Ziekteverzuim verminderen en terugdringen met een effectief ziekteverzuimbeleid

03/05/2021 Arbobeleid
Ziekteverzuim verminderen en terugdringen met een effectief ziekteverzuimbeleid

Ziekteverzuim kost een bedrijf jaarlijks veel omzet, productiviteit en geld. Het is dus noodzakelijk om de controle over het verzuim te hebben om uw bedrijf gezond te houden. Met een ziekteverzuimbeleid worden daarom procedures en maatregelen vastgelegd als het gaat om ziekte en verzuim. Behalve dat een ziekteverzuimbeleid de sleutel is bij ziekteverzuim verminderen en terugdringen, is het ook een wettelijke plicht voor werkgevers om dit beleid te voeren. Het is dus zaak dit beleid goed op te stellen met een focus op preventie. In dit artikel gaan we in op wat een ziekteverzuimbeleid effectief maakt.

 

Een effectief ziekteverzuimbeleid

Volgens de Arbobalans 2020 van de onderzoeksorganisatie TNO kost ziekteverzuim Nederlandse bedrijven ruim €13 miljard aan kosten van loondoorbetaling per jaar. Het minimaliseren van verzuim is dus een belangrijk gegeven bij het ziekteverzuimbeleid. Het precieze beleid hangt af van het soort bedrijf en de bedrijfscultuur, waarop het beleid aansluit. Een ziekteverzuimbeleid bevat twee onderdelen: een preventief deel en een re-integratiedeel. Het preventieve deel zorgt voor maatregelen die verder ziekteverzuim zouden moeten voorkomen. Het re-integratiedeel zorgt voor het vastleggen van het re-integratieproces met het doel om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Om een effectief ziekteverzuimbeleid op te zetten is het zeker aanbevolen een arbodienst in te huren waarmee u samen kunt kijken wat de juiste inzet is. Een arbodienst heeft de middelen, expertise en werknemers in dienst die nodig zijn om dit beleid op te zetten en ziekteverzuim te verminderen.

Ziekteverzuim verminderen met preventie

Naast het belang van het goed verlopen van de processen rondom ziekteverzuim is het ook cruciaal dat er aandacht komt voor het voorkomen ervan. Een goed ziekteverzuimbeleid heeft voornamelijk een preventieve werking. Door een juiste registratie en protocollen zorgt u dat alle gegevens precies worden bijgehouden. Ziekteverzuim wordt vastgelegd en kan dan beoordeeld worden. Met deze gegevens kan worden geanalyseerd wat er moet worden gedaan om te voorkomen dat het verzuim weer plaatsvindt, een zogenoemde verzuimanalyse. Hoe meer informatie over het verzuim, hoe meer inzicht in de mechanismen die het verzuim veroorzaken en wat voor oplossingen kunnen worden ingezet bij ziekteverzuim verminderen en terugdringen. Is de oorzaak bij meerdere zieke werknemers bijvoorbeeld dat de werkdruk te hoog ligt, dan kunt u kijken hoe u deze kan verlagen. Ook in samenwerking met een arbodienst kunnen de problemen in kaart worden gebracht en opgelost worden.

 

Er zijn daarnaast verschillende onderzoeken die kunnen worden uitgevoerd om beter in kaart te krijgen waar de pijnpunten zitten als het gaat om potentiële oorzaken van ziekteverzuim. Een aantal strategieën:

  • Risico-Inventarisatie & Evaluatie: Dit is een onderzoek naar risico’s omtrent arbeidsomstandigheden waarbij oplossingen kunnen worden opgesteld
  • Preventief medisch onderzoek (PMO) of een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO). Hiermee krijgt u inzicht in de algemene gezondheid van uw werknemers
  • Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) en werkdrukonderzoek. Deze onderzoeken kijken naar de stand van zaken als het gaat om werksfeer en werkdruk
  • Preventiemedewerker. Het is verplicht als werkgever om een preventiemedewerker aan te wijzen. De preventiemedewerker adviseert de werkgever over preventie en vermindering van ziekteverzuim

Preventiemedewerker

De preventiemedewerker ondersteunt de werkgever bij de zorg van de gezondheid en veiligheid van de werknemers. Hierover een aantal punten:

