Ziekteverzuim dossiers. Richtlijnen met betrekking tot bewaartermijnen

Adequaat beheer van ziekteverzuim dossiers is essentieel binnen uw organisatie. Het gaat niet alleen om naleving van de wet, maar ook om het waarborgen van een gestroomlijnde bedrijfsvoering en het bieden van optimale ondersteuning aan uw werknemers. In deze blog delen we de belangrijkste richtlijnen en tips voor het correct bewaren van ziekteverzuim dossiers, zodat u uw HR-processen kunt optimaliseren.

Welke informatie neemt u op in ziekteverzuim dossiers?

Voor het opstellen van ziekteverzuim dossiers bent u afhankelijk van de informatie van de bedrijfsarts of de arbodienst waar u een contract mee heeft. Het opstellen van een ziekteverzuim dossier als een werknemer zich ziek meldt, is een wettelijke verplichting die voortvloeit uit de Wet verbetering poortwachter(Wvp). 

In het verzuimdossier neemt u de volgende informatie op:

• verpleegadres en telefoonnummer van de werknemer;
• is de ziekte het gevolg van een arbeidsongeval;
• functie en werkzaamheden van de werknemer;
• werkzaamheden die de werknemer nog kan verrichten;
• mate van arbeidsongeschiktheid;
• werkaanpassingen als gevolg van re-integratie;
• verwachte duur van het ziekteverzuim.

Waarom ziekteverzuim dossiers belangrijk zijn

Ziekteverzuim-dossiers bevatten belangrijke informatie over afwezigheid, medische begeleiding en re-integratie-inspanningen. Voor HR-professionals is het bijhouden van accurate en volledige dossiers niet alleen een verplichting, maar ook een manier om de juiste ondersteuning te bieden aan werknemers tijdens hun herstelproces. 

Verzuimcijfers verkregen uit ziekteverzuim dossiers in combinatie met informatie van verzuimoorzaken kunnen patronen in het verzuim aantonen. Op basis van deze informatie kunt u adequater ziekteverzuim tegengaan. Heeft u binnen uw bedrijf of organisatie te maken met langdurig ziekteverzuim of juist veel en frequent verzuim? Elk hiervan vereist een andere aanpak en dat benadrukt nog eens het belang van ziekteverzuim dossiers.

Wettelijke bewaartermijnen

Volgens de Wet Verbetering Poortwachter (Wvp) bent u verplicht om ziekteverzuim dossiers minimaal twee jaar te bewaren. Dit omvat alle documentatie met betrekking tot:

• verzuim;
• re-integratie;
• medische adviezen.

Na deze periode van twee jaar kunnen aanvullende bewaarverplichtingen van toepassing zijn, afhankelijk van de situatie en eventuele juridische procedures. Naast de verplichting om ziekteverzuim dossiers minimaal twee jaar te bewaren zijn er ook beperkingen die door de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) worden opgelegd.

Bewaartermijnen en de Wet bescherming persoonsgegevens

Van de Wet bescherming persoonsgegevens(Wbp) mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Zo mag u als werkgever de gegevens in ziekteverzuim dossiers maximaal tot twee jaar na het vertrek van uw zieke werknemer bewaren.  Een uitzondering hierop is als u eigenrisicodrager voor de Ziektewet bent. U moet dan de gegevens voor de duur van vijf jaar. Bent u eigenrisicodrager Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten(WGA) dan heeft u de plicht om de gegevens gedurende het hele WGA traject te bewaren. De duur hiervan bedraagt tien jaar na de twee jaar waarin  uw werknemer ziek is geweest. 

Bedrijfsarts

Voor de bedrijfsarts gelden andere regels. Als u eigenrisicodrager voor de Ziektewet bent moet de bedrijfsarts de gegevens van het ziekteverzuim dossier tien jaar bewaren in tegenstelling tot de werkgever die deze gegevens voor de duur van vijf jaar moet bewaren.

De bedrijfsarts mag medische dossiers maximaal 15 jaar bewaren. Heeft uw werknemer een beroepsziekte dan mag de bedrijfsarts de gegevens langer bewaren. 

Praktische tips voor bewaring

Hier zijn enkele praktische tips die u kunnen helpen bij het effectief beheren van ziekteverzuim dossiers:

• Overweeg om ziekteverzuim dossiers te digitaliseren en op te slaan in een beveiligde online omgeving. Dit bespaart ruimte en maakt het eenvoudiger om informatie snel terug te vinden.
• Gebruik een uniforme structuur voor het opbouwen en organiseren van dossiers. Dit zorgt voor consistentie en vereenvoudigt het beheer.
• Gebruik software of agenda-herinneringen om belangrijke data, zoals evaluaties of vervaldagen, niet te missen.

Valkuilen bij beheer ziekteverzuim dossiers

Bij het beheer van ziekteverzuim dossiers kunnen verschillende problemen opduiken en zijn er valkuilen. Het is belangrijk om deze te herkennen en effectieve strategieën te gebruiken om ze te vermijden. Hieronder bespreken we veelvoorkomende problemen en valkuilen bij het beheren van ziekteverzuim dossiers.

