Ongeoorloofd ziekteverzuim

Ongeoorloofd ziekteverzuim, waarbij werknemers zonder geldige reden afwezig zijn, wordt vaak gezien als een teken van een gebrek aan verantwoordelijkheidsgevoel of zelfs opzettelijk misbruik van het ziekteverlofbeleid. Traditionele HR-benaderingen richten zich vaak op het bestraffen van deze werknemers. Maar wat als we de focus verschuiven? Wat als we ongeoorloofd verzuim niet alleen zien als een probleem maar als een symptoom van een dieperliggend probleem binnen de organisatie zelf?
In dit blog bekijken we ongeoorloofd ziekteverzuim vanuit de volgende invalshoek:de werkvloer als potentiële oorzaak. We onderzoeken hoe de cultuur op de werkvloer, leiderschap en de algehele werkomgeving ongeoorloofd verzuim in de hand kunnen werken, en wat u kunt doen om dit te voorkomen.

Is ongeoorloofd verzuim signaal van een dieper probleem?

Het is verleidelijk om te denken dat werknemers die ongeoorloofd verzuimen simpelweg niet gemotiveerd zijn of de regels willen omzeilen. Maar onderzoek wijst uit dat dit gedrag vaak niet op zichzelf staat. Ongeoorloofd verzuim, ook wel aangeduid als zwart verzuim, kan een signaal zijn dat er iets mis is op de werkvloer: misschien voelen werknemers zich niet gehoord, is er sprake van onredelijke werkdruk, of heerst er een cultuur waarin mensen bang zijn om fouten te maken.

Uit recente gegevens blijkt dat werkdruk en werkstress nog steeds een aanzienlijke impact hebben op de werkvloer, ondanks een lichte daling in de vraag naar aanvullende maatregelen. In 2023 gaf 38% van de werknemers aan dat er extra maatregelen nodig zijn om werkdruk en werkstress te beheersen, vooral in sectoren zoals de zorg en het onderwijs. Daarnaast ervaart 6,8% van de werknemers regelmatig een verstoorde werk-privé balans, waarbij meer mensen aangeven dat hun gezinsleven lijdt onder werkverplichtingen dan andersom. Deze cijfers wijzen op onderliggende problemen in de werkomgeving die ongeoorloofd verzuim kunnen aanwakkeren.

Conflicten op de werkvloer 

Conflicten op de werkvloer, een giftige werkcultuur, en een gebrek aan psychologische veiligheid dragen ook bij aan ongeoorloofd verzuim. Hoewel veel werknemers positieve ervaringen hebben met hun collega’s en leidinggevenden, blijkt dat conflicten in sectoren zoals de horeca (31%) en financiële instellingen (20,5%) aanzienlijk zijn. Ook al ervaart 98% van de werknemers sociale steun van collega’s en 90% van leidinggevenden, blijft er een kloof in de perceptie van psychologische veiligheid, vooral in sectoren zoals de zorg. Het gevoel dat fouten maken niet acceptabel is of dat lastige kwesties moeilijk bespreekbaar zijn, kan leiden tot frustratie en uiteindelijk tot ongeoorloofd verzuim als een manier om aan een stressvolle werkomgeving te ontsnappen.

Menselijke maat

Hoewel deze cijfers erop wijzen dat ongeoorloofd verzuim vaak een symptoom is van diepere structurele problemen op de werkvloer, moet worden erkend dat dit niet in alle gevallen opgaat. Individuele factoren zoals persoonlijke problemen, slechte gewoonten, of een gebrek aan motivatie kunnen eveneens bijdragen aan verzuim. Bovendien kunnen de oorzaken van ongeoorloofd verzuim sterk variëren tussen verschillende sectoren en rollen binnen een organisatie. Het is daarom belangrijk om elk geval van verzuim in zijn eigen context te beoordelen, waarbij zowel organisatorische als persoonlijke factoren in overweging worden genomen.

