Ziekteverzuim preventie verbeteren met een positieve werksfeer

Ziekteverzuim kan verschillende oorzaken hebben, van onvermijdelijke griepjes tot het verwerken van een verlies. Naast persoonlijke redenen kan de sfeer op werk ook bepalend zijn voor eventuele ziekmeldingen. Wanneer uw werknemer zich niet veilig voelt op werk, de werkdruk te hoog ligt of samenwerking lastig is kan dit een reden zijn voor uw werknemer om te verzuimen. Als werkgever of leidinggevende heeft u verschillende mogelijkheden om invloed uit te oefenen op de werksfeer of potentiële wrijvingen op te lossen. Het is dus belangrijk om grip te krijgen op de werksfeer. En niet alleen de ziekteverzuim preventie verbeterd hiermee, een positieve werksfeer kan allerlei voordelen met zich mee brengen waardoor de productiviteit van een team verhoogt. Lees hieronder een aantal tips over hoe u de werksfeer gezond kunt houden en kunt verbeteren om ziekteverzuim te voorkomen.

Het belang van een goede werksfeer

Uit onderzoek is gebleken dat werknemers die meer werkplezier op de werkvloer ervaren meer gemotiveerd zijn, effectiever werken en productiever zijn. Werkplezier werkt goed tegen werkstress en is daarom enorm effectief tegen potentiële burn-outs bij uw werknemers en zorgt dus voor een lager ziekteverzuim. De definitie van een goede werksfeer is volgens Jessica van Wingerden, verbonden aan de vakgroep Arbeids- en Organisatiepsychologie aan de Erasmus Universiteit in Rotterdam, dat er op een prettige, professionele en fatsoenlijke manier met elkaar wordt omgegaan. Naast het werk is er ook ruimte voor plezier en de leidinggevende moet oog hebben voor de talenten van zijn werknemers. 

Die werksfeer wordt onderbroken wanneer er een cultuur heerst waarin onduidelijke  afspraken worden gemaakt en afspraken slecht worden nagekomen. Werknemers ervaren dan meer werkstress en voelen minder waardering voor hun werk. Met dat soort omstandigheden wordt ook sneller ziek gemeld. Het belang van een goede sfeer en goede onderlinge werkrelaties zit hem dus niet alleen in ziekteverzuim preventie, maar ook in een verbeterde productiviteit binnen uw bedrijf.

Psychosociale arbeidsbelasting

Naast ziekteverzuim preventie is het ook in de Arbowet vastgesteld dat u als werkgever ervoor moet zorgen dat de psychosociale arbeidsbelasting op werk niet te hoog wordt. Dit kan komen door hoge werkdruk, maar ook door agressie, intimidatie en seksuele intimidatie. Hier moet een beleid voor worden opgesteld en uitgevoerd. Het risico moet in kaart komen, er moet een plan van aanpak worden vastgesteld en uw werknemers kunnen u adviseren over maatregelen om te hoge PSA te voorkomen.

Onderzoek

U kunt er voor kiezen een Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) en werkdruk onderzoek uit te voeren. Met deze onderzoeken stelt u vast hoe de stand van zaken zijn als het gaat om werksfeer en werkdruk. 

Ziekteverzuim preventie en conflicten

Ergernis op de werkvloer kan altijd ontstaan wanneer werknemers intensief samenwerken. Dit kan soms opgelost worden door de band te versterken of samen te praten over hoe de samenwerking beter kan, maar in sommige gevallen mondt dit uit in een conflict. Conflicten zijn negatief voor de werksfeer, het werkplezier en het succes van het team. Werknemers zouden als gevolg klachten kunnen ontwikkelen, een hogere werkstress ervaren als ook het werk ontwijken om niet geconfronteerd te worden met het conflict. Conflicten kunnen zo een belangrijke reden zijn voor ziekteverzuim. Ook verslechterd het de samenwerking en werksfeer. Conflicten op tijd oplossen is dus belangrijk voor de verbetering van ziekteverzuim preventie.

Wanneer u het vermoeden krijgt dat zich conflicten afspelen binnen een team is het dus zaak om actie te ondernemen. Hierbij een aantal zaken die zich kunnen voordoen die wijzen op een conflict:

• Groepsvorming
• Pesten
• Agressie, geweld
• Intimidatie
• Roddels
• Onveilige werksfeer

Vertrouwenspersoon

Er kan een vertrouwenspersoon worden ingesteld als onderdeel van het arbobeleid. Een vertrouwenspersoon helpt  werknemers bij ongewenst gedrag zoals agressie, pesten, seksuele intimidatie en discriminatie. Er kan intern iemand worden opgeleid tot vertrouwenspersoon of extern iemand worden aangesteld, bijvoorbeeld via de arbodienstverlener.

Discriminatie

Een belangrijke potentiële component van conflicten op de werkvloer is discriminatie. Uit onderzoek is bijvoorbeeld gebleken dat LHBTI-werknemers, homoseksuele medewerkers, meer conflicten en ongewenst gedrag ervaren. Volgens Trouw heeft 1 op de 3 vrouwen weleens te maken gehad met aanranding of een andere fysieke vorm van seksuele intimidatie. 60% van de vrouwen krijgt te maken met seksueel getinte taal. Iedere werknemer heeft recht op een werkplek zonder discriminatie, dus het is aan u de taak om klachten rondom discriminatie serieus te behandelen. De bescherming van uw personeel is ook een factor in ziekteverzuim preventie. Er zijn verschillende soorten discriminatie, u kunt hierbij denken aan:

• Seksisme, op basis van iemands gender
• Racisme op basis van kleur, etniciteit, cultuur of afkomst
• Homofobie, op basis van seksualiteit
• Religieuze discriminatie, zoals islamofobie of antisemitisme
• Validisme, de marginalisering van mensen met een (functie) beperking
• Leeftijd, waarbij te oud of te jong als verminderd competent wordt gezien

Trainingen

Er zijn verschillende trainingen mogelijk voor uw team om te leren hoe om te gaan met conflicten, ook met betrekking op discriminatie. Bij discriminatie kan het vergroten van het bewustzijn al een stap in de goede richting zijn om de werkvloer veiliger te maken voor de werknemers en de werksfeer te verbeteren. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid ontwikkelde ook de tool ‘Antipestmanagement: Een goede werksfeer, laten we dat zo houden!’.

