Langdurig ziekteverzuim verlagen, tips en innovaties

Langdurig ziekteverzuim brengt verschillende negatieve gevolgen met zich mee. Het blijft jaarlijks een grote impact hebben op Nederlandse bedrijven. Over het algemeen kost ziekteverzuim Nederlandse bedrijven al 13 miljard euro aan doorbetaling. En een van de grootste oorzaken van langdurig ziekteverzuim, burn-out, zorgt voor kosten van wel 3,1 miljard euro per jaar. Verzuim dat lang duurt heeft de grootste kosten als gevolg, en daarom is het slim om hierop in te zetten binnen uw verzuimbeleid. In dit artikel gaan we in op de mogelijkheden om langdurig ziekteverzuim te verlagen binnen uw bedrijf. Ook als het gaat om innovatieve ideeën en interventies.

De impact van langdurig ziekteverzuim

Wanneer uw werknemer zich langer dan 4 weken ziek heeft gemeld, wordt dit ziekteverzuim langdurig genoemd. Een griepje is natuurlijk snel voorbij, maar er kunnen tal van andere oorzaken en problemen zijn waarom uw werknemer langer niet in staat is om (volledig) te werken. Denk bijvoorbeeld aan een burn-out, of fysieke problemen. Ziekteverzuim over het algemeen kan negatief zijn voor een bedrijf, maar wanneer dit verzuim niet snel wordt opgelost heeft u veel langer met de consequenties te maken. Langdurig ziekteverzuim in het speciaal kan een grote impact op een bedrijf hebben. Een aantal redenen om het belang van langdurig ziekteverzuim verlagen te benadrukken:

• Volgens onderzoeksbureau TNO kost ziekteverzuim kost Nederlandse bedrijven jaarlijks ruim €13 miljard aan kosten van loondoorbetaling. Van deze kosten komt 6 miljard euro door werkgerelateerd verzuim.
• Volgens onderzoek van TNO veroorzaakt burn-out als een van de grootste oorzaken van langdurig ziekteverzuim bijvoorbeeld kosten van wel 3,1 miljard euro per jaar voor Nederlandse bedrijven. 
• Niet alleen de kosten zijn groot, maar ook de continuïteit, de kwaliteit en productiviteit kan worden aangetast van het werk. Kwaliteit kan achteruit gaan, er kan minder omzet worden gemaakt door de gemiste productiviteit, u mist een expert. Klanten kunnen zelfs weglopen omdat ze een vertrouwensrelatie hebben opgebouwd met de verzuimende werknemer. 
• Naast doorbetaling van de werknemer is het natuurlijk dan ook belangrijk om een re-integratietraject te starten, maar ook om het gat in de productiviteit op te vangen door bijvoorbeeld een tijdelijke werknemer aan te nemen. Wanneer dit niet op tijd gebeurt kan onderbezetting ontstaan, waarbij er te weinig capaciteit is voor het werk dat moet worden uitgevoerd. Dit kan ook meer uitval als gevolg hebben.

Oorzaken kennen om langdurig ziekteverzuim te verlagen

Om te weten hoe u langdurig ziekteverzuim kunt verlagen en interventies kunt toepassen, is het belangrijk het probleem bij de wortel aan te pakken. Wat voor soorten langdurig ziekteverzuim zijn er, welke risico’s veroorzaken deze en wat zijn de oplossingen? Over het algemeen zijn de grootste oorzaken van langdurig ziekteverzuim:

• Een te hoge psychosociale arbeidsbelasting. Van al het werkgerelateerd ziekteverzuim, komt 27% door psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Dat is ruim de helft van alle werkgerelateerde verzuimdagen. Een andere belangrijke factor is dat 64 procent van de werkgerelateerde verzuimkosten door ziekteverzuim door PSA is, voornamelijk door de lange duur van het verzuim:
  • Burn-out als gevolg van PSA is een van de belangrijkste oorzaken van langdurig ziekteverzuim. TNO onderzocht dat in 2019 1,9 miljoen werknemers last van burn-out klachten hadden. 
  • De gemiddelde duur van een burn-out is op dit moment 290 dagen.
  • Over het algemeen ontstaat burn-out bij een opeenstapeling of combinatie van verschillende factoren. Deze hangen samen met werk, de persoon en de maatschappij.
  • Naast psychische problemen door een te hoge werkdruk, kan het ook zijn dat mensen een hoge PSA ervaren door conflicten op de werkvloer, of een slechte werksfeer. Bijvoorbeeld wanneer iemand geïntimideerd of zelfs bedreigd wordt en niet meer naar werk wilt komen. 
• Fysieke arbeidsbelasting. Dit is de volgende grootste oorzaak, met 11% van al het werkgerelateerd ziekteverzuim. Fysieke arbeidsbelasting veroorzaakt 20 procent van de verzuimkosten. Denk hierbij aan klachten aan het bewegingsapparaat door fysiek zwaar werk of uitvallen door een onveilige werksituatie of ongelukken. 
• Wanneer uw werknemer meerdere periodes kort achter elkaar verzuimt, kan dit ook langdurig worden genoemd.

