Ziekteverzuim onderzoeken in uw bedrijf door inzicht in de risico’s te krijgen

Ziekteverzuim is een fenomeen waar ieder bedrijf, groot of klein, mee te maken krijgt. Naast dat er een gat in de productie valt kost dit dikwijls ontzettend veel geld. Om een bedrijf gezond en draaiende te houden is het belangrijk een goed ziekteverzuimbeleid of arbobeleid op te stellen ter preventie. Om dit beleid effectief te maken, is het handig te inventariseren waar de knelpunten liggen in uw bedrijf en het ziekteverzuim te onderzoeken. Door inzicht te krijgen in de oorzaken van ziekteverzuim in uw bedrijf kunt u passende maatregelen treffen. Hoe kunt u ziekteverzuim onderzoeken in uw bedrijf? Lees in dit artikel hoe u dit kunt aanpakken.

Ziekteverzuim in uw bedrijf

Met een kortstondige griep zijn werknemers weer snel op de vloer maar bij langdurig ziekteverzuim kan een werknemer al gauw 242 dagen verzuimen. Ziekteverzuim kost Nederlandse bedrijven jaarlijks ruim €13 miljard aan kosten van loondoorbetaling volgens de Arbobalans 2020 van onderzoeksorganisatie TNO, en dan zijn er nog veel verschillende bijkomstige kosten. Van dat verzuim is 47% van de verzuimdagen werkgerelateerd, en dus direct door omstandigheden binnen het bedrijf. Preventie van dit verzuim is dus ook te behandelen met een effectief ziekteverzuimbeleid of arbobeleid. Omdat elk bedrijf zijn eigen arbeidsomstandigheden hanteert met bijkomstige werksfeer verschillen de oorzaken van ziekteverzuim bij bedrijven enorm. Daarom moet het ziekteverzuimbeleid aangepast zijn op de situatie van uw bedrijf. De oorzaken van het ziekteverzuim onderzoeken is een belangrijke stap in het maken van een op maat gemaakt ziekteverzuimbeleid. Er zijn verschillende manieren om dit te doen, hieronder behandelen we een aantal.

Ziekteverzuim onderzoeken

Een goed arbobeleid zorgt ervoor dat gezondheidsrisico’s kunnen worden beperkt, ziekteverzuim verminderd wordt en het re-integratieproces verbeterd. Om dat beleid perfect aan te passen op uw bedrijf is het noodzakelijk inzicht te krijgen in pijnpunten in de werkomstandigheden van uw bedrijf. Of het nu gaat om werkstress of onveilige situaties, er zijn verschillende onderzoeken uit te voeren om gegevens hieromtrent te verzamelen. 

Preventiemedewerker

Het is wettelijk verplicht een preventiemedewerker aan te wijzen als werkgever. Wanneer u een bedrijf met minder dan 25 medewerkers heeft mag u ook als werkgever deze rol op u nemen. Wanneer u een arbodienst in dienst nemen werkt de preventiemedewerker nauw met ze samen. De preventiemedewerker heeft namelijk veel informatie over de werkvloer die de arbodienst nog niet heeft. Ook omdat de preventiemedewerker als een brug fungeert tussen de werkgever en werknemers. Samen met de bedrijfsarts en arbodienstverleners houdt de preventiemedewerker zich bezig met de kwaliteit van de arbeidsomstandigheden, om gezond en veilig werken te waarborgen. Hij ondersteunt de werkgever om optimale bedrijfsomstandigheden te realiseren, door middel van het opstellen van een overzicht van de risico’s omtrent het welzijn binnen het bedrijf en bij ziekteverzuim onderzoeken. Omdat de preventiemedewerker zich ook op de werkvloer bevindt kan hij meehelpen met het uitvoeren van arbo-maatregelen.

Arbowet over werkdruk

Volgens de Arbowet bent u als werkgever verplicht om ervoor te zorgen dat de psychosociale arbeidsbelasting (PSA) op de werkvloer niet te hoog wordt voor uw werknemers. Er moet actief een beleid worden gevoerd dat erop gericht is dit te voorkomen of te beperken. De PSA kan oplopen worden wanneer er conflicten afspelen met agressie, intimidatie en seksuele intimidatie op het werk. 

Risico-inventarisatie & -evaluatie

Er moet daarom regelmatig onderzoek worden gedaan naar de arbeidsomstandigheden in het bedrijf middels een Risico-Inventarisatie & -evaluatie (RI&E). Het is sinds 1994 wettelijk verplicht een RI&E op te stellen. Hiervoor kunt u een arbodienst inschakelen, die samen met uw bedrijfsarts en preventiemedewerker onderzoeken opstellen, ook rekening houdend met verschillende groepen in uw bedrijf. Uit de gegevens van deze ziekteverzuim onderzoeken kunnen er aanbevelingen worden gemaakt voor ziekteverzuimpreventie. Er wordt duidelijk waar verbeteringen nodig of gewenst zijn. De verplichtingen die hierbij horen:

• Uw preventiemedewerker houdt zich namens u als werkgever bezig met de RI&E. Hij werkt daarbij samen met en adviseert de Ondernemingsraad (OR) of de Personeelsvertegenwoordiging (Pvt)
• De risico’s van te hoge werkdruk rondom de arbeidsomstandigheden moeten in kaart worden gebracht
• Wanneer er sprake is van te hoge werkdruk moet daarna een plan van aanpak worden opgesteld
• Uw werknemers adviseren u over de maatregelen die kunnen worden besproken om de situatie te verbeteren
• Met ingang van een nieuw beleid met wijzigingen op gebied van machinerie, arbeidsomstandigheden of werkmethoden veranderen ook de gezondheids- en veiligheidsrisico’s op de werkvloer. Het is daarom zaak uw RI&E aan te passen, deze moet namelijk altijd actueel zijn