Onvoldoende bewustzijn van wettelijke vereisten

Niet alle HR-professionals zijn volledig op de hoogte van de wettelijke vereisten met betrekking tot ziekteverzuim dossiers. Dit kan leiden tot problemen met de naleving ervan en juridische risico's voor de organisatie. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de relevante wet- en regelgeving en neem indien nodig contact op met juridische experts voor advies.

Om te voorkomen dat een HRM niet op de hoogte is van de specifieke rechten en plichten van de werkgever bij langdurig ziekteverzuim, kan het HR-team regelmatig juridische experts raadplegen en zich op de hoogte houden van de meest recente wet- en regelgeving.

Verouderde informatie

Ziekteverzuim dossiers moeten regelmatig worden bijgewerkt om relevant en actueel te blijven. Verouderde informatie kan leiden tot misverstanden en verkeerde beslissingen bij het beheren van re-integratietrajecten. Zorg ervoor dat dossiers regelmatig worden gecontroleerd en bijgewerkt om nauwkeurigheid te garanderen.

Wat kunt u doen? Voer periodieke audits uit op ziekteverzuim dossiers om verouderde informatie te identificeren en bij te werken. Tijdens deze audits controleert u de dossiers van werknemers op nauwkeurigheid en volledigheid, en worden eventuele ontbrekende of verouderde gegevens bijgewerkt.

Onvoldoende communicatie met werknemers

Een gebrek aan open communicatie met zieke werknemers kan leiden tot misverstanden en frustratie. Het is belangrijk om regelmatig contact te onderhouden met zieke werknemers en hen op de hoogte te houden van de voortgang van hun re-integratieproces. Luister naar hun zorgen en biedt ondersteuning waar nodig.

Als u als werkgever zelden contact opneemt met een zieke werknemer tijdens het verzuim kan dat leiden tot gevoelens van verwaarlozing en gebrek aan ondersteuning bij uw zieke werknemer. Beter is regelmatige check-ins houden, waarbij u informeert naar de gezondheid van uw werknemer en de voortgang van het herstelproces. Het UWV heeft een stappenplan voor werkgevers dat u helpt om enerzijds aan de verplichtingen van de Wvp te voldoen en anderzijds regelmatig contact te onderhouden van uw zieke werknemer.

Onjuiste interpretatie van medische adviezen

Het interpreteren van medische adviezen kan complex zijn en fouten in interpretatie kunnen ernstige gevolgen hebben voor het herstel van werknemers. Zorg ervoor dat medische adviezen worden beoordeeld door gekwalificeerde professionals en dat ze correct worden geïmplementeerd in het re -integratieproces.

Als HR-manager kunt u voorkomen dat u een medisch advies verkeerd interpreteert, wat resulteert in een verkeerde terugkeer-naar-werk planning voor uw zieke werknemer, door nauw samen te werken met de bedrijfsart en medische professionals. Hiermee zorgt u ervoor dat alle medische aanbevelingen correct worden begrepen en geïmplementeerd.

Conclusie

Het correct beheren van ziekteverzuim dossiers is van cruciaal belang voor uw organisatie. Deze dossiers bieden niet alleen naleving van wet- en regelgeving, maar ook waardevolle inzichten voor een soepele bedrijfsvoering en optimale ondersteuning van uw werknemers. Door praktische richtlijnen te volgen en de juiste bewaartermijnen te hanteren, kunt u uw HR-processen optimaliseren en effectief omgaan met ziekteverzuim. Het is belangrijk om een menselijke benadering te behouden in het beheer van deze dossiers, waarbij open communicatie en begrip centraal staan voor een ondersteunende werkomgeving die het welzijn van uw werknemers bevordert. Zo draagt u bij aan een gezonde en productieve organisatiecultuur.

Take Aways

• Zorg ervoor dat uw organisatie voldoet aan wettelijke vereisten voor het bijhouden en bewaren van ziekteverzuim dossiers, die de Wet verbetering poortwachter (Wvp) en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)u opleggen.
• Een goed beheer van ziekteverzuim dossiers maakt effectieve ondersteuning van werknemers mogelijk tijdens hun herstelproces, met passende re-integratie-inspanningen en werkplekaanpassingen.
• Door ziekteverzuim dossiers nauwkeurig bij te houden, kunt u trends en patronen in verzuim identificeren. Dit helpt gerichte maatregelen te nemen om ziekteverzuim te verminderen.
• Overweeg ziekteverzuim dossiers te digitaliseren als u dat nog niet heeft gedaan.
• Gebruik een uniforme structuur voor efficiënt beheer en gemakkelijke toegang tot informatie.
• Houd rekening met het menselijke aspect van ziekteverzuimbeheer. Communiceer openlijk en empathisch met zieke werknemers en bied hen de nodige ondersteuning voor een succesvol herstel en re-integratie.