Langdurig ziekteverzuim verlagen

Een aantal zaken zijn belangrijk om langdurig ziekteverzuim te verlagen, en de meest belangrijke zaken zijn samen te vatten in een goed re-integratietraject en een effectief ziektebeleid, waarbij u ook een sterk preventief plan heeft. Zo kan langdurig ziekteverzuim teruggedrongen worden, maar ook voorkomen. De werksituatie moet onderzocht worden om te zorgen voor een veilige omgeving, fysiek maar ook mentaal, zoals bij conflicten of een te hoge werkdruk. De belangrijkste zaken:

• Onderzoeken die hierbij kunnen worden uitgevoerd zijn bijvoorbeeld een Risico-Inventarisatie & Evaluatie waarbij risico’s omtrent arbeidsomstandigheden worden opgezocht, oplossingen worden opgesteld en een plan van aanpak. Het is uiterst belangrijk en verplicht om een RI&E uit te voeren zodat u een veilige werksituatie kunt garanderen voor uw werknemers.
• Het voorkomen van een te hoge PSA ligt ook vastgelegd als verplichting aan de werkgever. Dit kan in kaart gebracht worden met een RI&E maar ook bijvoorbeeld een Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) of een werkdrukonderzoek.
• Het is niet alleen verplicht als werkgever om een preventiemedewerker aan te wijzen, deze werknemer kan een extra oog in het zeil houden om risico’s op tijd in kaart te brengen en u kan adviseren om potentieel ziekteverzuim te voorkomen. 

Innovaties en tips om langdurig ziekteverzuim te verlagen

Wanneer u met de onderzoeken volgens protocol in kaart kunt brengen waar er risico’s zitten voor uw bedrijf, is het zaak om oplossingen te zoeken en een plan van aanpak op te stellen. Misschien heeft u de werkomstandigheden geüpdatet, bijvoorbeeld met veiligere tools of door een extra medewerker aan te nemen als blijkt dat er te weinig capaciteit is. Maar er zijn nog veel meer innovaties op het gebied van langdurig ziekteverzuim verlagen.

Vitaliteitsbeleid

Omdat voorkomen beter is dan genezen, zeker met een langdurig herstel, is het belangrijk de fysieke en mentale gezondheid van uw werknemers te beschermen. Een vitaliteitsbeleid is een volgende stap, waarbij u actief zoekt naar manieren om een gezonde leefstijl te stimuleren bij uw werknemers. Dit kan een erg sterk effect hebben op risico’s voor bijvoorbeeld burn-outklachten. Volgens sommigen is het bijvoorbeeld beter om in te zetten op vitaliteit dan alleen het oplossen van problemen als het gaat om langdurig ziekteverzuim verlagen. Met vitaliteit zorgt u dat uw werknemers duurzaam kunnen werken, hun weerstand versterkt, en zelfs productiever en kwalitatief hoger werk opleveren.

• Een belangrijke pijler binnen een vitaliteitsbeleid is sportiviteit en voeding. U kunt creatieve middelen inzetten om een gezondere leefwijze te stimuleren. Bijvoorbeeld door een hardloopgroep met uw team op te richten, of een maandelijks catering waarbij een gastchef een gezonde kookles geeft en iedereen samen eet. Veel thuiswerkers? U kunt ook online sportactiviteiten organiseren, zoals yogales. 
• U kunt uw werknemer ook helpen met bepaalde cursussen, zoals anti-roken, time-management en assertiviteitstrainingen.
• Er wordt ook geëxperimenteerd met exoskeletten door TNO, dat zijn een soort harnassen die de gebruiker ondersteunt bij fysiek zwaar werk en dat lichter kan maken. Hierdoor blijven werknemers die fysiek zwaar werk moeten doen langer gezond.
• Naast fysieke gezondheid kunnen educatieve momenten ook erg stimulerend zijn. Denk bijvoorbeeld aan het uitnodigen van een filosoof of een geleerde voor een gastlezing. 
• TNO heeft de KOBA-DI tool ontwikkelt, waarmee werkgevers inzichtelijk kunnen maken wat duurzame inzetbaarheid hun bedrijf of instelling aan productiviteit kan opleveren.

