Hoe houdt u rekening met de persoonlijke omstandigheden van uw medewerker?

De persoonlijke omstandigheden van uw medewerkers kunnen van invloed zijn op hun functioneren. Zij kunnen tijdelijk minder belastbaar zijn en/of zich ziekmelden. Dit laatste noemen we ook wel ‘grijs verzuim’. Hoe houdt u rekening met privé omstandigheden om verzuim te reduceren en de impact op uw bedrijfsresultaten minimaal te houden?

De invloed van privé omstandigheden op het functioneren

Persoonlijke problemen van uw werknemers zijn niet altijd medisch, maar kunnen wel psychische, mentale maar ook fysieke klachten veroorzaken. De klachten als gevolg van de grote stressoorzaken zijn chronische pijn, obesitas, diabetes, depressie en angststoornissen, darmproblemen, vervroegde ouderdom en Alzheimer.

Incidentele heftige gebeurtenissen hebben invloed op de concentratie en focus van uw personeel, op hun productiviteit en aanwezigheid. Wanneer deze klachten langere tijd aanhouden en er sprake is van chronische stress kan uw werknemer nog moeilijk tot rust komen, kan hij of zij minder hebben of kan - dit is per individu anders - klachten hebben als duizeligheid, nerveusheid, moeheid of gewichtsverlies. Uw medewerker kan een langere periode gaan uitvallen.

Veel voorkomende persoonlijke problemen

Maar wat zijn nu die heftige gebeurtenissen en stressfactoren? In een mensenleven is er altijd sprake van een aantal heftige gebeurtenissen of omstandigheden met veel impact. Denk hierbij aan het krijgen van een kind, een emigratie, een zieke partner of het overlijden van een ouder. De meest stressvolle gebeurtenissen die iemands leven veranderen zijn:

• Overlijden van een gezinslid
• Een scheiding
• Gevangenschap
• Trouwen
• Een ernstige ziekte of ongeluk

Daarnaast zijn de meest stressvolle gebeurtenissen die op zichzelf staand niet catastrofaal zijn, maar cumulatief grote impact hebben:

• Gezondheidsproblemen van familieleden
• Zwangerschap
• Financiële veranderingen
• Overlijden van een vriend(in)
• Verandering in hoeveelheid ruzie thuis
• Hypotheek
• Problemen met de wet
• Begin of einde van school of opleiding
• Zoon of dochter die het huis verlaat
• Een andere woning

Zelfs verandering in eetgewoonten, de naderende kerst of verandering in familiebijeenkomsten zorgen voor meer stress. Verandering in het algemeen vraagt veel van de mens. Een combinatie van al deze factoren zorgt voor een belasting voor uw werknemer. Dit impliceert dan weer een minder grote belastbaarheid op werk. Zo blijkt dat financiële problemen in 20% van de gevallen tot productiviteitsverlies leidt en dat 62% van de werkgevers te maken krijgt met werknemers die om deze reden verzuimen.

Deze stressvolle gebeurtenissen zorgen ook voor andere extra nadelen. Uit onderzoek blijkt ook dat stressvolle gebeurtenissen leiden tot minder goed mentaal functioneren op latere leeftijd. Daarnaast gaan ook onze leefgewoonten achteruit wanneer we niet goed in ons vel zitten. We gaan slechter eten, minder bewegen en meer alcohol drinken.

Waarom u hier rekening mee dient te houden

Vanwege de impact op bedrijfsresultaten is het in het belang van uw organisatie om rekening te houden met de gezondheid en het welzijn van uw medewerkers. Uw medewerkers dienen privéproblemen natuurlijk zoveel mogelijk op te vangen in de eigen tijd, maar objectief gezien is dit niet altijd mogelijk. Als werkgever kunt u hier daarom maar het beste op inspelen en uitval voorkomen. Hiermee bespaart u kosten en zorgt u voor werknemers die prettig(er) in hun vel zitten.

Waarom dit niet altijd lukt

In de praktijk lijkt er in organisaties weinig aandacht te zijn voor het runnen van het huishouden en problemen binnen gezinnen van werknemers, terwijl dit de succesfactor is als het gaat om verzuim reduceren.

Dit gebrek aan aandacht kan komen door niet weten hoe het contact aan te pakken. Ook is onkunde rondom verzuim een mogelijke oorzaak, zoals in veel MKB organisaties het geval is. Doordat deze organisaties relatief klein zijn en korte lijntjes hebben, komt verzuim minder vaak voor en is er minder ervaring met alles wat hierbij komt kijken. Wanneer de verzuimbegeleider vanuit de werkgever niet goed genoeg georganiseerd is kan dit ook nog boetes opleveren.

Een andere mogelijkheid waarom er te weinig aandacht aan de persoonlijke omstandigheden van werknemers besteed wordt kan zijn dat prioriteiten anders gesteld worden, omdat het nut van preventief verzuimbeleid bij het management niet duidelijk zijn. De focus gaat dan toch naar urgente zaken of ‘brandjes’ die geblust moeten worden. Zo loopt u als werkgever eigenlijk achter de feiten aan.

Daarnaast houdt oprechte interesse in uw medewerker mogelijk ook wederkerigheid in. Uw medewerker kan ook aandacht voor u hebben, wat sommige leidinggevenden moeilijk kunnen vinden, omdat de relatie dan niet louter zakelijk is.

Hoe u rekening houdt met deze omstandigheden

Het is van belang dat u signalen van naderend verzuim tijdig opmerkt. Dit doet u in de basis door afwijkend gedrag op te merken, zoals irritatie, moeheid, sociaal terugtrekken en veranderde eetlust. U kunt ook gebruik maken van PMO’s, Work Ability Index en het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Daarnaast gaat u met uw medewerkers in gesprek. U vergroot het persoonlijk contact.

U kunt rekening houden met de privé omstandigheden van uw medewerkers door betrokken te zijn bij hun welzijn. Als u weet wat er speelt, hoe het gaat en of uw medewerker op zijn of haar plek zet bent u het verzuim al vele stappen voor. Met persoonlijke aandacht voelt u medewerker dat u of desbetreffende leidinggevende benaderbaar is.

Het grote voordeel hiervan is dat u ook kunt vragen wat uw medewerker die het moeilijk heeft nodig heeft. U kunt zich flexibeler opstellen, extra verlof aanbieden of de mogelijkheid tot thuiswerken bijvoorbeeld. Hij of zij voelt zich gehoord, krijgt regie over de situatie en de kans om de situatie beter te maken. Dit betekent dat u maatregelen op maat zult moeten bieden, passend bij het individu. Dit zorgt soms voor onorthodoxe afspraken - passend binnen de redelijkheid en billijkheid van de grenzen van het arbeidscontract - maar die wel werken.

U moet op deze manier even investeren in het welzijn van uw medewerker. Echter wanneer u altijd als uitgangspunt houdt dat elke medewerker vroeger of later in de knel zit en u met deze persoonlijke aanpak veel kosten kunt besparen en goede medewerkers behouden. Zie het als investeren in een positieve organisatiecultuur waarin u uw best doet voor uw medewerkers en zij voor u.

Wat aandacht voor uw werknemer u oplevert

Wanneer uw medewerker niet lekker in zijn of haar vel zit heeft u op dat moment ook de kans te laten zien hoe betrokken u bent; welke steun u biedt; wat voor prettige organisatiecultuur u te bieden heeft en uw werknemer nog loyaler te laten zijn naar uw bedrijf toe. In het algemeen heeft persoonlijke aandacht hebben voor uw medewerkers nog meer voordelen, zoals:

• Meer saamhorigheid binnen het team
• U werkt aan een positief werkklimaat
• Werknemers zijn eerder bereid een stapje harder te zetten
• Er is meer duidelijkheid over zaken
• U bouwt een relatie op met uw medewerkers
• U houdt meer tijd over voor andere zaken

Dit zal in de toekomst leiden tot meer bevlogen medewerkers, meer werkplezier, betrokken en productieve arbeidskrachten en minder verloop. Hierdoor zal er ook steeds minder aandacht nodig zijn voor ziekteverzuim. Een bevlogen medewerker verzuimt namelijk 35-40% minder vaak en maakt tot 65% minder fouten. Een win-win situatie dus.

Wilt u met een professional bespreken hoe u ziekteverzuim kunt terugdringen door rekening te houden met de persoonlijke omstandigheden van uw werknemers? Arbo Concern denkt graag met u mee en ondersteunt u in het onderzoeken en implementeren van maatregelen en beleid passend bij uw organisatie.