Het verzuim van uw medewerkers is een groter probleem dan u denkt

Een medewerker die zich met regelmaat ziek meldt: u heeft er vast een of meerdere in uw organisatie rondlopen. Het lijkt misschien onschuldig, maar het is een belangrijk signaal dat uw medewerker langdurig kan gaan uitvallen. Waarom? Als iemand zich 3 keer of vaker ziek meldt in een jaar kan er namelijk meer aan de hand zijn dan een griepje of heersende verkoudheid. Werknemers kunnen uitvallen door bijvoorbeeld financiële problemen of werkstress, waar zij vervolgens lichamelijke klachten van kunnen krijgen. Ziekteverzuim wordt als het ware een klassiek kip-ei probleem. Het gevolg: minder gemotiveerd en productief personeel en hoge kosten voor u als werkgever. Met andere woorden: ziekteverzuim is een groter probleem dan u mogelijk denkt.

Ziekteverzuim is een probleem

Ziekteverzuim is om verschillende redenen een probleem voor uw organisatie. U moet loon voor uw werknemer doorbetalen, een vervanger zoeken en u lijdt productieverlies. Gemiddeld lopen de kosten voor een fulltime medewerker die een week ziek is al op tot €1250 en bij 6 weken zelfs €7500!

Kosten zijn echter slechts het topje van de ijsberg: ziekteverzuim heeft namelijk grotendeels onderliggende oorzaken waar u zich waarschijnlijk niet bewust van bent. Echter hebben deze ook een negatieve impact hebben op de motivatie, betrokkenheid en het werkplezier van uw personeel. Ook uw imago als werkgever, de continuïteit van uw organisatie en de concurrentiepositie worden hierdoor beïnvloed. En wist u dat 21,5% van het verzuim vermijdbaar is?

Oorzaken van ziekteverzuim

Wanneer de onderliggende oorzaken van het ziekteverzuim niet worden aangepakt, sluimeren deze door en kunnen ze uitmonden tot grote problemen voor uw organisatie.

Een voorbeeld van sluimerende oorzaken wat zorgt voor verzuim is stil verzuim als gevolg van reorganisaties. Werknemers zijn bang hun baan kwijt te raken. Door het hebben van grote zorgen en onzekerheid op dit gebied ontstaan gezondheidsklachten. Toch gaan zij dan naar hun werk om hun baan niet te verliezen, maar zijn dan veel minder bevlogen en productief. Vooral in de economische crisis rond 2013 was dit het geval.

Werkgerelateerd ziekteverzuim

Onderliggende oorzaken van ziekteverzuim kunnen werkgerelateerd zijn, zoals het uitvoeren van zwaar lichamelijk werk, meer dan 6 uur per dag achter een beeldscherm werken, werken met gevaarlijke stoffen. Ook psychosociale arbeidsbelasting, zoals emotioneel zwaar werk, problemen met collega’s of hoge werkdruk zijn veel voorkomende oorzaken van verzuim.

Niet werkgerelateerd ziekteverzuim

Naast werkgerelateerd ziekteverzuim, zijn er ook oorzaken buiten het werk om die zorgen voor medewerkers die niet goed genoeg functioneren in hun baan. Denk hierbij aan levensloopstress, zoals stress als gevolg van scheiding of ziekte in de familie. De verhoogde pensioenleeftijd draagt ook bij: door de hogere leeftijd van werknemers is er meer sprake van ouderdomskwalen.

Effectieve oplossing: aandacht

In de praktijk zorgt een combinatie van oorzaken ervoor dat een medewerker uitvalt. Bepaalde omstandigheden in het leven van uw medewerker zijn een feit: mantelzorg, scheiding, zwaar fysiek werk. U kunt deze belasting niet (altijd) wegnemen, maar toch kunt u als organisatie een groot verschil maken in de belastbaarheid van uw medewerkers. Dit is tegelijkertijd wat in veel organisaties dan ook niet voldoende wordt toegepast: het hebben van aandacht van uw individuele medewerkers. In dat opzicht is het optreden van een leidinggevende een onderschatte factor in de kwestie ziekteverzuim. Een gemiste kans, want aandacht van de werkgever voor de werknemer werkt zeer effectief.