Innovaties voor een betere mentale gezondheid

Een burn-out wordt onder andere veroorzaakt door hoge werkstress, overspanning, hoge werkdruk en mentaal en emotioneel zwaar werk. Een goede mentale gezondheid is belangrijk om uw werknemers hiertegen weerstand te bieden. Een persoonlijke benadering is hierbij altijd goed, omdat iedere werknemer op een andere manier werkt en andere manieren nodig heeft om te ontspannen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende manieren om langdurig ziekteverzuim te verlagen:

• Het bespreekbaar maken van werkstress, maar ook privé problemen die kunnen bijdragen aan werkstress. Doorbreek de stigma’s van mentale problemen en ziekte door hier openlijk over te praten en handvatten te bieden. Hierbij komt u ook meer te weten over welke werknemers risico lopen op burn-out. Het beschikbaar stellen van hulpmiddelen, zoals een bedrijfspsycholoog of een coach kan verzuim voorkomen.
• Verander het perspectief van ziekteverzuim en ziek zijn juist naar de mogelijkheden om toch te kunnen werken. Dit is niet alleen gezonder voor het bedrijf, maar zeker ook gezonder voor uw werknemer. Een positieve houding en bezig blijven is erg goed voor herstel en de mentale gezondheid van uw werknemer. (bron)

• Mogelijkheden om powernaps te houden, meditatieruimtes en stilteruimtes kunnen een goede toevoeging zijn op kantoor. Hierdoor kan uw werknemer even tot rust komen om met frisse moed weer verder te gaan.
• Extra vrije dagen om overspanning te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan een dag per maand die mensen “gratis” kunnen opnemen voor hun mentale gezondheid. Er zijn ook bedrijven die  “summer fridays” instellen in de zomer, waarbij werknemers elke vrijdag een halve dag vrij mogen nemen. Er zijn ook bedrijven die overgaan op een vierdaagse werkweek.

Conflicten oplossen

Een goede werksfeer is wellicht belangrijker dan u denkt: werknemers die werkplezier hebben en goed kunnen opschieten met hun collega’s zijn over het algemeen productiever, creatiever en meer gemotiveerd. De definitie van een goede werksfeer is volgens Jessica van Wingerden, verbonden aan de vakgroep Arbeids- en Organisatiepsychologie aan de Erasmus Universiteit in Rotterdam, dat er op een prettige, professionele en fatsoenlijke manier met elkaar wordt omgegaan. Indien de werksfeer erg negatief is, kan de kans op burn-out daarentegen zelfs vier keer zo groot zijn. Een fijnere werksfeer behaalt u door conflicten op tijd op te lossen en een goede samenwerking te stimuleren. Om langdurig ziekteverzuim te verlagen is een fijne werksfeer essentieel:

• U kunt een vertrouwenspersoon instellen als onderdeel van uw arbobeleid. De vertrouwenspersoon is een extra aanspreekpunt voor uw werknemers om meldingen te maken, van bijvoorbeeld ongewenst gedrag zoals agressie, pesten, (seksuele) intimidatie en discriminatie. U kunt iemand opleiden tot vertrouwenspersoon, of extern iemand aanstellen, bijvoorbeeld via uw arbodienst.
• Er wordt steeds meer aandacht gegeven aan het verminderen van discriminatie en het verbeteren van bewustzijn rondom discriminatie. Hiervoor worden verschillende trainingen aangeboden door experts.
• Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ontwikkelde ook de tool ‘Antipestmanagement: Een goede werksfeer, laten we dat zo houden!’.
• Conflicten met betrekking tot klanten kan ook erg demotiverend werken op uw werknemers, en de werkdruk sterk verhogen. Er bestaan verschillende trainingen om bijvoorbeeld assertiviteit te stimuleren bij uw werknemers. 

Medewerkers gemotiveerd houden

Werkplezier zorgt voor meer motivatie, productiviteit en effectiever werken. Wanneer uw werknemers plezier hebben in hun werk en met plezier naar hun werk gaan, ervaren ze een lagere werkstress en zijn ze meer gedreven. Naast het werk is er ook ruimte voor plezier en de leidinggevende moet oog hebben voor de talenten van zijn werknemers. Werknemers worden voornamelijk intrinsiek gemotiveerd. Dit betekent dat u uw werknemer moet leren kennen om te weten hoe u zijn motivatie kunt stimuleren. Denk hierbij aan levensdoelen, verwachtingen en overtuigingen. Uw werknemers motiveren, is een goed middel om langdurig ziekteverzuim verlagen. Om uw werknemer gemotiveerd te houden en te stimuleren zijn verschillende creatieve middelen in te zetten:

• De toename van flexibel werken en thuiswerken heeft zeker ook voordelen als het gaat om motivatie. Autonomie en keuzevrijheid zorgt ervoor dat uw werknemer gemotiveerd raakt en meer verantwoordelijkheidsgevoel heeft.
  • Steeds meer bedrijven zijn innovatief bezig als het gaat om hybride werken. Sommige bedrijven staan het bijvoorbeeld toe dat hun werknemers elk jaar een maand in het buitenland werken.
  • Het is belangrijk om bij flexibel werken uw werknemers ook tegen overwerken te beschermen, omdat dit de werkdruk kan verhogen met burn-out tot gevolg. Wees bijvoorbeeld innovatief door de werktijden strak aan te houden, ook al zijn deze flexibel, zodat mensen buiten hun werktijd niet gemaild of gebeld worden en niet altijd bereikbaar moeten zijn. Waarborg juist het “offline” leven van uw werknemers en hun privacy. In dit tijdperk van digitalisatie snakken steeds meer mensen hiernaar.
• Waardering en positieve feedback zijn belangrijke motivators. Onderzocht is dat dit werknemers meer motiveert dan een geldbonus. Als leidinggevende kunt u verschillende manieren bedenken om uw werknemers positieve feedback te geven. 
  • In plaats van het klassieke “werknemer van de maand”-moment die de sfeer misschien te competitief kan maken, kunt u ook “werknemers van de maand” vieren. Bijvoorbeeld door positieve feedback voor iedere werknemer te bedenken en hier een maandelijks team moment van te maken.
  • Of wellicht kunt u “werknemer van de maand” inzetten om uw werknemers in het zonnetje te zetten op basis van persoonlijke eigenschappen in plaats van productiviteit. Bijvoorbeeld wanneer een van uw medewerkers een moeilijke klant goed heeft opgevangen, of zich veel heeft ingezet voor het team.
• Ethiek betrekken in uw bedrijfsvoering kan veel voordelen opleveren. Naast het werken aan een betere, langer gezondere wereld, zorgt dit voor gemotiveerde werknemers die zich betrokken voelen. Daarbij zijn consumenten steeds bewuster over wat ze kopen, waar ze zich mee identificeren of met wie. 
  • Zingeving is belangrijk voor motivatie. Wanneer uw werknemer zijn of haar werk zinvol vindt, werkt hij of zij consistent beter. Zorg dat uw werknemers weten hoe belangrijk het werk is dat ze doen, en dat iedereen binnen een organisatie telt.
  • Een gezamenlijk doel kan daarbij zorgen voor een sterker teamverband. Door met zijn allen naar iets toe te werken voelt iedereen zich extra betrokken.

Vernieuwing en innovatie binnen het bedrijf

Stimuleer vernieuwing. Elk bedrijf blijft namelijk relevant door zich mee te bewegen met de tijd en door telkens opnieuw te bekijken wat de wensen van de klant zijn. Geef uw werknemers de tools en ruimte om creatief en innovatief te zijn en te werken. Om langdurig ziekteverzuim te verlagen zijn de volgende tips dan ook zeer handig:

• Biedt trainingen en workshops aan waaraan uw werknemers kunnen deelnemen. Werknemers zien hun werk ook als een manier om zich te ontwikkelen in hun carrière. Een gebrek aan uitdaging en mogelijkheid tot ontwikkeling is daarbij ook een grote reden waarom mensen overstappen naar een ander bedrijf.
• Organisaties als Schiphol Groep en Defensie doen aan jobrotatie. Dit betekent dat werknemers na een periode, zoals 4 of 7 jaar, wisselen van functie binnen het bedrijf. Met nieuwe inzichten kunnen werknemers hun werk creatief benaderen en beter werk leveren.
• Informele werkomgevingen zorgt voor meer creativiteit bij brainstorms dan een serieuze en zakelijke werkomgeving. Denk aan kleinere ruimtes met sfeerverlichting, gemakkelijke fauteuils en open ruimtes. 
• Een meer egalitair dan autoritair beleid waarbij mensen het gevoel hebben dat ze hun eigen inbreng mogen meenemen zorgt ervoor dat uw werknemers verantwoordelijkheidsgevoel hebben, zich autonomer voelen en ook innovatie stimuleren in uw bedrijf. Een divers team met mensen van verschillende achtergronden zorgt er bijvoorbeeld voor dat meerdere perspectieven worden meegenomen, voor een creatieve en frisse blik op het beleid en het werk.

Takeaways

• De grootste oorzaken van langdurig ziekteverzuim zijn verzuim door psychosociale arbeidsbelasting, zoals burn-out, maar ook door fysieke belasting.
• Een vitaliteitsbeleid kan naast de gestandaardiseerde onderzoeken ontzettend veel effect hebben op een betere gezondheid van uw werknemers en het langdurig ziekteverzuim verlagen.
• Focus ook op de mentale gezondheid van uw werknemers met het oog op burn-out.  Bijvoorbeeld door middel van innovatieve ideeën en interventies als het inzetten van een psycholoog of coach.
• Conflicten kunnen ook langdurig verzuim veroorzaken, een persoonlijke benadering en een focus op een goede samenwerking is daarom zeker niet onbelangrijk.