Hoe u werkstress bij uw personeel kunt verminderen

Uw medewerkers zijn uw kapitaal. Als zij uitvallen heeft uw organisatie een probleem. Burn-out is op dit moment beroepsziekte nummer een. 5% van de beroepsbevolking kan als gevolg van burn-out langere tijd niet werken. Werkstress is een serieuze bedreiging van de productiviteit en continuïteit van uw organisatie. In dit artikel leest u de negatieve impact van werkstress op uw organisatie, de oorzaken ervan en wat u hieraan kunt doen.

Waarom werkstress negatief is voor uw organisatie

Werkstress is een stijgend probleem in Nederland. Zo verzuimden in 2015 16% van de werknemers als gevolg van werkstress en in 2018 is dit zelfs opgelopen tot 20%. Zelf geven werknemers aan dat 35% van het werkgerelateerde verzuim veroorzaakt wordt door werkstress.

Problematisch aan stress is dat het onderwerp meestal niet makkelijk bespreekbaar is. Omdat er geen concreet fysieke klacht of oorzaak is lopen medewerkers vaak door met vage stressklachten. Na een periode van verminderde prestaties en inzetbaarheid vallen zij uiteindelijk uit. De kosten van loondoorbetaling lopen in Nederland op tot maar liefst 2,8 miljard euro, wat neerkomt op 8100 euro per persoon. De kosten van een zieke werknemer tikken dus behoorlijk aan. Wanneer er sprake is van een burn-out kost dit u gemiddeld 60.000 euro.

Daarnaast is een vitale werknemer meer betrokken en productiever. Deze zal met meer plezier en bevlogenheid te werk gaan. Dit straalt uit naar andere werknemers en sollicitanten wat uw imago, het algemene werkplezier en de productiviteit ten goede komt. U reduceert dus niet enkel kosten als u werkstress tegengaat: u boekt er winst mee.

Het ontstaan van werkstress

Er zijn meerdere oorzaken van verhoogde stress op de werkvloer. Vooral door een combinatie van factoren zijn zij ondermijnend voor uw personeel. Een voorbeeld van zo’n oorzaak is het ervaren van een informatieovervloed. We hebben het dan onder andere over telefoontjes, e-mail en sociale media waarmee onder werktijd gecommuniceerd wordt. Vooral onder hoogopgeleiden is de informatieovervloed hoog. Deze groep heeft moeite om alle binnenkomende informatie op een werkdag te verwerken. Gemiddeld komt dit neer op 30% van de werknemers. In het geval van managers is dit zelfs 60%. Uit onderzoek blijkt dat deze werknemers eerder geneigd te zijn van baan te wisselen.

Oorzaken van werkstress

Andere oorzaken van werkstress zijn de volgende:

• Afname van autonomie in het uitvoeren van werkzaamheden.
• Te hoge taakeisen.
• Te hoge werkdruk.
• De leidinggevende heeft te weinig oog voor het welzijn van medewerkers.
• Ongewenst gedrag, zoals intimidatie, pesten of seksuele aandacht, door andere medewerkers of leidinggevenden.
• Het niet hebben van een realistische planning.
• Slechte communicatie.
• Het hebben van weinig zeggenschap.
• Niet gewaardeerd voelen door de werkgever.
• Het niet hebben van intrinsieke motivatie.
• Het hebben van weinig resultaat van de werkzaamheden.
• Te weinig beweging.
• Te weinig ontspanning, rust en/of afleiding gedurende pauzes.

Het herkennen van stress op de werkvloer

Uit onderzoek blijkt dat voor sommige groepen mensen werkstress vaker op de loer ligt. Zo komen burn-outklachten komen het meest voor onder jonge werknemers van 25 tot en met 34 jaar. Deze groep is ook het meest psychisch vermoeid door werk. Zij voelen zich leeg na een werkdag, ‘s ochtends moe, emotioneel uitgeput, uitgeput door werk en het vergt hen veel om met mensen te werken.

Vooral in de sectoren onderwijs, ICT, zakelijke dienstverlening en industrie is er sprake van burn-outklachten. Bevindt uw organisatie zich in een van deze sectoren en/of heeft u jonge werknemers, houd dan rekening met een grotere kans op stress bij deze medewerkers.

Signalen van uw werknemers bij werkstress

De volgende signalen en symptomen kunt u mogelijk herkennen bij uw werknemers wanneer zij last hebben van werkstress. Deze herkenning is de basis van het reduceren van werkgerelateerde stress.

