Wat is de beste manier om ziekteverzuim bij te houden?

Een laag ziekteverzuim is wat elke werkgever wil. Daarom investeert u in preventie en efficiënte re-integratietrajecten. Maar heeft u ook inzichtelijk in hoeverre uw beleid en investeringen effect hebben? Om hier inzicht in te krijgen, is het belangrijk om het ziekteverzuim binnen uw bedrijf bij te houden. Hoe doet u dit op een overzichtelijke en efficiënte manier? In deze blog bespreken we wat de voordelen zijn van een goede verzuimregistratie en geven we u tips om dit op de beste manier te doen.

Waarom ziekteverzuim bijhouden?

Het bijhouden van een goede verzuimregistratie kent vele voordelen voor u als werkgever. Denk bijvoorbeeld aan de volgende zaken: 

Beleid evalueren en bijstellen

We noemden het hierboven al even: een goede verzuimregistratie geeft u inzicht in het effect van uw beleid. Wanneer u helder heeft hoe het verzuim binnen uw bedrijf eruit ziet, kunt u bepalen in hoeverre er investeringen nodig zijn om het verzuim naar beneden te brengen. Heeft u eenmaal bepaalde investeringen gedaan en een beleid ingevoerd, dan kunt u vervolgens makkelijk in de cijfers terugzien of en in hoeverre deze het gewenste effect hebben. Daarop kunt u eventueel uw beleid weer bijstellen of juist continueren. 

Het maakt het bovendien makkelijker voor uw arbodienst om samen met u een plan van aanpak te maken om het verzuim tegen te gaan.

Inzicht in het verzuim binnen uw bedrijf

Een uitgebreide verzuimregistratie laat u niet alleen zien hoeveel verzuim er is binnen uw bedrijf, maar ook hoe het verzuim er precies uit ziet. Zijn er bijvoorbeeld bepaalde patronen te ontdekken in het verzuim van bepaalde werknemers? Is er sprake van veel langdurig verzuim of gaat het vooral om veelvuldig en kort verzuim? Zijn er bepaalde afdelingen waar bovengemiddeld wordt verzuimd? Allerlei zaken die interessant zijn voor u om te weten, zodat u gericht actie kunt ondernemen waar nodig.

Planning voortzetten

Voor de bedrijfscontinuïteit is het waardevol om inzicht te hebben in welke medewerkers er momenteel ziek zijn en wat de verwachte duur is van het verzuim. Zo kunt u snel schakelen en zorgen dat de werkzaamheden van de zieke werknemers worden opgevangen door andere werknemers of invallers. Hiermee minimaliseert u het productiviteitsverlies.

Nakomen van verplichtingen

Wanneer een werknemer zich ziek meldt, heeft u volgens de Wet verbetering poortwachter bepaalde verplichtingen en verantwoordelijkheden. Deze verplichtingen hebben vaak een bepaalde deadline. Een overzichtelijke verzuimregistratie laat u precies zien wanneer u welke acties moet ondernemen. Hiermee verkleint u de kans dat u ze te laat verricht en daarmee het verzuimtraject onbedoeld verlengt of zelfs boetes opgelegd krijgt. 

Welke cijfers zijn belangrijk om bij te houden?

Om het verzuim binnen uw bedrijf op een relevante manier bij te houden en vanuit verschillende invalshoeken te kunnen bekijken, is het goed om in ieder geval de volgende componenten te monitoren: 

Het verzuimpercentage

Het verzuimpercentage laat zien hoeveel van de totale werkdagen er is verzuimd binnen uw bedrijf. De berekening is als volgt: 

totaal aantal verzuimdagen / totaal aantal dagen dat er gewerkt zou moeten worden x 100

De verzuimfrequentie

De verzuimfrequentie vertelt u hoe vaak medewerkers zich gemiddeld per jaar ziekmelden. Dit berekent u zo: 

aantal ziekmeldingen per jaar / aantal werknemers

De gemiddelde duur van het verzuim

Hierbij gaat het om hoe lang een ziekmelding gemiddeld duurt. De berekening die daarbij hoort: 

het totale aantal verzuimdagen / het totale aantal afgeronde ziekmeldingen

De impact van verzuim op uw bedrijf

Iets minder voor de hand liggend, maar wel enorm belangrijk om te weten, is welke impact het verzuim van uw medewerkers heeft op uw bedrijf. Dit kunt u berekenen middels de zogenoemde Bradford factor. Deze heeft als uitgangspunt dat frequent, kortdurend en ongepland verzuim een grotere negatieve impact heeft op uw bedrijf dan langduriger verzuim. De formule is als volgt: 

totale aantal ziekmeldingen van een individu per jaar² / totale aantal verzuimdagen van dit individu per jaar 

Patronen in het ziekteverzuim

Als laatste is het waardevol om te kijken of er bepaalde patronen te herkennen zijn in de ziekmeldingen van uw werknemers. Hierbij kan het gaan om individuele werknemers die bepaalde patronen van ziekmelden laten zien, maar ook om patronen op een bepaalde locatie, binnen een bepaald team of binnen uw bedrijf als geheel.

Hoe registreert u ziekteverzuim?

U weet nu waarom en wat u het beste kunt registreren als het gaat om verzuim. Maar hoe pakt u dit aan? Welke tools gebruikt u om verzuim op de beste manier te registreren? 

