Gerichte verzuimmanagement, het beheer van ziekteverzuim in uw organisatie

In een eerder blog hebben we gesproken over ziekteverzuimmanagement en welke concrete stappen u kunt ondernemen om grip te krijgen op ziekteverzuim. Via goede registratie, analyse, ziektepreventie en re-integratie kunt u als werkgever of HR-professional gericht het ziekteverzuim binnen uw organisatie beheren. In deze blog gaan we verder in op wat een gerichte aanpak en management van het ziekteverzuim binnen uw organisatie kan betekenen. Richt u zich op ziekteverzuim en beschouwt u het als een probleem? Zoekt u daarbij voornamelijk naar wie en waar de ‘boosdoener’ is? Of denkt u oplossingsgericht en legt u de focus op de situatie die u wenst te bereiken? 

Probleemgericht verzuimmanagement

Stel u vergelijkt het verzuimpercentage binnen uw organisatie met branchecijfers en ziet dat dit veel hoger ligt dan het branchegemiddelde, dan kunt u misschien in een stuip schieten en het verzuim gaan problematiseren.

Zonder dat u het misschien beseft, zet u in op probleemgericht verzuimmanagement. U wilt zo snel mogelijk het ziekteverzuim daadkrachtig aanpakken. Wie van de werknemers verzuimt vaak? Wie is langdurig ziek? Wie loopt er de kantjes vanaf? U roept uw werknemers als het ware ‘op het matje’ met vragen als “Wat is er aan de hand?”  “Waarom heeftu zo vaak verzuimd in de voorgaande weken?" 

Ook zult u onderzoeken wie van de leidinggevenden of HR het zover heeft laten komen door niet op tijd aan de bel te trekken. Hoewel deze reflex heel menselijk is, is dit geen vruchtbare manier om het ziekteverzuim binnen uw organisatie te beheren en onder controle te krijgen. De ‘krachtdadige’ aanpak van ziekteverzuim gaat voorbij aan het menselijke aspect van de arbeidspraktijk en reduceert uw werknemers tot dienstmeiden en lakeien. Deze insteek creëert veel stress bij werknemers en leidinggevenden en werkt averechts. Als werkgever of HR moet u vanuit vertrouwen handelen. Zelfs als vast komt te staan wie waar steken heeft laten vallen, dan is het ziekteverzuim daarmee niet opgelost. U heeft alle betrokkenen nodig om tot bevredigende oplossingen te komen binnen uw organisatie. 

Van probleemgericht naar oplossingsgericht management

Beter is om van probleemgericht naar oplossingsgericht verzuimmanagement te gaan. Hierbij focust u niet op wie verantwoordelijk is voor de toename van het ziekteverzuim maar legt u de nadruk op de situatie waar u naartoe wil. Wat is er voor nodig om het ziekteverzuim tegen te gaan of te voorkomen? Uw startpositie verandert hiermee. In plaats van ‘wat is het probleem en wie is verantwoordelijk?’ gaat u naar ‘zoveel procent van mijn werknemers moeten weer aan het werk’. Hiermee worden alle betrokkenen, werknemers en leidinggevenden gestimuleerd te kijken naar de mogelijkheden en niet te blijven hangen in het problematiseren van het ziekteverzuim. 

Samen naar minder verzuim

Samen naar minder verzuim komt na een gedegen ziekteverzuimanalyse. U heeft een analyse gemaakt op basis van een goede verzuimregistratie. Wellicht gebruikt u hiervoor verzuimsoftware waarmee u snel een verzuimanalyse kunt maken. Op basis van de situatie binnen uw organisatie wilt u meer grip krijgen op het ziekteverzuim om tenslotte minder of zo min mogelijk verzuim te realiseren. Stel u heeft een werknemer die zich vaak ziekmeldt. Naast langdurig ziekteverzuim kost frequent ziekteverzuim werkgevers veel geld. Dat moet uiteraard anders. Hoe pakt u dat aan?
 

• verzuimgesprek
  • doel is om helder te krijgen wat de redenen zijn van het verzuim
  • onderken de situatie waarin de werknemer verkeert
• plan van aanpak voor re-integratie
  • maak duidelijk dat u samen naar een betere situatie wilt
  • bespreek en spreek af welke situatie u samen wilt bereiken.

Wat wilt u beiden bereiken binnen de organisatie?

Maak aan elkaar duidelijk wat u beiden, werkgever en werknemer, als gewenst resultaat ziet. Hoe ziet de gewenste situatie eruit die u wilt bereiken? Lukt het uw werknemer in het griepseizoen in plaats van 4 keer per maand afwezig te zijn, slechts 2 keer afwezig te zijn bijvoorbeeld? Belangrijk is dat zowel u als uw werknemer daar een duidelijk beeld bij hebben en dit ook laten vastleggen, dus:
 

• Wat willen we samen bereiken?
• Hoe gaan we dat bereiken?
• Wat is de termijn waarin we dit gerealiseerd willen hebben?
• Hebben we hetzelfde eindresultaat voor ogen?