• Verminderde productiviteit
• Slecht concentratievermogen
• Toegenomen vergeetachtigheid
• Verhoogde prikkelbaarheid
• Meer of juist minder eten
• Meer klagen en verbittering
• Meer fouten en onhandige acties
• Sociaal teruggetrokken
• Verminderde betrokkenheid bij collega’s en de organisatie
• Minder flexibiliteit bij veranderingen
• Minder enthousiasme
• Eerder conflict met anderen
• Nervositeit en tics
• Verminderde tevredenheid
• Meer lichamelijke klachten
• Meer ziekmeldingen

Wanneer u bovenstaande signalen opvangt bij uw medewerkers is het advies om altijd in gesprek met hem of haar te gaan. Heb aandacht voor uw werknemer en vraag hoe het gaat. Waar loopt hij of zij tegenaan? Wat heeft uw medewerker van u nodig? Daarnaast is het nodig dat u zorgt voor aanvullende maatregelen om werkstress in het vervolg te voorkomen.

Wat u kunt doen om werkstress te verminderen of voorkomen

Bijna de helft van alle werknemers vindt dat er op het werk (aanvullende) maatregelen noodzakelijk zijn om werkstress te minderen. Het verminderen van de arbeidsbelasting is echter niet het enige wat moet gebeuren. Medewerkers zouden ook belastbaarder moeten worden. Daarom is een integrale aanpak op het terugdringen van werkstress nodig. Het is hierbij cruciaal rekening te houden met alle aspecten van werkstress: op niveau van het individu, het team, de organisatie en de maatschappij.

Een voorbeeld hiervan is de maatschappelijke tendens om doorlopend gebruik te maken van technologie. Dit zorgt voor informatieovervloed en stress. Uit onderzoek blijkt dat 47% van de werknemers vaak of altijd bereikbaar is buiten werktijd. Als organisatie kunt u zich inzetten werknemers buitenwerk tijd niet te benaderen zodat zij optimaal van hun vrije tijd kunnen genieten. Burn-out ontstaat niet door te hard werken, maar voornamelijk door gebrek aan herstelmogelijkheid. Het is dan ook noodzakelijk dat uw werknemers in hun vrije tijd kunnen ontspannen. Lidl Belgie en Luxemburg heeft een treffende maatregel getroffen: medewerkers ontvangen geen werk e-mails tussen 18 uur en 7 uur ‘s ochtends en in het weekend.

Maatregelen tegen werkstress

Een proactieve en oplossingsgerichte arbodienstverlener kan u ondersteunen met het invoeren van maatregelen toegespitst op uw organisatie. Elke werkplek en functie kent andere uitdagingen. Bureauwerk of voor de klas staan is een heel andere tak van sport. Daarnaast heeft het team, de cultuur en de organisatie invloed. Afhankelijk dus van de situatie zijn de volgende maatregelen denkbaar:

• Beweging stimuleren: staande werkplekken, koffiezetapparaat verder weg plaatsen.
• Zorgen voor ergonomische werkplekken en concentratie mogelijkheid.
• Voorlichting over verbeterde slaap, voeding, leefstijl en ergonomie.
• Ruimte geven voor sociale steun aan collega’s onderling.
• Zorgen voor afwisseling in werkzaamheden.
• Het starten van een spreekuur voor gezondheidsklachten.
• Mogelijkheden bieden tot het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden.
• Uw werknemers motiveren door hun autonomie te vergroten en feedback te geven.
• Het organiseren van sportactiviteiten buiten werktijd.
• Stress en werkbelasting bespreekbaar maken met leidinggevenden.
• Uw werknemers laten doen waar zij goed in zijn.
• Flexibele werktijden of roosters aanbieden.
• Een cultuur van waardering en teamwork.
• Medewerkers de kans geven mee te denken en praten over beslissingen.
• Zorgen voor meer werkplezier.
• Hulpmiddelen inzetten die het werk lichter maken.
• Betere afspraken over taakverdeling en verantwoordelijkheden.
• Verbeteren samenwerking tussen afdelingen.
• Coachende stijl van leidinggeven invoeren.

Ook is het van belang dat u tijdig in kaart brengt hoe het met uw personeelsbestand gaat. Door het inzetten van een Risico Inventarisatie & Evaluatie, een Preventief Medisch Onderzoek en/of de Work Ability Index te onderzoeken kunt op herhaalde basis vinger aan de pols houden en bijsturen waar nodig. Laat u hierin begeleiden door een ervaren arbodienst als Arbo Concern. Wij staan voor u klaar om uw werknemers een veilige, gezonde en prettige werkomgeving te bieden en bovenal u als werkgever of HR-manager te ontzorgen. We bieden u advies, begeleiding en uitvoering. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden? Neem vrijblijvend contact met ons op!