Hoe om te gaan met stress op het werk: Tips en technieken voor het beheersen van werkstress

Een recent onderzoek, gedaan onder 250 grote werkgevers, laat zien dat in april dit jaar 5,1% van de werknemers ziek thuis zat en dat voor langer dan 6 weken. Het onderzoek dat gedaan is door HR navigator voorspelt een “explosie” van verzuim in 2023. Directeur Marco de Zeeuw stelt dat de arbeidsmarkt zelden zo onder druk heeft gestaan als op dit moment. De grootste uitdaging is volgens hem de stijging in het langdurige verzuim. De vergrijzing van de beroepsbevolking gaat steeds zwaarder meewegen in het langdurige ziekteverzuim, zeker in sectoren als de zorg, het onderwijs en bij de gemeenten. Hoe om te gaan met stress op het werk wordt een steeds prangendere vraag waarbij technieken voor het beheersen van werkstress en tips ervoor meer dan welkom zijn.

Stress op het werk; een optelsom van factoren

Stress op het werk wordt in het algemeen veroorzaakt door een hoge werkdruk, emotionele gebeurtenissen tijdens het werk, maar ook door ongewenst gedrag tussen collega’s, zoals discriminatie op basis van afkomst of seksuele geaardheid. Vaak is stress op het werk een uitkomst van een optelsom van deze factoren. Werkstress ontstaat voornamelijk op momenten dat werknemers moeten voldoen aan hoge taakeisen en tegelijkertijd weinig bewegingsruimte krijgen in de uitvoer van hun taken. Dit levert uiteraard werkdruk op en als deze lang aanhoudt kan dit omslaan in werkstress. Steun van collega’s en leidinggevenden kan de werkdruk verlichten. Daarnaast is meer vrijheid voor werknemers, om werk zo in te delen dat het de draagkracht niet overstijgt, een oplossing voor stress op het werk.  Onderzoek van TNO ondersteunt het idee dat meer autonomie en ondersteuning kan helpen voorkomen dat een hoge werkdruk omslaat in werkstress.

Hoe om te gaan met stress op het werk

Hoe om te gaan met stress op het werk is een vraag die vaak gaat leven als er al stressklachten zijn en een werknemer zich ziekmeldt. De bedrijfsarts is vaak na de huisarts degene die als eerste aanspreekpunt fungeert. Op basis van zijn contacten en kennis over de mogelijke behandelingen zal de bedrijfsarts een advies uitbrengen. In het algemeen gaat een langdurig zieke werknemer een re-integratietraject in waarvan de uitkomst vaak onzeker is. 

Regiefunctie voor HR

Als we ervan uitgaan dat 2023 een explosie van verzuim staat te wachten, zult u als werkgever of als HR manager regie moeten voeren en de focus moeten leggen op preventie, dit naast het beheersbaar houden van het bestaande ziekteverzuim. U zult als aanspreekpunt moeten gaan fungeren voor de preventie van stress op het werk.

Deze verandering brengt op de korte termijn meer werk mee voor uzelf en zal ook voor de werknemers wennen zijn, omdat de aangewezen persoon voor fysieke en psychosociale klachten de bedrijfsarts is. Toch is het verstandiger dat u  met de hulp van een arbodienst het initiatief naar u toetrekt, omdat u beter overziet wat er in de hele organisatie gebeurt. U weet daarom beter wat er moet veranderen om werkstress effectief te voorkomen. De bedrijfsarts heeft dat overzicht vaak niet. 

U weet misschien niet welk aanbod van stresspreventie mogelijk is, welke organisaties het beste een oplossing kunnen bieden voor de specifieke situatie binnen uw bedrijf of organisatie. Echter, de investeringen in het zoeken naar een afgewogen systeem van stresspreventie zullen zich terugvertalen in winst, omdat werkstress een groeiend probleem is dat een wissel kan trekken op de continuïteit van uw onderneming. 

Als u inzet op preventie van werkstress bij uw werknemers dan kunt u uw werknemers laten begeleiden bij:

• het oplossen van arbeidsconflicten;
• persoonlijke financiële problemen;
• ontwikkelmogelijkheden binnen het bedrijf;
• het volgen van mindfulnesstrainingen. 

