Is uw bedrijf gezond? Ziekteverzuim meten in uw bedrijf.

Een gezond bedrijf, met vitale werknemers en een laag ziekteverzuim. Dat is de wens van elke werkgever. Maar hoe weet u of uw bedrijf gezond is? Wat is een ‘normaal’ ziekteverzuim en wanneer wordt dit te hoog? In deze blog bespreken we hoe u als werkgever kunt bepalen hoe gezond uw bedrijf is en welke maatregelen u kunt nemen om uw bedrijf (nog) gezonder te maken.

Een gezond bedrijf: wat betekent dat?

Een gezond bedrijf, dat klinkt goed. Maar wat betekent dit precies? Vaak wordt bij de term ‘gezond bedrijf’ gedacht aan financiële gezondheid. In deze blog spreken we echter over de daadwerkelijke gezondheid van uw werknemers. Overigens zijn gezonde werknemers gemotiveerde en productieve werknemers, die daarmee tevens bijdragen aan de financiële gezondheid van uw bedrijf.

De gezondheid van uw medewerkers ziet u voor een groot deel terug in de verzuimcijfers binnen uw bedrijf. Lage verzuimcijfers betekenen lagere kosten en zorgen indirect ook weer voor een betere financiële gezondheid. Met andere woorden: het één is niet los te zien van het ander. 

Wat is een ‘normaal’ verzuimpercentage?

Het antwoord hierop is niet eenduidig. Er zit namelijk nogal een verschil tussen de verschillende sectoren. Daarnaast speelt de gemiddelde leeftijd van uw personeel een rol. Bovendien geldt over het algemeen: hoe groter het bedrijf, hoe hoger het gemiddelde verzuim. Zo blijkt onder andere uit de cijfers van het CBS.

Naast deze verschillen tussen verschillende bedrijven en soorten personeel, verschilt het gemiddelde verzuimcijfer ook per seizoen. Het kent een zogenaamd ‘seizoenseffect’. U kunt zich er iets bij voorstellen dat in de herfst- en winterperiode mensen vaker getroffen worden door de griep. In het eerste en vierde kwartaal is het verzuim dan ook altijd hoger dan in het tweede en derde kwartaal. 

Wilt u weten wat de verzuimcijfers zijn voor uw branche en hoe die zich in de afgelopen jaren hebben ontwikkeld? U vindt deze hier, op de website van het CBS. U vindt hier de cijfers per kwartaal t/m 2021.

Hoe meet u ziekteverzuim?

Om een helder beeld te krijgen van het ziekteverzuim binnen uw bedrijf, moet u in ieder geval drie dingen in kaart brengen: 

• Het verzuimpercentage. Dit cijfer vertelt u hoeveel van de totale werkdagen is verzuimd binnen uw bedrijf. U berekent dit als volgt: 

totaal aantal verzuimdagen / totaal aantal dagen dat er gewerkt zou moeten worden x 100. 

• De verzuimfrequentie. De verzuimfrequentie laat zien hoe vaak medewerkers zich per jaar ziekmelden. Het gaat hier dus om het aantal ziekmeldingen en niet om de duur daarvan. Dit wordt zo berekend: 

aantal ziekmeldingen per jaar / aantal werknemers

• De gemiddelde duur van het verzuim. Hierbij gaat het om hoe lang een ziekmelding gemiddeld duurt. Dit berekent u zo: 

het totale aantal verzuimdagen / het totale aantal afgeronde ziekmeldingen

Bovenstaande berekeningen worden standaard gebruikt om het verzuim binnen een bedrijf in kaart te brengen. Echter, is het ook zinvol om de volgende aspecten mee te nemen in uw analyse:

• De impact van verzuim op uw bedrijf (de Bradford factor). Hiermee brengt u in kaart wat het verzuim van uw medewerkers voor uw bedrijf betekent. Er wordt bijvoorbeeld vanuit gegaan dat frequent, kortdurend en ongepland verzuim uw bedrijf meer kost dan langduriger verzuim. 
• Patronen in het ziekteverzuim. Soms zijn er bepaalde patronen te ontdekken in het ziekteverzuim van medewerkers. Als een medewerker zich regelmatig op dezelfde dag ziek meldt, zou dat bijvoorbeeld te maken kunnen hebben met leefstijl, een conflict met een bepaalde collega of een probleem met kinderopvang. Patronen kunnen zich voordoen bij een individuele werknemer, maar ook binnen een team of de gehele organisatie.

