Hoe een RI&E opstellen: Stappen en aanpak

Sinds enige jaren is de Nederlandse Arbeidsinspectie intensiever toezicht gaan houden bij bedrijven en organisatie op het hebben van een risico-inventarisatie en -evaluatie(RI&E), maar ook op het hebben van een plan van aanpak en een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts. De Arbeidsinspectie controleert zowel de formele aanwezigheid van zowel de RI&E als het plan van aanpak en het basiscontract en de praktische toepassing van deze instrumenten op de werkvloer.  Hoe zorgt u ervoor dat uw werkomgeving niet alleen veilig is, maar ook voldoet aan de wettelijke eisen? In deze blog leggen we stap voor stap uit hoe u een gedegen RI&E opstelt om de veiligheid en gezondheid van uw medewerkers te waarborgen.

Waarom is een RI&E belangrijk?

Misschien denkt u bij de term RI&E in eerste instantie aan een wettelijke verplichting waaraan 'nu eenmaal' voldaan moet worden. Maar stelt u zich eens voor: u komt op maandagochtend het kantoor binnen en wordt begroet door de geur van vers gezette koffie. Uw medewerkers zijn gefocust en lijken tevreden. Maar wat als onder die zichtbare rust tal van verborgen risico's schuilen? 

Koffie en hoofdpijn

Neem een administratieve afdeling waar veel aan beeldschermwerk wordt gedaan. Op het eerste gezicht lijkt er weinig aan de hand. Maar wie weet klagen medewerkers binnensmonds over terugkerende hoofdpijn, of worstelen ze met de werkdruk maar vinden ze het lastig om dat aan te kaarten. Beeldschermwerk is een bedrijfsrisico waar veel bedrijven met te maken hebben in de huidige tijd. Beeldschermen zoals computers, laptops en mobiele telefoons worden dan ook in bijna alle bedrijven gebruikt.

De trend onder werknemers is dat zij steeds langer achter een beeldscherm werken. In 2015 was dit nog 37,4 % procent en in 2021 werkte 45,1% van hen langer dan 6 uur achter een beeldscherm. Langer dan 6 uur achter een beeldscherm werken valt onder fysiek belastend werk dat risico's met zich meebrengt. 

Bedrijfsscanner voor risico’s 

De RI&E functioneert hier als een soort bedrijfsscanner die niet alleen de duidelijk zichtbare risico's in kaart brengt, zoals een loszittende stoeptegel in de entree, maar ook verborgen gevaren identificeert. Zaken als slechte ergonomie, hoge werkdruk, of zelfs kans op burn-out worden systematisch in kaart gebracht. Hierdoor kunnen proactieve stappen gezet worden om deze risico's te beheersen voordat ze escaleren in verzuim of, erger nog, in juridische procedures.

Het belang van de RI&E reikt dus veel verder dan enkel voldoen aan wettelijke eisen. Het is een strategisch instrument dat u helpt om niet alleen op papier, maar ook in de praktijk een veilige en gezonde werkomgeving te creëren. Het zorgt voor tevreden en productieve medewerkers, beperkt verzuim en verhoogt daarmee de algehele productiviteit en continuïteit van uw organisatie.

Juridische implicaties en reputatieschade

Stel, u heeft een productiebedrijf. Zonder een degelijke RI&E loopt u het risico dat medewerkers verwond raken door onveilige machines, wat niet alleen de gezondheid van uw medewerkers bedreigt maar ook juridische implicaties en reputatieschade met zich meebrengt. Uit een rapport van het RIVM uit 2019 blijkt dat jaarlijks rond de 280 werknemers vingers of andere ledematen verliezen door een ongeval met een machine op hun werk. Vaak treedt zowel bij werknemers als leidinggevenden gewenning op en ziet men de gevaren niet meer. Het op de juiste wijze uitvoeren van een RI&E kan helpen zowel werknemers als leidinggevenden scherp te houden.

Preventiemedewerker

Als ondernemer met personeel in dienst bent u verplicht minimaal één preventiemedewerker aan te wijzen binnen uw bedrijf of organisatie. De preventiemedewerker is de aangewezen persoon die zich op dagelijkse basis bezighoudt met de gezondheid en veiligheid van alle werkzame personen binnen uw bedrijf. De OR of personeelsvertegenwoordiging heeft inspraakrecht en moet zijn fiat geven aan de keuze en benoeming van de preventiemedewerker. 

Taken van de preventiemedewerker

Omdat de preventiemedewerker op dagelijkse basis bezig is met de gezondheid en de veiligheid op de werkvloer is hij of zij degene die als eerste betrokken moet worden in de voorbereiding en de uitvoering van een RI&E. Wettelijk heeft de preventiemedewerker drie taken:

• helpen bij het opstellen en uitvoeren van de RI&E;
• adviseren van de bedrijfsarts, OR of andere personeelsvertegenwoordiging over de juiste arbeidsomstandigheden;
• uitvoeren van maatregelen die voortvloeien uit de Arbowet zoals:
  • ziekteverzuimbeleid
  • bedrijfshulpverlening(BHV)

Uiteraard moet een preventiemedewerker ervaren genoeg zijn en beschikken over de nodige deskundigheid. Is er niemand binnen uw bedrijf of organisatie die hiervoor in aanmerking komt, dan kan een gecertificeerde arbodienst of arbodeskundige soelaas bieden.

