Effectief omgaan met doorlopend ziekteverzuim

Effectief omgaan met doorlopend ziekteverzuim begint met het identificeren van oorzaken en de analyse ervan, waarna u kunt overgaan tot het implementeren van oplossingen die een blijvende impact hebben. Wat gebeurt er wanneer ziekteverzuim geen incidenteel probleem is, maar een doorlopend patroon wordt? Het beheersen van doorlopend ziekteverzuim is niet alleen essentieel voor het waarborgen van de productiviteit, maar ook voor het behoud van een gezonde werkcultuur. Uiteindelijk voorkomt u hiermee dat u broodnodige werknemers moet ontslaan. In dit blog bespreken we hoe u effectief kunt omgaan met doorlopend ziekteverzuim, van het identificeren van oorzaken tot het implementeren van oplossingen met een blijvende impact. 

Wat is doorlopend ziekteverzuim?

Doorlopend ziekteverzuim verwijst naar herhaaldelijk kortdurend verzuim of langdurige afwezigheid van werknemers, vaak zonder dat er een duidelijke medische oorzaak is. Dit type verzuim kan zich voordoen wanneer een werknemer binnen een korte periode meerdere keren ziek wordt, waardoor een keten van verzuimgevallen ontstaat. Volgens de richtlijnen is er sprake van doorlopend verzuim als er binnen 28 dagen na een verzuimmelding een nieuwe melding plaatsvindt, waarbij de eerdere verzuimmelding al afgesloten is. Dit kan voortkomen uit fysieke of mentale gezondheidsproblemen, maar het kan ook te maken hebben met werkdruk, gebrek aan motivatie, of een ongezonde werkcultuur.

Keten van verzuim

Bij de verwerking van doorlopend verzuim is het belangrijk om de keten van verzuimperioden goed in de gaten te houden. In HR-systemen zoals “Profit” bijvoorbeeld, zal bij een opeenvolging van verzuimmeldingen automatisch het veld "doorlopend verzuim" worden aangevinkt, wat helpt bij het monitoren van de totale verzuimduur. Echter, er zijn situaties waarin dit veld handmatig moet worden aangevinkt, zoals bij zwangerschapsverlof dat aansluit op een eerdere verzuimperiode. Bij een zwangere medewerkster die voor en na haar zwangerschaps- en bevallingsuitkering ziek is door dezelfde oorzaak moeten de ziekteperiodes worden opgeteld. Doorlopend ziekteverzuim dwingt u niet alleen om alert te zijn maar is ook kostbaar voor de organisatie en kan de moraal van het team negatief beïnvloeden.

Waarom is doorlopend ziekteverzuim een probleem?

Stelt u zich voor dat een van uw beste werknemers regelmatig ziek is, soms voor een dag of twee, soms voor langere periodes. Elke keer als ze terugkeren, blijft er werk liggen, wat extra druk legt op het team. Collega’s raken gefrustreerd omdat ze constant moeten inspringen, en de werknemer in kwestie voelt zich mogelijk schuldig of gestrest over de situatie. Hierdoor kan een vicieuze cirkel ontstaan waarin het verzuim alleen maar toeneemt. Daarnaast toont een voorbeeld aan hoe doorlopend verzuim ook administratieve complexiteit met zich mee kan brengen. 

Stel dat een werknemer in januari meerdere keren kort ziek is, bijvoorbeeld van 6 tot 13 januari en vervolgens weer van 20 tot 21 januari. Hoewel deze tweede periode op papier slechts twee dagen duurt, kunnen HR administratieprogramma’s berekenen dat de gesimuleerde startdatum van dit tweede verzuim eigenlijk teruggaat naar 12 januari, door de voorgaande acht dagen verzuim mee te rekenen. Dit illustreert hoe belangrijk het is om verzuimgegevens nauwkeurig bij te houden en doorlopend verzuim tijdig te identificeren. Het financiële plaatje is ook significant. Volgens het trendrapport van verzekeraar Nationale Nederlanden kostte ziekteverzuim de Nederlandse economie in 2023 maar liefst € 23,3 miljard. 

• Ziekteverzuim kost per dag per werknemer tot 405 euro;
• Er verzuimden 8 miljoen werknemers;
• De gemiddelde verzuimduur was 8,2 dagen per werknemer. 

Langdurig en doorlopend verzuim zorgt voor extra kosten door vervanging, productiviteitsverlies en mogelijke overuren voor andere werknemers. Het is dus belangrijk om snel in te grijpen wanneer ziekteverzuim een doorlopend karakter begint te krijgen.

Het verhaal van Marlies

Laten we het verhaal van Marlies, een HR-manager bij een restaurantketen als voorbeeld nemen. Marlies merkte dat één van haar teamleden, Tim, steeds vaker afwezig was. Wat begon met een dag hier en daar, groeide uit tot wekenlange periodes van afwezigheid. Tim was een getalenteerde werknemer, maar zijn doorlopend verzuim begon invloed te hebben op de deadlines en de motivatie van zijn collega's.

Marlies besloot in te grijpen. Ze plande een open en vertrouwelijk gesprek met Tim om de situatie te bespreken. Tijdens het gesprek ontdekte ze dat Tim niet alleen worstelde met stress op het werk, maar ook met persoonlijke problemen thuis. Bovendien zag Marlies in het systeem dat Tims verzuim onder de categorie doorlopend verzuim viel, wat betekende dat ze extra aandacht moest geven aan het monitoren van zijn verzuimpatronen.

