder dat u ingrijpende (of dure) maatregelen hoeft te treffen. In deze blog leert u hoe u gedragseconomie integreert in uw ziekteverzuimbeleid, met concrete praktijkvoorbeelden, aandacht voor wet- en regelgeving en tips voor casemanagement en re-integratie. We noemen dit een vernieuwende aanpak omdat het verder gaat dan traditionele verzuimregistratie: u pakt de oorzaken aan die ten grondslag liggen aan (langdurige) uitval.
Verzuimpreventie voor MKB-bedrijven
Verzuimpreventie voor MKB-bedrijven Ziekteverzuim raakt uw MKB-bedrijf harder dan u denkt. Met elke ziekmelding lopen de kosten op, neemt de werkdruk toe en kan de continuïteit in gevaar komen. Een zieke werknemer betekent niet alleen directe loonkosten, maar vaak ook een flinke impact op de bedrijfsvoering en het team. Waar grote bedrijven uitgebreide HR-afdelingen hebben om verzuim aan te pakken, ontbreekt het kleinere bedrijven vaak aan de tijd, middelen of kennis om preventieve maatregelen structureel door te voeren. Toch is verzuimpreventie juist voor het MKB essentieel. Hoe kunt u als ondernemer ziekteverzuim voorkomen, de productiviteit verhogen en een gezonde werkcultuur creëren? In dit blog vindt u praktische, concrete tips en tools om als MKB-bedrijf effectief werk te maken van verzuimpreventie.