Stap 1: Voorbereiding

Een grondige voorbereiding is de sleutel tot een effectieve RI&E. Dit begint met het verzamelen van alle relevante documentatie, zoals eerdere RI&E-rapporten, ongevalstatistieken en werkinstructies.

Als HR-professional in een zorginstelling zult u bijvoorbeeld moeten beschikken over rapporten over infectiepreventie, patiëntveiligheid en fysieke belasting van medewerkers.

Nodig tijdens de voorbereiding alle stakeholders uit die betrokken zijn bij de gezondheid en veiligheid van uw werknemers, zoals:

• preventiemedewerker
• kerndeskundige of arbodienst
• eigenaar/werkgever
• OR, of andere personeelsvertegenwoordiging

In de voorbereiding laat u zich ook informeren over alle verplichtingen die de Arbowet u oplegt in het algemeen en in het bijzonder de verplichtingen die voor uw branche gelden.  Bij het maken van een RI&E moet u ook op het volgende:

• Naast een risico-inventarisatie en -evaluatie dient u ook een plan van aanpak te maken.
• Heeft u meer dan 25 werknemers in dienst? U moet dan altijd uw RI&E laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst of arbodeskundige tenzij u gebruik maakt van een branche RI&E.

Stap 2: Inventarisatie van risico's

De volgende stap is dat u alle mogelijke risico's binnen uw bedrijf probeert in kaart te brengen. U kunt dan de risico’s naar soort indelen, zoals:

• gevaarlijk werk
• psychosociale arbeidsbelasting
• omgevingsfactoren
• gevaarlijke stoffen

Voorbeeld:

In een logistiek bedrijf kan de inventarisatie zich bijvoorbeeld richten op risico's gerelateerd aan het gebruik van heftrucks, de belasting van rug en schouders door zwaar tilwerk, maar ook de stress die wordt veroorzaakt door strakke levering deadlines.

Stap 3: Risico-evaluatie

Nu moet u deze risico's evalueren. Hoe waarschijnlijk is het dat het risico zich voordoet en wat zijn de mogelijke gevolgen?

• Welke werknemers hebben met het risico te maken?
• Hoe groot zijn de gevolgen als het misgaat?
• Hoe vaak worden de werknemers in kwestie blootgesteld aan de geïnventariseerde risico’s?
• Verschillen de uitkomsten per bedrijfsonderdeel, divisie of locatie?

Voorbeeld:

Bij een bedrijf in de bouw zou vallen van hoogte als een hoog risico beoordeeld kunnen worden, gezien de ernstige consequenties en de relatief hoge kans op voorkomen.

Stap 4: Plan van aanpak

Op basis van uw evaluatie stelt u een plan van aanpak op. Hierin beschrijft u:

• welke maatregelen u gaat nemen om de geïdentificeerde risico’s te minimaliseren;
• op welke termijn u deze maatregelen gaat nemen; 
• wie eindverantwoordelijke is binnen het bedrijf voor het nemen van deze maatregelen.

Voorbeeld:

In een callcenter zou het plan van aanpak kunnen inhouden dat er ergonomische stoelen worden aangeschaft om rugklachten te voorkomen en dat er extra pauzes worden ingepland om werkstress te verminderen.

Stap 5: Implementatie en controle

De laatste stap is de implementatie van de maatregelen uit uw plan van aanpak, gevolgd door een regelmatige controle op de effectiviteit. Belangrijk hierbij is dat u als eindverantwoordelijke de RI&E moet aanpassen als de opgedane ervaring daarom vraagt of als er een wijziging in werkmethoden of werkomstandigheden zich heeft voorgedaan. Het kan ook zijn dat er nieuwe wetenschappelijke inzichten zijn.  

Na bijvoorbeeld de implementatie van een nieuw ventilatiesysteem in een fabriekshal zou u na enkele maanden de luchtkwaliteit moeten meten om te controleren of de verbetering ook daadwerkelijk is gerealiseerd. Als blijkt dat er nieuwe wetenschappelijke inzichten zijn aangaande het meten van de luchtkwaliteit is het raadzaam de risico-inventarisatie en -evaluatie te actualiseren.

Conclusie

Het opstellen van een RI&E is een complex maar cruciaal proces. Door systematisch te werk te gaan, verhoogt u de veiligheid en gezondheid op de werkvloer en voldoet u aan wettelijke eisen. Het is niet slechts een papieren exercitie, maar een doorlopend proces dat de ruggengraat vormt van uw veiligheidsbeleid.

Het belang van een goed uitgevoerde RI&E kan niet genoeg benadrukt worden. Het is niet alleen een wettelijke verplichting, maar vooral een investering in het welzijn van uw medewerkers en daarmee in de duurzaamheid van uw organisatie.