  • Indien het bedrijf minder dan 25 werknemers heeft kan de werkgever deze rol ook op zich nemen
  • De preventiemedewerker is deskundig op het gebied van arbeidsrisico’s binnen het bedrijf en de te nemen preventieve maatregelen. Zij adviseren de werkgever hierover met als doel het ziekteverzuim te verminderen
  • Ook is de preventiemedewerker betrokken bij het opstellen van het RI&E en het bijbehorende plan van aanpak en spelen een rol bij de uitvoering daarvan
  • Ze werken samen met en adviseren de Ondernemingsraad om de arbeidsomstandigheden te verbeteren
  • De preventiemedewerker vormt ook een vraagbaak voor werknemers en adviseren op het verkleinen van arbeidsrisico’s
  • De preventiemedewerker werkt nauw samen met de arbodienst en bedrijfsarts. Als insider heeft deze medewerker de informatie die zij nodig hebben om hun werk het beste te kunnen uitvoeren

Ziekteverzuimprotocol

In een ziekteverzuimprotocol staat precies beschreven wat een werknemer moet doen bij ziekmelding. Ook zijn de rechten en verplichtingen van de werkgever hierin opgenomen. Het vaststellen van deze afspraken zorgt er niet alleen voor dat alle individuen gelijk behandeld worden maar ook dat ieder weet wat er van hun verwacht wordt. Het protocol beschrijft onder andere:

  • De processen rondom ziekmelding
  • Verzuimcontrole
  • Verzuimbegeleiding 
  • Re-integratie bij langdurig verzuim 
  • Loondoorbetaling bij ziekte
  • De verrekening van vakantiedagen
  • Registratie en contact rondom afspraken en activiteiten

Verzuimtraining

Een verzuimbeleid kan lastig zijn om te integreren in een bedrijf. Omdat het belangrijk is dat de werkgever en leidinggevenden weten wat hun rol is in het ziekteverzuimbeleid, is het noodzakelijk dat er verzuimtraining plaatsvindt. Leidinggevenden leren signalen te zien, hoe zij met verzuim moeten omgaan en zelf kunnen meewerken aan ziekteverzuim verminderen. Een aantal aspecten van een verzuimtraining:

  • De deelnemers leren wat er wel en niet wettelijk gevraagd kan worden aan de verzuimende werknemer. Er mag bijvoorbeeld niet gevraagd worden naar de aard en oorzaak van de ziekte. Alleen een bedrijfsarts mag medische informatie vastleggen
  • Er wordt onderwezen hoe u een efficiënt gesprek kunt voeren met uw verzuimende werknemer gericht op een snelle en goede re-integratie
  • Behalve theorie is het ook belangrijk om te oefenen, bijvoorbeeld met een trainingsacteur
  • De nadruk ligt op de praktijk
  • De lesgever gebruikt input van het bedrijf om bij de training een programma met leerdoelen op maat te maken

Begeleiding bij re-integratie

Wanneer u te maken krijgt met ziekteverzuim krijgt u ook te maken met de Wet verbetering poortwachter (Wvp). Binnen deze wet zijn een aantal regelingen vastgesteld op het gebied van re-integratie van de werknemer. De wet verplicht dat werkgevers en werknemers samen- en meewerken om de terugkeer van de zieke werknemer naar de werkvloer zo spoedig mogelijk te maken, oftewel het verminderen van ziekteverzuim. Bij verzuim is het verplicht een bedrijfsarts in te schakelen, zelfstandig of te werk binnen een arbodienst. Hieronder een aantal punten bij het re-integratieproces en hoe het verzuim te begeleiden:

  • Indien er dreiging is van langdurig ziekteverzuim, moet de werkgever binnen zes weken na de eerste ziektedag van de werknemer een oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst vragen over het ziektegeval. Van deze termijn kan worden afgeweken met voldoende motivatie door beide werknemer en werkgever. Het advies is mede bepalend voor de re-integratieverplichtingen van de werkgever en werknemer
  • Indien de werknemer weigert mee te werken verliest deze het recht op doorbetaling. U moet de werknemer daar wel tijdig op wijzen
  • Er moeten tijdig de nodige maatregelen worden getroffen door de werkgever om de zieke werknemer in staat te stellen om eigen of passende werkzaamheden uit te voeren. De werknemer moet passend werk aanvaarden
  • Er kan een casemanager worden aangewezen om het ziekteproces te begeleiden en het ziekteverzuim te verminderen
  • Binnen 8 weken moeten de werkgever en werknemer samen een plan van aanpak opstellen en schriftelijk vastleggen. Dit plan moet van tijd tot tijd geëvalueerd worden. Bij een arbeidsongeschiktheid verklaring moet de werknemer namelijk het re-integratieverslag overleggen
  • Dit re-integratieverslag bestaat uit een samenvatting van alle gemaakte afspraken en activiteiten van de werkgever, werknemer en arbodienst, en bevat ook medische informatie
  • Wanneer u uw verplichtingen niet nakomt kan dit leiden tot loonsancties vanuit UWV. Dit betekent dat u uw werknemer tot maximaal 52 weken langer moet doorbetalen
  • Indien de werknemer bijna twee jaar ziek is kan een aanvraag worden gedaan voor een keuring omtrent een verklaring van (gedeeltelijk) arbeidsongeschiktheid. De keuring hiervan kan worden uitgesteld wanneer werkgever en werknemer gezamenlijk daartoe besluiten. Het re-integratieverslag is belangrijk bij de beoordeling
  • Soms zijn er conflicten bij de re-integratie en kan een oordeel om niet te kunnen werken re-integratie in de weg staan. Het is dan handig wanneer er voorwaarden in het ziekteverzuimbeleid staan die de optie tot een second opinion mogelijk maken voor de zieke werknemer, of dat duidelijk maakt wanneer de werkgever het loon kan opschorten
Naast het belang van het goed verlopen van de processen rondom ziekteverzuim is het ook cruciaal dat er aandacht komt voor het voorkomen ervan.