In dit tijdperk waarin veel technologische oplossingen worden aangeboden kunt u voor stresspreventie denken aan:

• online apps voor stresscoaching;
• online zelftesten voor werknemers;
• wearables om real-time stress te meten.  

Wat altijd essentieel zal blijven, ongeacht de voortgang van de technologie, is offline met uw werknemers praten en vragen naar wat hen bezighoudt, wat hun ervaringen zijn met de taken die zij moeten uitvoeren en hoe zij hun rol binnen het bedrijf zien etc. Door gemeende interesse te tonen in uw werknemers creëert u een betere werksfeer en draagt u bij aan meer werkplezier. Vitale werknemers zijn minder vatbaar voor werkstress.

Tips en technieken voor het beheersen van werkstress

Hoge werkdruk kan, als deze aanhoudt, omslaan in werkstress. Hoge werkdruk beheersen, begint met een goed gesprek. Een goed gesprek met individuele werknemers, maar ook teamoverleggen, creëren naast bewustzijn ook een basis voor vertrouwen en betrokkenheid. In de gesprekken wordt helder waar de grootste pijnpunten liggen. Hier een aantal tips voor het beheersbaar houden van werkdruk.

• Geef duidelijke opdrachten en ga na of betrokkenen begrijpen wat van hen gevraagd wordt.
  • Doelstellingen helpen werknemers om betere keuzes te maken en prioriteiten te stellen.
• Houd balans tussen de hoeveelheid van het werk en wat uw werknemers aankunnen.

Steun van leidinggevenden

Steun van leidinggevenden aan werknemers kan helpen om werkstress te verminderen, laat onderzoek door TNO zien. Tips:  

• Geef oprechte aandacht en wees betrokken bij uw werknemers. Werknemers kunnen hieraan veel steun ontlenen. Tussen de bedrijven door, bij de koffieautomaat of tijdens de lunch met elkaar praten over wat er speelt of wat u bezighoudt creëert een basis voor vertrouwen en steun. Vraag ook naar hoe iemand zijn werk ervaart, of hij of zij een zinvolle bijdrage denkt te leveren enz.
• Geef uw werknemers de waardering die zij verdienen. Het werkt vaak motiverend voor werknemers om een compliment te horen van hun leidinggevende.
• Train uw leidinggevenden in het herkennen van de signalen van werkstress, zoals:
  • vermoeidheid
  • prikkelbaarheid
  • te laat komen
  • moeite met veranderingen
  • afstandelijkheid
  • vergeetachtigheid
  • lichamelijke klachten 
  • cynische houding
  • lagere productie

Als deze signalen snel worden herkend, kunt u samen met de betrokken werknemer om tafel en kan indien nodig een training of behandeltraject in worden gezet.
Maak werkstress bespreekbaar binnen uw bedrijf en train uw leidinggevenden in het bespreekbaar maken van werkstress.

• Vier de successen die worden behaald waarbij de inzet van alle betrokkenen wordt opgemerkt en gecommuniceerd. 
• Voer gesprekken met uw werknemers over de werkdruk, intensiteit en hoeveelheid werk die zij moeten doen.
• Zorg dat u de juiste mensen op leidinggevende functies zet. Geen carrièretijgers, maar betrokken managers die een team kunnen motiveren, inspireren en aansturen.

Werk en privé in balans 

Een scheve balans tussen werk en privé speelt velen van ons parten, zo ook uw werknemers. Hier een aantal tips om uw werknemers te helpen werk en privé in balans te brengen.

• Betrek uw werknemers bij het samenstellen van werkroosters, hierdoor kunt u een meer realistische planning maken.
• Houd voor zover mogelijk rekening met privé-omstandigheden, zoals mantelzorg, zorg voor jonge kinderen en andere familieomstandigheden. 
• Wees flexibel als het gaat om werktijden.
• Laat overwerken niet de norm zijn en geef het goede voorbeeld door na werktijd niet meer te mailen en te bellen naar werknemers. 