Belangrijke cijfers:

• 38% van de werknemers vond in 2023 aanvullende maatregelen tegen werkdruk nodig (was eerder 41%).
• 6,8% ervaart vaak een verstoorde werk-privé balans.
• 6,1% verwaarloost gezinsactiviteiten door werk, tegenover 2,1% andersom.
• Conflicten op de werkvloer variëren van 20,5% (financiële instellingen) tot 31% (horeca).
• 98% ervaart sociale steun van collega’s, 90% van leidinggevenden.
• 80% vindt het gemakkelijk om hulp te vragen; 70% kan lastige kwesties bespreken.
• 60% vindt dat fouten maken op het werk acceptabel is, met variaties tussen sectoren (51% in de zorg, 74% in de ICT).

Oorzaken van ongeoorloofd verzuim

Giftige werkcultuur

Een giftige werkcultuur waarin negativiteit, roddels, en gebrek aan transparantie floreren, kan werknemers demotiveren en leiden tot ongeoorloofd verzuim. Als werknemers zich niet veilig voelen om openlijk te communiceren over hun problemen, zoeken ze misschien naar andere manieren om met hun stress om te gaan, zoals het vermijden van de werkplek.

Psychosociale arbeidsbelasting(PSA)

Werkdruk en ongewenst gedrag op de werkvloer leiden tot verhoogde psychosociale  arbeidsbelasting(PSA). De Nederlandse Arbeidsinspectie heeft hier onderzoek naar gedaan en kwam tot de volgende resultaten:

• Werkdruk en ongewenst gedrag op de werkvloer worden vaak gezien als problemen die moeten worden aangepakt wanneer ze zich voordoen, maar preventie krijgt nog steeds onvoldoende aandacht. 

Uit inspecties door de Arbeidsinspectie tussen 2019 en 2022 blijkt dat werkgevers weliswaar bereid zijn om PSA-risico’s (psychosociale arbeidsbelasting) te beheersen, maar vaak niet goed weten hoe. Ze richten zich voornamelijk op maatregelen om bestaande problemen op te lossen, zoals:

• trainingen in timemanagement;
• mindfulness.

De meeste maatregelen tegen intern ongewenst gedrag worden pas ingezet als het probleem zich al heeft gemanifesteerd. Werkgevers nemen maatregelen zoals:

• klachtenprocedures;
• inzet van vertrouwenspersonen.

Deze maatregelen zijn veelal gericht op individuele gevallen.

Autonomie

Preventieve maatregelen, zoals het vergroten van autonomie door middel van zelfroosteren, zouden echter veel effectiever kunnen zijn om werkdruk en intern ongewenst gedrag te voorkomen.

Werkgevers zijn vaak onzeker over hoe ze preventief kunnen handelen om PSA te vermijden. De Zelfinspectietool “Werkdruk en Ongewenst Gedrag” van de Nederlandse Arbeidsinspectie biedt echter een waardevolle manier, waarmee werkgevers inzicht krijgen in effectieve preventiestrategieën voor een gezonde en veilige werkomgeving.

Onzichtbaar leiderschap

Wanneer leiderschap niet aanwezig of betrokken is, voelen werknemers zich vaak stuurloos en ongehoord. Een gebrek aan begeleiding kan leiden tot onzekerheid en stress, wat op zijn beurt ongeoorloofd verzuim kan bevorderen. Werknemers die zich verloren voelen, kunnen geneigd zijn om zich terug te trekken, zowel fysiek als emotioneel. Het toonaangevende Amerikaanse onderzoeks- en adviesbureau, Gallup, stelt dat waarschijnlijk de meest inzichtelijke bevinding ooit, is dat 70% van de teambetrokkenheid uitsluitend bepaald wordt door de manager. Vooral frontline managers zijn cruciaal als het gaat om de betrokkenheid van werknemers binnen een organisatie.

Wanneer managers opgebrand en niet betrokken zijn, lijden zowel werknemers als de bedrijfsprestaties daaronder. Dit heeft weer consequenties oplevert voor de winstgevendheid en het succes van bedrijven en organisaties.

Onrealistische verwachtingen

Als de verwachtingen te hoog zijn en de werkdruk niet in verhouding staat tot de middelen die beschikbaar zijn, kan dit leiden tot een burn-out of zelfs opstandigheid. Werknemers die constant het gevoel hebben dat ze niet kunnen voldoen aan de eisen, kunnen hun toevlucht nemen tot ongeoorloofd verzuim als een vorm van verzet of overlevingstactiek.