Marlies werkte samen met Tim om een plan te maken dat flexibiliteit bood in zijn werktijden en toegang gaf tot professionele hulp. Door actief te luisteren en ondersteuning te bieden, kon Tim geleidelijk zijn werk hervatten en verminderde zijn verzuim aanzienlijk. Dit leidde tot een verbeterde werksfeer en een hernieuwde motivatie in het team.

Strategieën voor het beheersen van doorlopend ziekteverzuim

Vroegtijdige signalering en interventie

Het is belangrijk om signalen van doorlopend ziekteverzuim vroegtijdig te herkennen. Let op patronen zoals herhaaldelijk kortdurend verzuim of werknemers die steeds vaker ziekteverlof opnemen. Zodra u dit signaleert, is het belangrijk om snel in gesprek te gaan met de betreffende werknemer. Een open en niet-oordelende benadering kan ervoor zorgen dat werknemers zich veilig voelen om hun problemen te delen.

Analyse verzuimoorzaken

Doorlopend ziekteverzuim is vaak een symptoom van een dieperliggend probleem. Het kan gaan om stress, werkdruk, een ongezonde werkomgeving, of persoonlijke problemen. Door een grondige analyse uit te voeren, kunt u de onderliggende oorzaken achterhalen. Dit kan door te kijken naar werkprocessen, de werk-privé balans, of de bedrijfscultuur. Het nauwkeurig bijhouden van verzuimgegevens, inclusief doorlopend verzuim, kan helpen om patronen te herkennen en tijdig in te grijpen.

Flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden

Flexibiliteit is een krachtig instrument om in te zetten bij doorlopend verzuim. Overweeg om werknemers die herhaaldelijk verzuimen de mogelijkheid te bieden om flexibele werktijden of thuiswerkmogelijkheden te benutten. Dit kan helpen om stress te verminderen en een betere balans tussen werk en privéleven te bevorderen, wat uiteindelijk kan leiden tot minder verzuim.

Gezonde werkomgeving

Een gezonde werkomgeving is essentieel om doorlopend ziekteverzuim te verminderen. Zorg voor ergonomisch verantwoorde werkplekken, voldoende pauzes, en een goede balans tussen werk en rust. Denk ook aan de mentale gezondheid van werknemers: bied bijvoorbeeld toegang tot bedrijfsmaatschappelijk werk of trainingen in stressmanagement.

Communicatie en ondersteuning

Regelmatige communicatie met het team is cruciaal. Door open kanalen te houden voor feedback en ondersteuning, kunnen problemen vaak in een vroeg stadium worden opgelost. Bied daarnaast ondersteuning waar nodig, zoals toegang tot psychologische hulp, coaching, of trainingen om werknemers te helpen beter om te gaan met stress en werkdruk.

Monitor verzuimpatronen

Gebruik software om verzuimpatronen te monitoren en analyseer de data om trends en potentiële problemen te identificeren. Dit stelt u in staat om proactief te handelen en op maat gemaakte oplossingen te bieden aan werknemers die herhaaldelijk verzuimen. Het bijhouden van doorlopend verzuim via systemen zoals Profit kan helpen om de totale verzuimduur nauwkeurig te berekenen en de juiste interventies in te zetten.

Conclusie

Doorlopend ziekteverzuim kan een grote uitdaging vormen voor elke organisatie, maar door de juiste strategieën toe te passen, kunt u niet alleen het verzuim verminderen, maar ook de algehele werkcultuur verbeteren. Zoals het verhaal van Marlies en Tim laat zien, is het belangrijk om niet alleen te focussen op de symptomen, maar ook op de oorzaken van verzuim. Door vroegtijdige interventie, flexibiliteit, en een ondersteunende werkomgeving te bieden, kunt u een gezonde en productieve werkomgeving creëren waarin medewerkers zich gewaardeerd en gesteund voelen.

Take aways

• Doorlopend ziekteverzuim, waarbij werknemers herhaaldelijk kort of langdurig afwezig zijn, kan wijzen op onderliggende problemen.
• Werkdruk, een ongezonde werkcultuur, en persoonlijke problemen zijn vaak de oorzaken van doorlopend ziekteverzuim.
• Dit type verzuim leidt tot hogere kosten, verminderde productiviteit en een negatieve invloed op het team.
• Het is essentieel om verzuim nauwkeurig te registreren met systemen zoals Profit voor effectief verzuimbeheer.
• Door verzuimregistratie goed te monitoren, kunnen problemen met verzuimketens worden voorkomen.
• Vroegtijdige signalering, grondige oorzaakanalyse en flexibele werkopties helpen bij het beheersen van doorlopend verzuim.
• Een gezonde, ergonomisch verantwoorde werkomgeving draagt bij aan het verminderen van doorlopend ziekteverzuim.
• Het gebruik van software om verzuimpatronen te monitoren maakt proactieve en op maat gemaakte oplossingen mogelijk.
• Het verhaal van Marlies en Tim laat zien hoe empathie en gerichte HR-interventies doorlopend verzuim kunnen verminderen.
• Door strategische interventies toe te passen, kunnen organisaties doorlopend ziekteverzuim verminderen en tegelijkertijd de werkcultuur en productiviteit verbeteren.