Autonomie voor meer minder stress en meer werkplezier

De hoogste werkdruk wordt ervaren door werknemers met hoge taakeisen en een lage autonomie. Meer autonomie komt tenslotte uw bedrijfsvoering ten goede, omdat het werknemers behoedt voor werkstress en het vergroot hun werkplezier. Laat werknemers een aantal zaken zelf bepalen, zoals:

• de manier waarop zij een bepaalde taak uitvoeren;
• het bepalen van deadlines en eventuele afspraken met klanten;
• wanneer(overdag / 's avonds) zij bepaalde taken moeten uitvoeren. 

Uiteraard moeten afspraken duidelijk zijn en zorgt u ervoor dat deze na worden gekomen.

Van tips en technieken naar beleid

Nu we een aantal tips hebben opgenoemd, is het goed erop te wijzen dat losse tips alleen geen zoden aan de dijk zullen zetten. De genoemde tips zult u moeten opnemen in uw arbobeleid dat breder voert dan alleen werkstress. De arbowet verplicht u periodiek een RI&E uit te voeren. Het is slim om werkstress mee te nemen in de risicoanalyse. Om te zorgen dat uw arbobeleid -  waarin werkstresspreventie is opgenomen -  slaagt, heeft u een breed draagvlak nodig onder uw werknemers. Betrek hen, maar ook de personeelsvertegenwoordiging, bij de risicoanalyse en de maatregelen die u wilt nemen. Voor het voeren van het gesprek met werknemers maar ook met afdelingen binnen uw bedrijf of organisatie kan een arbodienst helpen. Een arbodienst heeft de expertise in het begeleiden van verzuim en ook in de processen die ermee samenhangen. 

Conclusie

Onderzoek, gedaan door HR-Navigator eerder dit jaar, voorspelt een grote toename van ziekteverzuim door werkstress. Het is voor HR-managers en werkgevers van cruciaal belang om de regie te voeren over preventie van werkstress. Onderzoek toont aan dat stress op het werk wordt veroorzaakt door een combinatie van factoren, waaronder hoge taakeisen, weinig bewegingsruimte en ongewenst gedrag tussen collega's. 

Om werkstress effectief te voorkomen, kunnen HR-managers en werkgevers steun bieden aan werknemers, zoals meer autonomie en ondersteuning, het oplossen van arbeidsconflicten en persoonlijke financiële problemen, en ontwikkelmogelijkheden binnen het bedrijf. 

Daarnaast kunnen technologische oplossingen, zoals online apps voor stressmanagement en mindfulness-trainingen, ook helpen om werkstress te verminderen. Het is belangrijk om te investeren in een afgewogen systeem van stresspreventie, omdat werkstress een groeiend probleem is dat de continuïteit van uw onderneming kan bedreigen. 

Door preventie van werkstress te bevorderen, kunnen HR-managers en werkgevers niet alleen verzuim verminderen, maar ook de gezondheid en het welzijn van hun werknemers verbeteren.

Take-aways 

• Werkstress wordt vaak veroorzaakt door een combinatie van factoren, zoals hoge werkdruk, emotionele gebeurtenissen tijdens het werk en ongewenst gedrag tussen collega's.
• Werkstress kan worden voorkomen door werknemers meer autonomie en ondersteuning te bieden, zoals steun van collega's en leidinggevenden en meer vrijheid om hun werk in te delen.
• Als werkgever of HR-manager is het belangrijk om preventie van werkstress te prioriteren, naast het beheersbaar houden van het bestaande ziekteverzuim. U kunt beter overzien wat er in de hele organisatie gebeurt en wat er moet veranderen om werkstress effectief te voorkomen.
• Investeringen in stresspreventie zullen zich terugvertalen in winst, omdat werkstress een groeiend probleem is dat een wissel kan trekken op de continuïteit van uw onderneming.
• Werknemers kunnen worden begeleid bij het oplossen van arbeidsconflicten, persoonlijke financiële problemen, ontwikkelmogelijkheden binnen het bedrijf en het volgen van mindfulness-trainingen.
• Technologische oplossingen kunnen ook worden gebruikt voor stresspreventie, zoals online apps voor stresscoaching, online zelftesten voor werknemers en wearables om realtime-data te verzamelen over stressniveaus.