Het effect van aandacht

80% van de leidinggevenden herkent de aanloop naar langdurig ziekteverzuim niet op tijd. Zeker in de MKB is dit logisch: ondernemers hebben vaak weinig ervaring met verzuimende medewerkers en wat erbij komt kijken. Doorgaans wordt er gezocht naar praktische oplossingen, maar dit kan resulteren in ‘symptoombestrijding’. Om blijvende oplossingen voor gezondheidsklachten van uw medewerkers te vinden is het belangrijk de daadwerkelijke oorzaken van het probleem te achterhalen. De enige manier waarop dit mogelijk is door hier met aandacht en oprechte interesse naar op zoek te gaan en vervolgens vinger aan de pols te houden. Zo werkt u toe naar duurzaam herstel en duurzame inzetbaarheid.

Waarom is persoonlijk contact zo effectief?

Toch blijkt het in de praktijk moeilijk voor medewerkers om te praten over (privé)problemen op het werk. Dit kan te maken met een taboesfeer die heerst binnen de bedrijfscultuur. Vooral in sectoren zoals de bouw kan een machocultuur heersen waarin niet over emotie gesproken wordt. Daarnaast hebben leidinggevenden ook niet het idee dat zij grip kunnen krijgen op het privéleven van hun medewerker.

Toch kunt u proberen hier iets aan te doen omdat het effect van persoonlijk contact groots is. Wanneer uw medewerker ervaart dat u interesse heeft in zijn of haar welzijn voelt hij of zij zich beter op de plek. Mensen willen zich gehoord en gezien voelen. Het gevoel hebben dat zij er niet alleen voor staan. U als werkgever of HR-manager kan uw werknemer dat gevoel geven. Persoonlijk contact met uw medewerkers verlaagt de drempel om eventuele problemen aan te kaarten. Investeren in de relatie met uw medewerkers maakt u toegankelijk. Wanneer u eerder weet wat er speelt, kunt u preventief werken aan de gezondheid van uw medewerkers.

Een goed voorbeeld is verzuim wat (in)direct veroorzaakt wordt door financiële problemen. Dit is bij 1 op de 6 verzuimmeldingen het geval. Werknemers ervaren stress en schaamte en kunnen hierdoor mentale en lichamelijke klachten krijgen. Wanneer u de signalen herkent en deze bespreekbaar maakt kunnen jullie samen zoeken naar een oplossing. Het zou zelfs kunnen lonen als u een schuld afbetaalt voor uw werknemer, zodat de stress afneemt en u oplopende verzuimkosten bespaart. Maatregelen en oplossingen op maat zijn altijd het effectiefst in het reduceren van ziekteverzuim en hiervoor is het van belang dat u betrokken bent bij uw medewerkers.

Hoe brengt u dit in de praktijk?

Uiteindelijk moet uw gehele organisatie ademen dat het welbevinden van mensen belangrijk is. Hoe doet u dit?

• Toon interesse in uw medewerkers door met regelmaat te vragen hoe het gaat of hoe het weekend was. Zo weet u ook beter wat er bij hen speelt.
• Wanneer u signalen van (werk)stress of fysieke klachten opmerkt geef uw medewerker dan extra aandacht. Vraag wat hij of zij nodig heeft en wat u kunt doen. Zo betrekt u hem of haar actief in een oplossingsgericht gesprek en nemen jullie samen de regie.
• Laat uw medewerkers zich telefonisch bij hun leidinggevende ziekmelden. Deze persoonlijke benadering zorgt voor meer betrokkenheid dan met een automatisch systeem. Hierdoor houdt u tevens meer vinger aan de pols.
• In plaats van het te druk hebben voor uw medewerker, geef altijd aan dat u blij bent dat hij of zij weer aanwezig is na verzuim.
• Betrek uw werknemer actief bij het bedrijf, bij beslissingen en hoe het met de organisatie gaat. Bespreek de gevolgen van het ziekzijn voor de organisatie en het team. Doe dit zonder verwijten, maar houd een open gesprek. Mogelijk komt de oorzaak van het verzuim dan ook naar boven.

Wat u nu kunt doen om verzuim te minderen

Verzuim heeft vele onderliggende oorzaken, maar de enige echte succesfactor voor het reduceren hiervan is gerichte aandacht van de leidinggevende voor de medewerker. Wanneer u zorgt voor korte lijntjes en werkplezier zullen uw medewerkers floreren en bruisen op de werkvloer. Als u zorgt voor een positieve organisatiecultuur zitten uw medewerkers lekkerder in hun vel, voorkomt u verzuim en oplopende kosten. Wilt u ondersteund worden in dit proces? ArboConcern kan u hier goed bij helpen. Neem vrijblijvend contact met ons op!