Praktische adviezen voor effectief ziekteverzuimmanagement

Stel u voor: een kapitein aan boord van een schip. De barometer daalt plotseling scherp en de lucht begint te betrekken. Voor een onervaren kapitein is dit het moment om te reageren vanuit paniek. Maar een ervaren kapitein heeft de signalen die wijzen op een storm al langer opgemerkt. Ziekteverzuim is die barometer in uw organisatie. Het waarschuwt voor problemen die opbouwen: te hoge werkdruk, slechte samenwerking, of onvoldoende aandacht voor welzijn.

De recente cijfers uit de zorgsector zijn een voorbeeld van deze barometer. Met een verzuimpercentage van 7,21% in het derde kwartaal van 2024, een relatieve stijging van bijna 5% ten opzichte van vorig jaar, wordt duidelijk dat langdurig verzuim toeneemt, vooral onder medewerkers van 56 jaar en ouder. Dit zijn signalen die niet genegeerd mogen worden. De vraag is: hoe reageert u? Door paniekmaatregelen te nemen, of door structureel en strategisch te werk te gaan?

Ziekteverzuim is geen vijand. Het is een uitnodiging om uw organisatie sterker, gezonder en veerkrachtiger te maken. In deze blog laten we zien hoe u ziekteverzuim kunt aanpakken als een strategische kans om uw organisatie te transformeren.

Zie ziekteverzuim als een kans om te leren

Veel organisaties zien ziekteverzuim als een probleem dat moet worden opgelost. Ze richten zich op het “repareren” van individuele gevallen: verzuimgesprekken, re-integratietrajecten, en het aanpassen van werkplekken. Maar dit is symptoombestrijding. De echte kans ligt in het leren van ziekteverzuim.

Voorbeeld:
Een middelgroot productiebedrijf zag een piek in verzuim bij oudere medewerkers. De eerste reactie was om meer gezondheidsprogramma’s aan te bieden. Maar een diepgaande analyse toonde aan dat de grootste stressbron niet fysiek, maar mentaal was: werknemers hadden moeite met de invoering van nieuwe technologieën en voelden zich achtergesteld. Het bedrijf besloot een mentorprogramma op te zetten, waarbij jongere collega’s de oudere generatie hielpen met technologische vaardigheden. Het resultaat? Het verzuim daalde aanzienlijk binnen een jaar, en de oudere werknemers gaven aan meer vertrouwen te hebben in hun werk.

Wat u kunt doen:

• analyseer patronen in verzuim en identificeer de echte oorzaken, niet alleen de symptomen;
• investeer in leerprogramma’s en initiatieven die stressbronnen aanpakken, zoals mentorschap of training.

Werkdruk is niet het probleem, machteloosheid wel

Werkdruk wordt vaak genoemd als de grootste veroorzaker van verzuim. Maar werkdruk is geen kwestie van te veel werk, het is een gevoel van machteloosheid. Werknemers die niet het gevoel hebben controle te hebben over hun werk, ervaren stress. Dit maakt werkdruk een sluipmoordenaar in uw organisatie.

Casus

Een technologiebedrijf worstelde met stijgend verzuim in teams die aan complexe projecten werkten. De oorzaak? Medewerkers hadden het gevoel dat deadlines onhaalbaar waren en dat ze geen invloed hadden op prioriteiten. De oplossing lag niet in het verminderen van werkdruk, maar in het vergroten van autonomie. Teams kregen de vrijheid om hun eigen werkwijze te bepalen, inclusief realistischere deadlines. Binnen een half jaar steeg de tevredenheid terwijl het verzuim halveerde.

Wat u kunt doen:

• geef teams meer autonomie over hun werkmethoden en prioriteiten;
• stel duidelijke doelen op basis van de OKR-methode (Objectives and Key Results): splits grote doelen op in kleinere, haalbare resultaten. 

Levensfasebeleid: één maat past niet iedereen

Het verzuim onder 56-plussers in de zorgsector laat zien dat langdurig verzuim vaak gekoppeld is aan specifieke levensfases. Oudere werknemers hebben bijvoorbeeld andere behoeften dan jongere medewerkers. Organisaties die dit niet erkennen, riskeren niet alleen hoger verzuim, maar ook het verlies van waardevolle expertise.

Wist u dit?
Volgens recente cijfers is langdurig verzuim onder werknemers van 56 jaar en ouder gestegen tot boven de 9%, deels door fysieke belasting, maar ook door een gevoel van demotivatie en een gebrek aan flexibiliteit als gevolg van minder bijscholing.

Wat u kunt doen:

• Introduceer levensfasebeleid: bied flexibele werktijden, aangepaste taken en extra ondersteuning aan oudere werknemers.
• Creëer persoonlijke ontwikkelingsprogramma’s voor jongere werknemers, zodat zij op lange termijn duurzaam inzetbaar blijven.

Psychologische veiligheid: Het fundament van een gezonde werkcultuur

Veel organisaties investeren in fysieke gezondheid, maar vergeten het belang van psychologische veiligheid. Dit is het gevoel dat werknemers vrijuit kunnen spreken, fouten mogen maken, en zich kwetsbaar kunnen opstellen zonder angst voor negatieve gevolgen.