Wat mag u wel en niet registreren?

Bij het registreren van verzuim is het belangrijk om te weten wat de privacyregels zijn volgens de nieuwe AVG. Zo zijn er een aantal zaken die u wel en niet mag vastleggen. U mag in principe alleen zaken registreren die noodzakelijk zijn om het werk voort te zetten en zaken die noodzakelijk zijn om te bepalen of u het loon moet doorbetalen. 

U mag wel registreren:

• Telefoon- en contactgegevens waarop uw werknemer te bereiken is. Het kan zo zijn dat een werknemer niet thuis verblijft, maar bijvoorbeeld in een ziekenhuis, verpleeghuis of revalidatiecentrum;
• De datum van de ziekmelding; 
• Hoe lang uw werknemer denkt dat de periode van ziekte gaat duren;
• Wat de lopende werkzaamheden en afspraken zijn van uw werknemer;
• Of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid. In dat geval kunt u namelijk mogelijk de kosten van ziekteverzuim en re-integratie verhalen op de veroorzaker van het ongeval;
• Of uw werknemer onder één van de vier vangnetregelingen valt op grond van de Ziektewet. In dat geval hoeft u als werkgever namelijk niet het (hele) loon te betalen;
• Of het verzuim verband houdt met een arbeidsongeval. U mag overigens niet vragen of het verzuim werkgerelateerd is.

U mag niet registeren:

• De aard van de ziekte. Zelfs wanneer u hier wel van op de hoogte bent, mag u dit nergens vastleggen;
• De oorzaak van de ziekte;
• De functiemogelijkheden en -beperkingen van uw werknemer.

U mag bovenstaande informatie niet registreren, omdat gegevens over de gezondheid worden beschouwd als bijzondere persoonsgegevens. Als werkgever heeft u bovendien een ongelijkwaardige relatie met uw werknemer, waardoor deze zich verplicht kan voelen uw vragen over de ziekte/gezondheid te beantwoorden. De werknemer mag u op zijn eigen initiatief wel vertellen over de aard en oorzaak van de ziekte. U mag een luisterend oor bieden en vragen hoe het gaat, maar u mag dit nergens vastleggen.

Verzuimregistratie automatiseren

Er bestaan allerlei handige softwaresystemen waarmee u het verzuim binnen uw bedrijf kunt registreren en inzichtelijk kunt maken. Daarnaast is het mogelijk om uw verzuimregistratie te koppelen aan uw arbodienst en/of het UWV. Dat scheelt een hoop tijd die u anders kwijt bent aan het invullen van formulieren en het voldoen van uw meldplicht. Uw arbodienst heeft bovendien meteen de benodigde informatie en kan met de ziekmelding aan de slag. 

Zo heeft Arbo Concern de verzuimapplicatie ‘Dossier Manager’ ontwikkeld, waar u als werkgever de verzuimmeldingen kunt registreren. Hier wordt het gehele verzuimdossier vastgelegd en u kunt hierin ook uw eigen rapportages of gespreksverslagen opslaan. Bovendien voorziet het u van ingevulde UWV-formulieren en krijgt u een melding wanneer u actie moet ondernemen in de verzuimbegeleiding.

Een effectief verzuimprotocol

Om een ziekmelding zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen, is het belangrijk dat uw verzuimprotocol op orde is. Een effectief verzuimprotocol zorgt ervoor dat een ziekmelding en de bijbehorende verzuimperiode soepel verlopen. Werkgever en werknemer weten goed waar ze aan toe zijn en u creëert een bedrijfscultuur waarin werknemers zich veilig voelen om verzuim te bespreken. Een effectief verzuimprotocol bestaat onder andere uit afspraken over: 

• Een heldere procedure van ziekmelding. Hoe, wanneer en bij wie wordt de ziekte gemeld? Welke informatie wordt dan uitgewisseld? Etc.;

• Bereikbaarheid van de werknemer tijdens de ziekteperiode. Gedurende hoe lang en op welke tijdstippen moet de werknemer bereikbaar zijn voor de werkgever of arbodienst?;
• Contact met de werkgever. Op welke manier en hoe vaak heeft de werkgever contact met de werknemer?;
• Contact met de arbodienst. Op welke manier verloopt het contact met de arbodienst? Welke informatie moet verplicht worden verstrekt? Verplichte aanwezigheid spreekuur, opstellen werkhervattingsplan, etc.;
• Het maken van een plan van aanpak. Hoe maken werkgever en werknemer samen een plan van aanpak, op basis van gegevens van arbodienst?; 
• Interventies en re-integratie. Op advies van de arbodienst;
• Bezwaren en klachten. Wat kan de werknemer doen indien hij het niet eens is met de gang van zaken of de adviezen van de arbodienst?;
• Eventuele sancties. Welke sancties kan de werkgever opleggen indien de werknemer zijn verplichtingen niet nakomt?; 
• Het waarborgen van de privacy. Wie mag welke gegevens vastleggen en voor hoelang? Wie heeft toegang tot welke gegevens? 