Takeaways

  • Werk samen met een arbodienst om een verzuimbeleid op te stellen dat past bij uw bedrijf
  • Een goed ziekteverzuimbeleid is gericht op preventie en ziekteverzuim verminderen en terugdringen
  • In het verzuimprotocol staan alle verplichtingen van werkgever en werknemer
  • Het ziekteverzuimbeleid kan goed worden uitgeoefend met behulp van training
  • Werkgever en werknemer moeten zich houden aan de regels van de Wet verbetering poortwachter tijdens het re-integratietraject
 

Een effectief ziekteverzuimbeleid bestaat dus uit een preventief deel en een re-integratiedeel, aangepast op uw bedrijf.  Arbo Concern kan u van dienst zijn met een risico inventarisatie & evaluatie en preventief medische onderzoeken.  We helpen graag met verzuimtrainingen en kunnen uw verzuimbegeleiding uit handen nemen. Neem vandaag nog vrijblijvend contact met ons op!

Misschien ook interessant

Het RI&E-plan van aanpak: Stappen voor het aanpakken van risico's
Als werkgever of HR-professional bent u ongetwijfeld bekend met de term risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Echter, het ontwikkelen van een effectief plan van aanpak na uw RI&E is een stap die vaak minder aandacht krijgt, maar van cruciaal belang is. Het komt nog te vaak voor dat bedrijven niet over een deugdelijk plan van aanpak beschikken volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie. Het plan van aanpak bepaalt hoe u de geïdentificeerde risico's daadwerkelijk gaat aanpakken. In deze blog, duiken we dieper in de stappen en aanpak voor het effectief aanpakken van risico's.
 Waarom risico-inventarisatie en -evaluatie verplicht is van de Arbowet
De laatste jaren is er meer aandacht voor de risico-inventarisatie en -evaluatie(RI&E) en voor het daadwerkelijk uitvoeren ervan. In de Arbowet is bepaald dat het uitvoeren van de RI&E een wettelijke verplichting is. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is belast met het Meerjarenprogramma RI&E. In de 3e voortgangsbrief van 13 juni 2023 schrijft de minister dat de gevolgen van onder andere grensoverschrijdend gedrag, arbeidsongevallen en blootstelling aan gevaarlijke stoffen zowel voor werknemers als voor de maatschappij als geheel bijna niet te overschatten zijn. Laten we eens kijken waarom risico-inventarisatie en -evaluatie verplicht is en wat de arbowet erover zegt.
Branche RI&E: Waarom het belangrijk is en hoe het werkt
De Nederlandse arbeidsinspectie meldt in haar rapport ‘Arbo in bedrijf 2019-2021’, dat tussen 2019 en 2021 bedrijven het beter hebben gedaan - als het gaat om het adequaat beheersen van bedrijfsrisico’s - ten opzichte van de periode ervoor. Toch bleek dat, bij 16% van de bedrijven waar risico’s speelden bij beeldschermwerk, er geen adequate maatregelen waren getroffen. Dit betrof bijna 253.000 werknemers. Als HR-professional of werkgever weet u natuurlijk dat de veiligheid en gezondheid van uw medewerkers een prioriteit zijn. U bent ook bekend met de algemene risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E). Maar hoe zit het met de branche RI&E? Dit is een variant die specifiek gericht is op uw sector en die kan helpen om beter inzicht te krijgen in de unieke uitdagingen van uw branche. In deze blog leggen we uit waarom een branche RI&E belangrijk is en hoe het in zijn werk gaat.