Analysemethodes

Naast de RI&E kunnen verschillende analysemethodes worden uitgevoerd om inzicht te krijgen in de problemen die ziekteverzuim binnen uw bedrijf veroorzaken. Een aantal onderzoeken die ziekteverzuim helpen voorkomen:

• Preventief medisch onderzoek (PMO) of een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO). Een inventarisatie naar de algemene gezondheid van uw werknemers. Potentiële toekomstige oorzaken van ziekteverzuim kunnen worden opgespoord en er kan preventief worden ingegrepen.
• Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) en werkdrukonderzoek. Met deze onderzoeken wordt de stand van zaken met betrekking tot de werksfeer en werkdruk nagegaan.

Ziekteverzuimbeleid

Een ziekteverzuimbeleid is een beleid waarin vastgelegd wordt hoe uw bedrijf met ziekteverzuim omgaat. Een goed ziekteverzuimbeleid bestaat uit twee onderdelen: een re-integratie deel en een preventief deel. Een aantal punten over dit preventieve gedeelte:

• Met de juiste protocollen en registratie kunt u data bijhouden over ziekteverzuim binnen uw bedrijf
• U maakt een verzuimanalyse: u beoordeelt de gegevens om inzicht te krijgen in veelvoorkomende oorzaken
• Met de uitslagen van deze ziekteverzuim onderzoeken kunt u dan gericht uw preventiemaatregelen op aanpassen. Ziet u bijvoorbeeld dat er binnen een team vaker mensen uitvallen door de hoge werkdruk, dan weet u dat daar een stoorzender zit of onderbezetting is

Signaleren

Naast de verschillende ziekteverzuim onderzoeken en protocollen kan de leidinggevende ook veel verzuim voorkomen door een scherpe blik te houden op symptomen die kunnen leiden tot werkstress en ziekteverzuim. Dit is een meer persoonlijke aanpak waarbij het belangrijk is dat u een goede werkrelatie heeft met uw werknemers. Met goede communicatieve vaardigheden en het herkennen van signalen van werkstress kunt u de problemen opsporen voor ze tot ziekteverzuim leiden. Op de werkvloer kunnen namelijk verschillende kwesties spelen, zoals conflicten of een slechte werksfeer. Door signalen op te merken kunt u passende actie ondernemen. Verschillende signalen waar u op kunt letten:

• Het karakter van uw werknemer kan een risicofactor zijn voor te hoge werkstress en een eventuele burn-out. Let goed op uw werknemers die perfectionistisch zijn en moeilijk nee kunnen zeggen
• Conflicten op de werkvloer, zoals (seksuele) intimidatie, discriminatie en agressie. Het is belangrijk dan snel zelf in te grijpen zodat de situatie niet escaleert
• Met inzicht in de privéproblemen van uw werknemer kunt u (professionele) steun bieden waarbij verzuim beperkt wordt

Verzuimtraining

Om een ziekteverzuimbeleid goed te integreren en in werking te stellen in een bedrijf kan het effectief zijn een verzuimtraining te volgen. Deze wordt gegeven aan de leidinggevenden en verantwoordelijken over verzuim binnen uw bedrijf en wordt op maat gemaakt door de coaches die u inhuurt, bijvoorbeeld bij de arbodienst. Een belangrijk stuk van deze verzuimtraining is het leren herkennen van signalen die wijzen op toekomstig verzuim zodat u maatregelen kunt treffen. Een aantal punten:

• Belangrijk is om te weten welke vragen u wettelijk wel en niet mag stellen aan uw (verzuimende) werknemer. Alleen de bedrijfsarts mag bijvoorbeeld medische informatie vastleggen, zelf mag u niet vragen naar de aard van de ziekte
• Geleerd wordt hoe u een efficiënt gesprek kunt voeren met uw verzuimende werknemer, gericht op een spoedige re-integratie
• Naast de theorie kan er geoefend worden met een trainingsacteur
• De nadruk ligt op de praktijk
• Het programma met leerdoelen wordt op maat gemaakt met input van uw bedrijf. Iedere bedrijf heeft een andere constructie

Takeaways

• U bent verplicht een preventiemedewerker aan te wijzen. Samen met de arbodienst en bedrijfsarts onderzoekt de preventiemedewerker de grootste oorzaken van ziekteverzuim in het bedrijf om daarbij maatregelen uit te voeren
• De arbowet verplicht u regelmatig ziekteverzuim onderzoeken te doen, zoals RI&E, middels het analyseren van de arbeidsomstandigheden. Daarnaast zijn andere onderzoeken uit te voeren om pijnpunten aan te wijzen
• Het ziekteverzuimbeleid bevat ook een preventief gedeelte waarin met gegevens over ziekteverzuim in het verleden het beleid aangepast kan worden
• De leidinggevende kan op de werkvloer zelf meehelpen aan de preventie van ziekteverzuim door tekenen van beginnende problemen op tijd te signaleren

Het is aanbevolen een arbodienst in te schakelen om onderzoek te doen naar knelpunten binnen uw bedrijf die kunnen leiden tot ziekteverzuim. Arbo Concern heeft verschillende diensten als het gaat om verzuimpreventie en vitaliteit. Hieronder vallen verzuiminterventies, maar ook onderzoeken als een RI&E. Neem vandaag nog vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken!