Een overzicht van de tijdlijn bij ziekteverzuim

Als HR-manager heeft u waarschijnlijk al vaak te maken gehad met ziekteverzuim. De impact is groot: hogere werkdruk voor collega’s, verlies van productiviteit en stijgende kosten. Een effectieve aanpak van verzuim begint met inzicht in het verloop van een verzuimtraject, van de eerste ziekmelding tot volledige re-integratie. Maar hoe zorgt u ervoor dat u elke stap in deze tijdlijn effectief doorloopt, zonder dat u vastloopt in bureaucratie of onnodige vertraging?
In deze blog nemen we u stap voor stap mee door de tijdlijn van een verzuimtraject, inclusief praktische handvatten, juridische verplichtingen volgens de Wet verbetering poortwachter, en slimme tips om het proces te stroomlijnen. Met een goed doordachte aanpak kunt u niet alleen voldoen aan de wettelijke eisen, maar ook langdurig verzuim voorkomen en de betrokkenheid van uw medewerkers vergroten.
1- De ziekmelding: het startpunt van het verzuimtraject
Elke tijdlijn bij ziekteverzuim begint met een ziekmelding. Een medewerker belt en meldt zich ziek, en vanaf dat moment is het van groot belang dat u de juiste stappen zet om grip op het verzuim te houden.
Tips voor een effectieve ziekmelding
- Stel bij een ziekmelding de juiste vragen en houd rekening met privacyregels.
Bij een ziekmelding mag u alleen vragen stellen die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de verdere werkzaamheden en uw verplichting tot loondoorbetaling. Vraag bijvoorbeeld:
- hoe lang uw medewerker verwacht ziek te zijn;
- welke lopende taken en afspraken moeten worden overgenomen;
- of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval of een verkeersongeval waarbij de kosten mogelijk verhaald kunnen worden op de veroorzaker.
Let op: u mag geen medische details vragen, zoals de aard van de klachten. Dit is in strijd met de privacywetgeving (AVG).
- Toon begrip:
- een empathische houding bij de ziekmelding is belangrijk. Medewerkers die zich gesteund voelen, keren sneller terug. Door begrip te tonen en actief te luisteren, vermindert u weerstand en stress.
- Verwijs direct naar de bedrijfsarts:
- voor medische beoordeling en advies over de re-integratie is de bedrijfsarts essentieel. Door deze direct in te schakelen, voldoet u aan de wettelijke vereisten en krijgt u snel een juiste inschatting van de situatie.
Empathie smeermiddel in elke organisatie
Een onderzoek onder gemeentelijke medewerkers laat zien dat leidinggevenden die rekening houden met de behoeften van hun medewerkers, zoals de behoefte aan zelfstandigheid en verbondenheid, kunnen helpen om ziekteverzuim te verminderen. Werknemers die zich gesteund voelen door hun leidinggevende, ervaren meer tevredenheid op het werk, wat ervoor zorgt dat ze minder vaak ziek zijn. Het onderzoek suggereert dat dit type leiderschap kan bijdragen aan een gezondere werkomgeving en het risico op langdurig verzuim verlaagt.
2- Probleemanalyse en Plan van aanpak: binnen acht weken na ziekmelding
Volgens de Wet verbetering poortwachter moet de bedrijfsarts uiterlijk in de zesde week van het verzuim een probleemanalyse opstellen. Hierin wordt beschreven wat de medische beperkingen zijn van de medewerker en welke mogelijkheden er zijn voor terugkeer naar werk. Binnen twee weken na de probleemanalyse moet er een Plan van aanpak klaar zijn. Hiermee blijft u binnen de termijn van acht weken na de eerste ziekmelding.
Uw rol als HR-manager:
Samen met de leidinggevende en de medewerker maakt u binnen twee weken nadat de bedrijfsarts de probleemanalyse heeft opgesteld, een Plan van aanpak. Dit plan beschrijft:
- de re-integratiedoelen: wat is het einddoel van de re-integratie? Volledige terugkeer naar de oude functie of (tijdelijk) aangepast werk;
- de afspraken: wie doet wat, en wanneer;
- de evaluatiemomenten: plan periodieke evaluaties in om het proces bij te sturen waar nodig.