Online zijn verschillende voorbeelden te vinden van verzuimprotocollen, zoals deze. Uw arbodienst kan u ondersteunen bij het opstellen van een verzuimprotocol.

Risico’s op verzuim meten

Voorkomen is beter dan genezen. Daarom is het goed om, voordat ziekteverzuim optreedt, duidelijk te hebben welke risico’s op verzuim er spelen binnen uw bedrijf. Zo houdt u uw bedrijf gezond en vitaal en het verzuim laag. Er zijn verschillende hulpmiddelen om dit te doen, zoals: 

Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)

Als werkgever bent u verplicht om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) te hebben. Met een RI&E brengt u de arbeidsrisico’s binnen uw bedrijf in kaart en maakt u vervolgens een plan van aanpak om deze risico’s te verkleinen en beheersen. Het gaat hierbij zowel om zichtbare risico’s (gevaarlijke machines, valgevaar, etc.) als om onzichtbare risico’s (langdurige stress, fysieke overbelasting, etc.). Het doel van de RI&E is om gezondheidsklachten en ongevallen te voorkomen. Hiermee verlaagt u niet alleen het ziekteverzuim binnen uw bedrijf, maar zorgt u ook voor meer werkplezier en hogere productiviteit van uw werknemers.

Periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO)

U bent als werkgever ook verplicht om uw werknemers een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO) aan te bieden. Hoe dat eruit ziet, is per bedrijf verschillend. Het PAGO wordt in principe gebaseerd op de uitkomsten van de RI&E. De uitkomsten van het PAGO kunnen vervolgens weer omgezet worden in input voor de RI&E.

Ook hier is het doel het voorkomen van arbeidsrisico’s op het gebied van gezondheid en veiligheid. 

Preventief medisch onderzoek (PMO)

Een preventief medisch onderzoek (PMO) is eigenlijk een wat uitgebreidere versie van het PAGO. Het gebeurt op individueel niveau en op vrijwillige basis. Naast arbeidsrisico’s wordt er ook gekeken naar leefstijl. Ook het PMO wordt aangepast aan de hand van de specifieke kenmerken en risico’s binnen uw bedrijf. De werknemer krijgt na afloop van het onderzoek de uitslag via een vertrouwelijk rapport, met eventuele adviezen over vervolgstappen of doorverwijzing. De werkgever ontvangt een algemene rapportage met analyses en adviezen over werkomstandigheden en preventie. 

Takeaways

• Gezonde werknemers maken een (financieel) gezond bedrijf.
• Welk verzuimpercentage ‘normaal’ is, verschilt per bedrijf. Het is onder andere afhankelijk van branche, leeftijd en grootte van het bedrijf. Daarnaast verschillen de verzuimcijfers sterk per seizoen.
• Om het verzuim binnen uw bedrijf in kaart te brengen, berekent u het verzuimpercentage, de verzuimfrequentie en de gemiddelde duur van het verzuim.
• Voor een extra duidelijk beeld van het verzuim, kijkt u ook naar de impact van het verzuim op uw bedrijf en naar eventuele patronen in het ziekteverzuim.
• Bij het registreren van verzuim moet u rekening houden met privacywetgeving. U mag niet alle gegevens over het verzuim vastleggen.
• Om verzuim overzichtelijk te maken en te controleren, is een goed softwaresysteem essentieel. U kunt bovendien uw verzuimregistratie koppelen aan uw arbodienst en/of het UWV.
• Een goed verzuimprotocol zorgt ervoor dat een ziekmelding soepel en efficiënt verloopt. Uw arbodienst kan u hierbij ondersteunen.
• Om risico’s op verzuim in kaart te brengen, kunt u gebruik maken van verschillende instrumenten, zoals een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO) of een preventief medisch onderzoek (PMO).