Verzuimprotocol

Allereerst is het belangrijk om een duidelijk verzuimprotocol in het leven te roepen. Dit zorgt ervoor dat een ziekmelding zo gestroomlijnd mogelijk verloopt en dat hierbij zo min mogelijk tijd en energie verloren gaat. Door een verzuimprotocol weten werkgever en werknemer beiden waar zij aan toe zijn en wat er van hen wordt verwacht. Bovendien verkleint u de kans op misverstanden en conflicten. Een verzuimprotocol bestaat onder andere uit afspraken over: 

• Een heldere procedure van ziekmelding. Hoe, wanneer en bij wie wordt de ziekte gemeld? Welke informatie wordt dan uitgewisseld? 

• Bereikbaarheid van de werknemer tijdens de ziekteperiode. Gedurende hoe lang en op welke tijdstippen moet de werknemer bereikbaar zijn voor de werkgever of arbodienst?;
• Contact met de werkgever. Op welke manier en hoe vaak heeft de werkgever contact met de werknemer?;
• Contact met de arbodienst. Op welke manier verloopt het contact met de arbodienst? Welke informatie moet verplicht worden verstrekt? Verplichte aanwezigheid spreekuur, opstellen werkhervattingsplan, etc.;
• Het maken van een plan van aanpak. Hoe maken werkgever en werknemer samen een plan van aanpak, op basis van gegevens van arbodienst?; 
• Interventies en re-integratie. Op advies van de arbodienst;
• Bezwaren en klachten. Wat kan de werknemer doen indien hij het niet eens is met de gang van zaken of de adviezen van de arbodienst?;
• Eventuele sancties. Welke sancties kan de werkgever opleggen indien de werknemer zijn verplichtingen niet nakomt?; 
• Het waarborgen van de privacy. Wie mag welke gegevens vastleggen en voor hoelang? Wie heeft toegang tot welke gegevens? 

  Na het opstellen van een verzuimprotocol is het belangrijk dat het protocol bekend is bij uw werknemers en dat het voor iedereen gemakkelijk te vinden is. Uw arbodienst is er om samen met u een verzuimprotocol op te stellen dat relevant is en past binnen uw bedrijf.

Software 

Om verzuim overzichtelijk te registeren is het belangrijk om goede software te gebruiken. Gelukkig hoeft u op dit gebied niet zelf het wiel uit te vinden. Er bestaan allerlei softwaresystemen die u kunt gebruiken om het verzuim binnen uw bedrijf te registreren. Vaak kunt u zo’n softwaresysteem rechtstreeks koppelen aan het UWV en aan uw arbodienst. Dit zorgt ervoor dat u minder tijd kwijt bent aan het invullen van formulieren en dat u automatisch aan uw meldplicht voldoet. Uw arbodienst heeft bovendien meteen de benodigde informatie en kan ermee aan de slag. 

Arbo Concern heeft een verzuimapplicatie ontwikkeld genaamd ‘Dossier Manager’, waarin uw gehele verzuimdossier kan worden vastgelegd en waarin u bovendien uw eigen rapportages en gespreksverslagen kunt opslaan. Het voorziet u van ingevulde UWV-formulieren en u krijgt meldingen wanneer het tijd is om actie te ondernemen in het kader van de Wet verbetering poortwachter. 

Wat mag u wel en niet registeren volgens de AVG?

Tot slot is het belangrijk om u ervan bewust te zijn dat u niet alles mag registreren rondom het verzuim van uw werknemers. De nieuwe AVG schrijft voor dat u alleen zaken mag registreren die noodzakelijk zijn om het werk voort te zetten en om te bepalen of u het loon wel of niet moet blijven doorbetalen. 

Wat u wel mag registreren:

• Telefoon- en contactgegevens van uw werknemer tijdens de verzuimperiode;
• Datum van de ziekmelding;
• Hoe lang uw werknemer verwacht dat de ziekteperiode duurt;
• Welke lopende werkzaamheden en afspraken uw werknemer heeft;
• Of er sprake is van een verkeersongeval, waarbij mogelijk de kosten van het ziekteverzuim en de re-integratie verhaald kunnen worden op de veroorzaker van het ongeval;
• Of uw werknemer onder één van de vier vangnetregelingen valt op grond van de Ziektewet. Dit kan betekenen dat u het loon van uw werknemer niet (geheel) hoeft door te betalen.
• Of het verzuim het gevolg is van een arbeidsongeval. U mag echter niet vragen of het verzuim werkgerelateerd is.

Wat u niet mag registreren:

• Wat de aard is van de ziekte. Ook als u hiervan wel op de hoogte bent, mag u dit nergens schriftelijk vastleggen;
• Wat de oorzaak is van de ziekte;
• Welke functiemogelijkheden en -beperkingen uw werknemer heeft. 

Takeaways

• Het registreren van ziekteverzuim laat u zien hoe verzuim eruit ziet in uw bedrijf en helpt u bij het maken van een relevant verzuimbeleid. 
• Met een verzuimregistratie houdt u uw productiviteitsverlies bij verzuim zo laag mogelijk.
• Bovendien helpt registratie u om uw wettelijke verplichtingen na te komen.
• Om een goed beeld te krijgen van het verzuim binnen uw bedrijf, registreert u het verzuimpercentage, de verzuimfrequentie, de duur van het verzuim, de impact van van het verzuim en eventuele patronen in het verzuim.
• Een goed verzuimprotocol zorgt ervoor dat verzuim en eventuele re-integratie zo soepel en efficiënt mogelijk verlopen.
• Om verzuim zo goed en relevant mogelijk te registreren, is het van belang goede software te gebruiken. Gebruik bij voorbaat software die gekoppeld is aan uw arbodienst. 
• Bij het registreren van ziekteverzuim moet u rekening houden met de privacyregels van de nieuwe AVG.