Tip: gebruik een gestandaardiseerd format voor het Plan van aanpak om ervoor te zorgen dat u niets over het hoofd ziet en altijd voldoet aan de wettelijke eisen.
3- De eerste 6 weken: actieve begeleiding en contact houden
De eerste zes weken van ziekteverzuim zijn cruciaal. In deze periode is de kans het grootst dat een medewerker weer terugkeert naar werk. Door actief contact te houden en betrokken te blijven, kunt u dit proces versnellen.
Zo blijft u betrokken:
- frequent contact: zorg dat er regelmatig contactmomenten zijn, maar houd rekening met de belastbaarheid van de medewerker en zijn of haar privacy;
- aangepaste werkzaamheden: kijk samen met de medewerker naar mogelijkheden voor aangepaste taken of deeltijdwerk om geleidelijk weer aan de slag te gaan.
Besparen op uw verzuimkosten?
.jpg?1736441559=)
.jpg?1736441559=)
Belemmeringen in de praktijk
Onderzoek laat zien dat direkt leidinggevenden tijdens het re-integratieproces van werknemers tegen verschillende uitdagingen aanlopen. Ze geven aan dat ze vooral behoefte hebben aan voldoende middelen, zoals tijd en budget, en aan kennis over het begeleiden van zieke medewerkers en het toepassen van beleid.
Een belangrijk knelpunt is de financiering van werkaanpassingen: onduidelijkheid over wie de kosten draagt of uit welk budget dit betaald moet worden, belemmert een soepel verloop van het proces. Ook tijdgebrek speelt een rol, aangezien leidinggevenden veel andere taken hebben naast de begeleiding van zieke medewerkers.
Daarnaast ervaren zij vaak te weinig ondersteuning van hun eigen leidinggevenden en de HR-afdeling, terwijl deze hulp essentieel wordt geacht om het re-integratieproces goed te laten verlopen.
Inschakelen Arbodienst
Een arbodienst kan een sleutelrol spelen in het ondersteunen van direct-leidinggevenden tijdens het re-integratieproces. Door het bieden van deskundig advies en praktische begeleiding, zoals het inzetten van bedrijfsartsen en re-integratieadviseurs, helpt de arbodienst om het proces soepeler en sneller te laten verlopen. Dit verlaagt de werkdruk van leidinggevenden en geeft hen meer vertrouwen bij het nemen van beslissingen rondom werkhervatting en werkaanpassingen.
Verder kan de arbodienst fungeren als schakel tussen leidinggevenden en de HR-afdeling, wat zorgt voor een betere coördinatie en duidelijke taakverdeling. Hierdoor krijgen leidinggevenden de ondersteuning die ze nodig hebben om hun medewerkers effectief te begeleiden. Met deze hulp kunnen ze zich richten op hun kerntaken, terwijl het re-integratieproces gestructureerd en zonder onnodige vertraging verloopt.
4- Zes weken na Plan van aanpak: evalueren en bijsturen
Zes weken na het schrijven van het Plan van aanpak vindt een evaluatie plaats. Samen met de medewerker, de leidinggevende en de bedrijfsarts bespreekt u de voortgang en past u het Plan van aanpak aan indien nodig. Blijkt dat de re-integratie moeilijker verloopt dan verwacht? Dan kunt u ervoor kiezen om externe ondersteuning in te schakelen, zoals een arbeidsdeskundige van de arbodienst.
Checklist voor de evaluatie:
- is de medewerker nog steeds ziek, of zijn er mogelijkheden voor gedeeltelijke terugkeer;
- zijn er aanpassingen nodig aan de werkplek of de taken;
- is aanvullende ondersteuning nodig, zoals een re-integratiecoach of fysiotherapeut?