Psychologische veiligheid is de grootste voorspeller van succesvolle teams, aldus onderzoek van Google’s Project Aristotle. Teamleden die deze veiligheid ervaren, melden zich minder vaak ziek en presteren beter.

Praktische stap:
Introduceer “open feedbacksessies” waarin teams vrijuit problemen kunnen bespreken zonder angst voor repercussies. Zo creëert u een cultuur van vertrouwen en samenwerking.

Data als uw bondgenoot

Veel bedrijven blijven achter in het gebruik van data om verzuim te begrijpen en te voorkomen. Dit is een gemiste kans, want data laat niet alleen trends zien, maar ook waar interventies nodig zijn.

Nieuw perspectief:
Gebruik niet alleen verzuimcijfers, maar combineer deze met gegevens over medewerkerstevredenheid en werkdruk. Tools zoals Peakon en Personio maken het eenvoudig om deze gegevens te combineren en visualiseren.

We maken het duidelijk met een voorbeeld: Een dienstverlenend bedrijf ontdekte via data-analyse dat medewerkers die minder dan drie maanden in dienst waren, een hogere kans op uitval hadden. Dit werd opgelost door het onboardingproces te verlengen en intensiever te maken, waardoor nieuwe werknemers zich beter ondersteund voelden.

Arbodienst als strategische partner

Een arbodienst wordt vaak gezien als een administratieve noodzaak, maar kan veel meer betekenen. Door grondige analyses van werkdruk, ergonomie en teamdynamiek kunnen arbodiensten structurele oplossingen bieden.

Verzuim in de voedingsindustrie, een casus

Een productiebedrijf in de voedingsindustrie kampte met een verzuimpercentage van 6%, voornamelijk veroorzaakt door fysieke klachten en hoge werkdruk. Samen met een arbodienst werd een diepgaande analyse uitgevoerd. Hieruit bleek dat een groot deel van de medewerkers regelmatig last had van rugklachten door slechte werkhouding en repetitieve bewegingen. Daarnaast signaleerde de arbodienst spanningen binnen de teams door onduidelijke taakverdeling en een gebrek aan communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers.

Combinatieaanpak 

De arbodienst stelde een combinatieaanpak voor: ergonomische werkplekaanpassingen, zoals in hoogte verstelbare werkbanken, en een teamcoachingstraject voor de leidinggevenden en teamleden. Tijdens het traject leerden teams effectiever samenwerken en werd de werkdruk eerlijker verdeeld. Binnen een jaar daalde het verzuimpercentage naar 5,1%, terwijl de tevredenheid van medewerkers aanzienlijk steeg. Het bedrijf rapporteerde bovendien een hogere productiviteit dankzij een verbeterde werkcultuur en minder fysieke klachten onder de medewerkers.

Conclusie

Ziekteverzuim is niet zomaar een statistiek of een kostenpost – het is de barometer die uw organisatie waarschuwt voor onderliggende problemen. Wanneer u deze signalen serieus neemt en strategisch handelt, verandert ziekteverzuim van een obstakel in een kans.

Door processen te herstructureren, werkdruk om te zetten in autonomie, en in te zetten op levensfasebeleid en psychologische veiligheid, legt u de basis voor een gezondere, veerkrachtigere organisatie. Net zoals een ervaren kapitein een storm gebruikt om zijn schip sterker te maken, kunt u ziekteverzuim inzetten om uw organisatie toekomstbestendig te maken.

Takeaways

• Ziekteverzuim is een signaal, geen probleem.
  Zie het als een kans om te leren, uw organisatie te verbeteren en structurele obstakels aan te pakken.
• Werkdruk is een kwestie van controle, niet kwantiteit.
  Vergroot de autonomie van werknemers door hen meer zeggenschap te geven over werkmethoden en prioriteiten.
• Levensfasebeleid is essentieel.
  Pas uw aanpak aan op de behoeften van verschillende leeftijdsgroepen, zoals flexibiliteit voor 56-plussers of persoonlijke ontwikkelingsprogramma’s voor jongere werknemers.
• Psychologische veiligheid is het fundament van een gezonde werkcultuur.
  Werknemers die zich veilig voelen om fouten te maken en vrijuit te spreken, melden zich minder vaak ziek.
• Gebruik data als uw bondgenoot.
  Combineer verzuimcijfers met medewerkerstevredenheid en werkdrukdata om trends te herkennen en gerichte interventies te plannen.
• Maak gebruik van arbodiensten als strategische partner.
  Zet hen in voor analyses, werkplekoptimalisaties en teamcoaching om duurzame veranderingen door te voeren.
• Transformeer symptoombestrijding naar preventieve strategieën.
  Richt u op het herinrichten van processen, verbeteren van samenwerking en proactief beleid in plaats van het "repareren" van zieke werknemers.
• Blijf investeren in leren en ontwikkeling.
  Mentorschapsprogramma’s en bijscholing kunnen stress en verzuim aanzienlijk verminderen, vooral bij technologische veranderingen.
• Koppel al uw acties aan een strategisch plan.
  Structurele verbeteringen moeten niet alleen een reactie zijn op verzuim, maar een integraal onderdeel van uw langetermijnstrategie.
• Ziekteverzuim is een kans. Gebruik het als een barometer om uw organisatie sterker, gezonder en veerkrachtiger te maken.