Signalen

Door goed inzicht te hebben in uw team en hun werkrelaties onderling kunt u vat krijgen op eventuele conflicten en deze ofwel voorkomen of oplossen. Dit soort klachten kunnen leiden tot burn-out en dus tot ziekteverzuim, of direct tot ziekteverzuim wanneer de werknemer zich ziek meldt om de werkvloer te ontwijken. Door te letten op de dynamiek binnen uw team en signalen bij werknemers op te merken kunt u het conflict voorkomen of oplossen en de ziekteverzuim preventie verbeteren. Een aantal signalen van klachten bij werknemers bij conflicten op de werkvloer zijn:

• Stress en spanning
• Angstklachten
• Algemeen minder welbevinden

Het gesprek aangaan

Wanneer u verdenkt dat er een of meerdere conflicten zijn binnen het team is het van belang om dit tijdig te de-escaleren en als het kan op te lossen. Het is belangrijk het gesprek aan te gaan met de mensen die betrokken zijn in het conflict. Het doel hierbij is om het werkplezier en succes van het team te herstellen. Een aantal tips om in het gesprek mee te nemen:

• Neem een constructieve en assertieve houding aan
• Bereidt u goed voor zodat u de juiste vragen kunt stellen om het verhaal boven tafel te krijgen
• Begin met uw eigen ervaring van het conflict
• Vraag naar het standpunt van uw werknemer
• Blijf in het gesprek onpartijdig, beleefd en feitelijk, weerhoudt u ervan om persoonlijke opmerkingen te maken
• Wanneer u spreekt met een slachtoffer is het zaak om hun klachten serieus te nemen. Zij moeten zich gehoord voelen
• Indien u zelf aangevallen wordt in het gesprek is het belangrijk rustig te blijven. U kunt dan ook bijvoorbeeld spreken over hoe u de communicatie ervaart en uw gevoel benoemen
• Bespreek samen met alle betrokkenen eventuele oplossingen en wat de persoon nodig heeft om zijn werk te kunnen doen
• Maak afspraken om deze oplossingen na te komen op een constructieve manier
• Om het conflict op te lossen kunt u ervoor kiezen om een tijdelijk betaald verlof te geven aan een of meerdere personen binnen het conflict. Dan kan de tijd genomen worden om een oplossing te vinden en kunnen de betrokkenen uitrusten
• Indien er geen duidelijke oplossing uit de gesprekken komt is het zaak dat u zelf de beslissing maakt over wat het conflict kan oplossen. Hak de knoop door, altijd vanuit teambelang. Verbeter de ziekteverzuim preventie door te kijken naar alle opties

Onderbezetting

Wanneer er geen conflicten op de werkvloer afspelen maar wel een hoge werkdruk is die door het gehele team wordt ervaren is het van belang na te gaan of er onderbezetting is in het team. Dit betekent dat er onvoldoende capaciteit is en met (te) weinig personeel het werk uitgevoerd moet worden. Dit kan verschillende aanleidingen hebben, maar een van de grootste is het uitvallen van een lid van het team door ziekteverzuim. Uw overige werknemers moeten het werk van de verzuimende overnemen en de werkdruk wordt hierbij opgevoerd door overuren en overbelasting. U doet er dus goed aan om de werkdruk op het team in de gaten te houden om de ziekteverzuim preventie te verbeteren. Chronische onderbezetting kan verschillende gevolgen hebben:

• Door de toename van de werkdruk kan deze voor een of meerdere werknemers te hoog worden. Mensen zullen sneller uitvallen
• Dit kan een vicieuze cirkel tot gevolg hebben waarbij ziekteverzuim meer ziekteverzuim veroorzaakt
• Wanneer mensen door de verhoogde werkstress hun werk niet goed kunnen doen kan er kwaliteitsverlies zijn van het werk
• Uw bedrijf kan imagoverlies lijden. In de HR-wereld wordt een hoog percentage ziekteverzuim gezien als een teken van een haperende werkorganisatie
• Door verstoorde arbeidsrelaties en ergernis kunnen meer conflicten optreden

Takeaways

• Een goede werksfeer zorgt voor productievere werknemers en ziekteverzuim preventie
• Conflicten op de werkvloer moeten zo snel mogelijk worden opgelost zodat ze niet escaleren. Signaleer en ga het gesprek aan als leidinggevende
• Denk ook aan discriminatie op de werkvloer. Trainingen kunnen helpen dit op te lossen
• Het is belangrijk om onderbezetting te voorkomen of snel recht te trekken

Om de werksfeer goed te houden kan het handig zijn een arbodienst aan te nemen om samen te kijken naar mogelijkheden tot verbetering. Arbo Concern helpt om beleid te vertalen naar de praktijk. Ook kunnen wij helpen door een vertrouwenspersoon of casemanager in te zetten bij conflicten op de werkvloer. Neem vandaag nog vrijblijvend contact met ons op!