De oplossing ligt op de werkvloer

Om ongeoorloofd ziekteverzuim effectief aan te pakken, moet u verder kijken dan de oppervlakkige symptomen en de onderliggende oorzaken op de werkvloer aanpakken. Hieronder volgen enkele strategieën om te overwegen.

Investeer in een open en ondersteunende werkcultuur

Creëer een omgeving waarin werknemers zich veilig voelen om hun zorgen en problemen te delen zonder angst voor represailles. Dit kan worden bereikt door: 

• regelmatige check-ins;
• open communicatielijnen;
• het actief bevorderen van een cultuur van inclusiviteit en respect.

Betrokken leiderschap

Zorg ervoor dat leiders zichtbaar en benaderbaar zijn. Leiders moeten niet alleen strategieën en doelen communiceren, maar ook actief luisteren naar de behoeften en zorgen van hun team. Een betrokken leider kan vroegtijdig signalen van ontevredenheid oppikken en daarop reageren voordat het escaleert naar ongeoorloofd verzuim.

Realistische werkverwachtingen

Stel realistische doelen en zorg ervoor dat werknemers de middelen en ondersteuning hebben om deze te bereiken. Dit betekent niet alleen het aanpassen van de werkdruk, maar ook het bieden van adequate training, tools, en tijd voor herstel en ontwikkeling.

Sanaa uit Zuid-Afrika 

Sanaa Van der Merwe, een 32-jarige vrouw uit Zuid-Afrika, begon onlangs aan een nieuwe baan bij een technologiebedrijf in Nederland. Hoewel haar voorouders in de 17e eeuw uit Nederland vertrokken, ontdekte Sanaa al snel dat er naast culturele raakvlakken ook aanzienlijke verschillen waren. Met name de minder hiërarchische werkcultuur in Nederland en haar onzekerheid over de taal zorgden ervoor dat ze zich kwetsbaar voelde. Deze onzekerheid werd versterkt door haar leidinggevende, die haar regelmatig bekritiseerde en denigrerende opmerkingen maakte over haar accent en taalvaardigheid. Door haar achtergrond en angst om haar baan te verliezen, durfde Sanaa deze problemen niet aan te kaarten.

Sanaa meldde zich uiteindelijk ziek , hoewel ze medisch niets mankeerde. Dit werd door haar werkgever beschouwd als ongeoorloofd verzuim, omdat er geen sprake was van een fysieke of psychische aandoening. Na enkele gesprekken met de bedrijfsarts begon het bij de HR-manager, die zelf van Marokkaanse afkomst was, te dagen dat er meer speelde.  In werkelijkheid probeerde Sanaa te ontsnappen aan de vijandige werkomgeving, waarin ze zich niet veilig voelde om hulp te vragen. De HR-manager plande een gesprek in met Sanaa en kon zich snel inleven in hoe culturele verschillen en onzekerheid over taal hadden geleid tot isolatie en ongeoorloofd verzuim. De manager zorgde voor trainingen in culturele sensitiviteit en zette een mentorprogramma op om haar te helpen zich veilig en ondersteund te voelen op de werkvloer.

Conclusie

In plaats van ongeoorloofd ziekteverzuim enkel te zien als een probleem van de werknemer, moeten we het beschouwen als een kans om naar de werkvloer te kijken en verbeteringen door te voeren. Een gezonde werkcultuur, betrokken leiderschap, en realistische werkverwachtingen kunnen niet alleen ongeoorloofd verzuim verminderen, maar ook de algehele tevredenheid en productiviteit van je team vergroten.

Ongeoorloofd verzuim kan een teken zijn dat er iets mis is binnen je organisatie. Door dit probleem aan te pakken met empathie en aandacht voor de werkvloer, creëer je een omgeving waarin werknemers willen blijven bijdragen – en waarin ongeoorloofd verzuim verleden tijd is.

Takeaways

• Ongeoorloofd verzuim kan wijzen op dieperliggende problemen op de werkvloer, zoals een giftige werkcultuur, onzichtbaar leiderschap, of onrealistische verwachtingen.
• Een open en ondersteunende werkcultuur kan ongeoorloofd verzuim helpen voorkomen.
• Betrokken leiderschap en realistische werkdoelen zijn cruciaal voor het verminderen van verzuim.
• Zie ongeoorloofd verzuim als een kans om je organisatie te verbeteren en de tevredenheid van werknemers te vergroten.