Voorkomen van burn-out op het werk: Tips voor werkgevers en managers

Het CPB becijferde in de Macro Economische Verkenning voor 2023 dat de werkloosheid zou stijgen van 3,4 % naar 3,9%, ofwel van 340.000 naar 385.000 werklozen. Hoewel de werkloosheid stijgt, blijft de druk op de arbeidsmarkt evident. Dat wil zeggen dat de werkdruk binnen bedrijven en organisaties niet significant zal afnemen. Dit is een belangrijke zorg voor werkgevers en HRM. Een hoge werkdruk wordt als belangrijke oorzaak van werkstress en burn-out gezien. De Wereldgezondheidsorganisatie heeft in 2019 voor het eerst Burn-out gelieerd aan werk en de werkvloer. In deze blog geven wij tips voor werkgevers en managers om burn-out op het werk te voorkomen. 

Burn-out op het werk: Dure grap 

Een werknemer met burn-out kost uw bedrijf of organisatie al gauw een kleine 80.000 euro. Gemiddeld zit een werknemer met een burn-out tussen de 8 maanden en een jaar thuis. Elke dag dat een werknemer thuis zit kost u als werkgever ongeveer 300 euro.  Acht maanden x 300 euro per dag = 73.200 euro. Hierbij komen nog kosten voor vervanging van de werknemer in kwestie en eventuele bemiddelingskosten. Genoeg redenen om burn-out op het werk te voorkomen. Hier onze tips om burn-out op het werk te voorkomen. 

Tips voor werkgevers en managers om burn-out op het werk te voorkomen

Een burn-out ontstaat als de draaglast van werknemers groter is dan hun draagkracht. Bij een hoge werkdruk is dat het geval, maar ook als werknemers niet genoeg regelmogelijkheden hebben om de werkdruk op een betere manier te verdelen. Op termijn ontstaat er werkstress en als deze lange tijd aanhoudt mondt de situatie uit in een burn-out. Hoe voorkomt u een burn-out op het werk? Hier onze tips:

• Neem de verdeling van werk en taken nog eens onder de loep.
  • Als u merkt dat er klachten zijn van medewerkers over de hoge werkdruk, kunt u de afzonderlijke werk-taakverdeling nog eens nalopen. Kijk daarbij ook of het werk-en takenpakket niet aangepast kan worden waarbij sommige taken door een andere afdeling kunnen worden gedaan die minder belast is. 
  • Bespreek met uw werknemers wat de oorzaken zijn van de hoge werkdruk. 
    • Bijvoorbeeld een van uw werknemers raakt overbelast doordat een ander collega structureel meer werk op zich neemt dan nodig is. Dit kan opgelost worden door in een teambespreking deze scheve verdeling aan te kaarten en gezamenlijk op zoek te gaan naar een creatieve oplossing waardoor de werkdruk kan worden verlaagd. Zo kunt u samen besluiten meer regelmogelijkheden aan te bieden door enkele taken anders te verdelen en meer gebruik te maken van flexibele werkplekken en -tijden. Dit leidt tot minder overbelasting en meer tevredenheid onder de medewerkers.

Het Nederlandse softwarebedrijf GitLab heeft een unieke bedrijfscultuur waarin alle werknemers volledig remote werken en zelf hun eigen werktijden en -plek kunnen bepalen. Hierdoor ervaren medewerkers veel vrijheid en autonomie, wat de kans op burn-outs verkleint. Daarnaast organiseert het bedrijf regelmatig virtuele teambuilding-activiteiten en 'social hours' om de verbinding tussen medewerkers te versterken.

Werkafspraken voorkomen burn-out

• Duidelijke afspraken over overwerken, invallen en vervanging kunnen ervoor zorgen dat werknemers niet continu onder druk staan om werk over te nemen van collega's. 
  • Als een werknemer regelmatig gevraagd wordt om in te vallen bij andere teams, waardoor hij geen tijd heeft om zijn eigen werk goed te doen. Door duidelijke afspraken te maken over wanneer invallen wel of niet mogelijk is, kan de werkdruk voor deze werknemers worden verminderd.
• Afspraken maken over zakelijke communicatie buiten werkuren.
  •  Goede afspraken hierover kunnen ervoor zorgen dat medewerkers beter kunnen ontspannen en opladen in hun vrije tijd. 
    • Als bijvoorbeeld een medewerker regelmatig werkgerelateerde e-mails in de avonduren of in het weekend ontvangt, waardoor hij geen moment rust heeft, dan kunnen duidelijke regels over het sturen van e-mails buiten werktijden, deze medewerker meer laten ontspannen in zijn vrije tijd. 

Goede werk-privé balans om burn out te voorkomen

• Een evenwichtige werk-privé balans is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat medewerkers niet continu onder druk staan en zich kunnen opladen. 
  • Een werknemer heeft te veel werk waardoor hij niet genoeg tijd heeft voor zijn gezin en hobby's. Door te kijken naar de werk-privébalans van deze werknemer en samen te zoeken naar manieren om deze te verbeteren, kan de werkdruk worden verminderd en kan de medewerker zich beter opladen.
    • Coca-Cola heeft in 2019 een campagne gelanceerd om burn-out te voorkomen bij zijn werknemers. Het bedrijf heeft een 'Burnout Prevention and Awareness Program' opgezet, waarbij managers getraind worden om signalen van stress en burn-out te herkennen en bespreekbaar te maken. Ook wordt er aandacht besteed aan het bevorderen van een gezonde werk-privébalans en het aanbieden van flexibele werktijden.