5- Na 42 weken: voorbereiden op de eerstejaarsevaluatie
Na 42 weken verzuim bent u wettelijk verplicht om samen met de medewerker en de bedrijfsarts een eerstejaarsevaluatie te maken. Dit verslag moet u indienen bij het UWV als het verzuim doorloopt tot het tweede ziektejaar. De evaluatie beschrijft de voortgang van het re-integratietraject en de stappen die nog gezet moeten worden. Let op: Het UWV beoordeelt aan de hand van deze evaluatie of u als werkgever voldoende inspanningen hebt geleverd om de medewerker te laten re-integreren. Onvoldoende inspanningen kunnen leiden tot een loonsanctie, waarbij u het loon van de medewerker langer moet doorbetalen.
6- Na één jaar: re-integratie of WIA-aanvraag
Als de medewerker na één jaar nog steeds niet volledig kan werken, wordt het belangrijk om vooruit te kijken naar de mogelijkheden voor het tweede jaar. Blijft re-integratie in eigen werk mogelijk, of moet er gekeken worden naar andere functies binnen of buiten de organisatie?
Bij blijvend verzuim kan de medewerker tegen het einde van het tweede ziektejaar een WIA-aanvraag doen bij het UWV.
Hoe voorkomt u langdurig verzuim?
Een goed inzicht in de tijdlijn van het ziekteverzuimtraject is essentieel, maar nog belangrijker is een preventieve aanpak waarmee u langdurig verzuim voorkomt. Hier komen gedragsprincipes zoals nudging en framing opnieuw van pas. Denk bijvoorbeeld aan:
- “nudging”: maak gezond gedrag eenvoudiger en vanzelfsprekender, bijvoorbeeld door wandelvergaderingen te promoten of gezonde lunches aan te bieden.
- “framing”: communiceer de voordelen van preventieve gezondheidschecks en re-integratietrajecten op een positieve manier.
Door gezondheid centraal te stellen en snel te handelen bij de eerste signalen van verzuim, creëert u een gezonde werkcultuur en verlaagt u de verzuimkosten aanzienlijk.
Een goed inzicht in de tijdlijn bij ziekteverzuim en tijdige ondersteuning van de arbodienst helpt om het proces soepeler en sneller te laten verlopen, zonder onnodige vertraging.
Conclusie
Een goed inzicht in de tijdlijn bij ziekteverzuim, van ziekmelding tot volledige re-integratie, helpt u als HR-manager om verzuim effectief te beheersen en vertraging te voorkomen. Door tijdig de juiste professionals, zoals een bedrijfsarts of arbodienst, in te schakelen en actief betrokken te blijven, zorgt u voor een gestructureerd en soepel proces. Daarnaast draagt empathisch leiderschap bij aan een snellere terugkeer van medewerkers en verhoogde betrokkenheid.
Tot slot is preventie onmisbaar: met een gezonde werkcultuur en slimme gedragsprincipes zoals nudging en framing kunt u langdurig verzuim voorkomen en verzuimkosten aanzienlijk verlagen. Zo bouwt u aan een organisatie waarin medewerkers gezond en gemotiveerd aan het werk blijven.
Take aways
- Inzicht in het verzuimproces helpt u om elke stap effectief te doorlopen en onnodige vertraging te voorkomen.
- Volg de Wet verbetering poortwachter nauwkeurig om loonsancties te voorkomen en uw verplichtingen na te komen.
- Goede communicatie verlaagt langdurig verzuim, met een empathische houding en regelmatig contact.
- Gebruik nudging en framing om gezond gedrag te stimuleren en langdurig verzuim te voorkomen.
- Betrek de juiste professionals, zoals de bedrijfsarts en leidinggevende, voor een effectief re-integratietraject.
- Maak gebruik van technologie om gezond gedrag te bevorderen en risico’s vroegtijdig te signaleren.
- Een sterk Plan van aanpak geeft richting aan het re-integratietraject en zorgt voor duidelijkheid.
- Plan regelmatige evaluaties om de voortgang te bewaken en het proces bij te sturen.
- Werk samen met een arbodienstverlener voor professionele ondersteuning en lagere verzuimkosten.
Misschien ook interessant