Werkplezier om draagkracht te vergroten

Het vergroten van werkplezier kan ervoor zorgen dat medewerkers meer betrokken zijn en minder snel overbelast raken. 

• Als een team het erg druk heeft en er wordt weinig tijd genomen om leuke dingen te doen in teamverband kan de draagkracht van werknemers binnen dat team afnemen. Door af en toe iets leuks te organiseren, kan de teamspirit worden versterkt en kan de werkdruk beter worden gedeeld.
  • Google biedt aan zijn werknemers een uitgebreid pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder gratis maaltijden, massages, sportfaciliteiten en flexibele werktijden. Daarnaast organiseert Google regelmatig teambuilding-activiteiten en sociale evenementen, waardoor werknemers zich gesteund en gewaardeerd voelen. Dit draagt bij aan een gezonde werk-privébalans en vermindert de kans op burn-out.

• Persoonlijke aandacht en korte lijnen zorgen ervoor dat medewerkers zich gehoord voelen en sneller geholpen kunnen worden bij overbelasting. 
  • Als werknemers veel stress ervaren maar weten niet bij wie zij terecht kunnen  voor hulp, kan werkdruk omslaan in werkstress. Door duidelijk te communiceren wie het aanspreekpunt is bij overbelasting en stressklachten, kunnen werknemers sneller en beter worden geholpen.
• Voorlichting over burn-out en de signalen ervan kan ervoor zorgen dat medewerkers eerder herkennen wanneer ze overbelast raken. Train managers om signalen van stress en burn-out bij werknemers te herkennen. Leer hen ook hoe ze het onderwerp bespreekbaar kunnen maken en hoe ze werknemers kunnen ondersteunen die risico lopen op een burn-out. 

Investeren in opleiding en ontwikkeling van werknemers 

Investeren in de opleiding van uw werknemers is belangrijk. U geeft daarmee invulling aan goed werkgeverschap maar belangrijker is dat het u veel kan opleveren:

• De draagkracht van werknemers wordt vergroot doordat werknemers zich serieus genomen voelen, maar ook omdat zij beter hun ambities kunnen waarmaken. 
  • Zappos is een online retailer die bekend staat om zijn cultuur van klantenservice en medewerkerstevredenheid. Het bedrijf investeert zwaar in de opleiding en ontwikkeling van zijn medewerkers, met name op het gebied van klantenservice en communicatie- vaardigheden. 
• Een goed voorbeeld doet volgen. Geef zelf het goede voorbeeld. Als werkgever of als manager heeft u een voorbeeldfunctie. Voorlichting, bewustmaking en training van werknemers kan alleen slagen als ze regelmatig worden herinnerd aan wat zij hebben geleerd. Dat moet terug te zien zijn in het doen en laten van hun leidinggevende.  
  • Als werknemers zich senang voelen op de werkvloer omdat het werk en hun werkomgeving aan hun verwachtingen voldoen, dan kunnen ze beter omgaan met werkdruk waardoor op termijn een burn-out wordt voorkomen.

Conclusie

Werkstress en burn-out zijn nog steeds belangrijke problemen in de werkomgeving en het is van belang dat werkgevers en HR-managers actief stappen ondernemen om deze problemen aan te pakken. Het kost u als werkgever bijna 80.000 euro als een werknemer door een burn-out uitvalt. 

Werkgevers en managers kunnen burn-outs voorkomen door de werk-taakverdeling te evalueren, de oorzaken van hoge werkdruk te bespreken, duidelijke afspraken te maken over overwerken en zakelijke communicatie buiten werktijden, en meer regelmogelijkheden en flexibiliteit te bieden in werkplek en -tijden. 

Bedrijfsculturen zoals die van GitLab, waar medewerkers meer autonomie en vrijheid ervaren, kunnen ook helpen om de kans op burn-outs te verminderen. Ook persoonlijke aandacht en korte lijnen zorgen ervoor dat werknemers zich beter gehoord voelen waardoor werkdruk beheersbaar kan blijven.

Takeaways

• Werkgevers en HR-managers moeten erkennen dat werkstress en burn-out serieuze problemen zijn en er actief stappen tegen ondernemen.
• Het evalueren van de werk-taakverdeling en het bespreken van de oorzaken van hoge werkdruk zijn belangrijke stappen om burn-out te voorkomen.
• Duidelijke afspraken over overwerken en zakelijke communicatie buiten werktijden kunnen de werkdruk verminderen en medewerkers helpen om beter te ontspannen in hun vrije tijd.
• Meer regelmogelijkheden en flexibiliteit in werkplek en -tijden zijn belangrijke maatregelen om de kans op burn-outs te verkleinen.
• Een evenwichtige werk-privé balans is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat medewerkers niet continu onder druk staan en zich kunnen opladen.
• Het vergroten van werkplezier kan ervoor zorgen dat medewerkers meer betrokken zijn en minder snel overbelast raken. 
• Train managers om signalen van stress en burn-out bij werknemers te herkennen.