Belangrijk is te blijven luisteren naar elkaar. Als uw zieke werknemer meer tijd nodig blijkt te hebben dan moet daar ruimte voor zijn. Te veel druk maakt uw werknemer alleen maar zieker.

Het is beter om samen vast te stellen wat er op het moment zelf goed gaat. Wat kan de zieke werknemer nog wel? Wat zijn activiteiten die hij of zij nog kan doen en die kunnen helpen om het herstel te bevorderen? 

Kleine stappen voor een beter herstel

Herstel gaat zoals u weet niet van de een op de andere dag. Kleine stappen geven op de langere termijn betere resultaten. Kan uw werknemer ondanks zijn ziekte toch wat activiteiten ondernemen? Kan hij of zij bijvoorbeeld na een paar dagen geveld door de griep al boodschappen doen? 

Voordat u met uw werknemer kunt kijken naar de volgende stap, namelijk weer aan de slag gaan binnen uw organisatie, wilt u eerst weten of er al lichte verbetering is. Om hierachter te komen kunt u samen het gesprek aangaan over:

• momenten dat het wel goed gaat;
• wat er dan precies goed gaat;
• waarom het dan wel lukt om inspanning te verrichten;
• wanneer het probleem minder impact heeft;
• wat de dagelijkse activiteiten zijn.

Oplossingsgericht verzuimmanagement: de vervolgstappen

Nadat u in uw gesprekken met uw werknemer samen tot de conclusie bent gekomen dat er lichte verbetering is in de ziekte van uw werknemer, kunt u met elkaar bespreken of uw zieke werknemer weer voorzichtig aan het werk wil. Nadat hij of zij weer gedeeltelijk het werk heeft hervat, kunt u samen kijken of de arbeidsbelasting iets hoger kan. Geef uw werknemer de ruimte om in nauw overleg met u en de bedrijfsarts meer verantwoordelijkheid te nemen. Werknemers kunnen vaak heel goed aangeven hoe zij zich voelen en welke stappen zij willen ondernemen naar volledige re-integratie. Aan de hand van de volgende vragen kunt u het gesprek met elkaar voortzetten: 

• Hoe voelt u zich nu? Kunt u aangeven op een schaal van 1 tot 10 hoe u zich voelt?
• Als u zich met een punt beter zou voelen, wat zou er dan zijn veranderd ten opzichte van de situatie ervoor?
• Wanneer is volgens u uw re-integratie voltooid?
• Wat is ervoor nodig om deze situatie te bereiken?

Voortgang werkhervatting bij gerichte verzuimmanagement 

Bij gericht verzuimmanagement is het volgen van uw verzuimende werknemer tijdens alle fasen van zijn of haar verzuim belangrijk. Tijdens de re-integratie van uw werknemer is het essentieel om te weten of uw werknemer vooruitgang boekt. Als dat minder vlot gaat, is het belangrijk de oorzaken te kennen. In het gesprek met uw werknemer focust u op de zaken die beter gaan. Vanzelfsprekend komen ook de zaken aan de beurt die de re-integratie bemoeilijken. 

Door de nadruk te leggen op vooruitgang, ook al is deze beperkt, wordt uw werknemer gestimuleerd en bewust gemaakt van de manieren waarop zijn of haar situatie kan verbeteren. Wat beter gaat, geeft ook antwoord op de vraag wat bij de werknemer in kwestie goed werkt. Hoe meer duidelijk wordt welke stappen de werknemer helpen te re-integreren, hoe duidelijker het voor u samen wordt hoe u nog meer vooruitgang kunt boeken. 

Conclusie

Gerichte verzuimmanagement is van essentieel belang om ziekteverzuim binnen uw organisatie effectief te beheren en te verminderen. Deze benadering verschuift de focus van het probleem naar de oplossing, en benadrukt het belang van samenwerking en vertrouwen tussen werkgevers, HR-professionals en werknemers. Door oplossingsgericht te zijn en te blijven, kunnen organisaties een gezondere werkomgeving creëren en de productiviteit en tevredenheid van werknemers verbeteren.

Take-aways

• Focus op oplossingen: In plaats van te zoeken naar de schuldige, richt u zich op het vinden van oplossingen voor ziekteverzuim. Stel doelen voor minder verzuim en werk samen met alle betrokkenen om deze doelen te bereiken.
• Vertrouwen en samenwerking: Handel vanuit vertrouwen en samenwerking met uw werknemers. Begrijp de situatie waarin ze verkeren en moedig open communicatie aan.
• Analyse en registratie: Een gedegen verzuimanalyse op basis van nauwkeurige registratie van ziekteverzuimgegevens is cruciaal om gerichte verzuimmanagement beslissingen te nemen.
• Re-integratieplannen: Werk aan re-integratieplannen voor werknemers die vaak ziek zijn. Betrek de werknemer bij het proces en bepaal samen welke stappen nodig zijn voor herstel en werkhervatting.
• Kleine stappen naar herstel: Herstel is vaak een geleidelijk proces. Erken kleine verbeteringen en focus op wat werknemers nog steeds kunnen doen, zelfs tijdens ziekte.
• Opvolging en voortgang: Volg de voortgang van verzuimende werknemers zorgvuldig. Benadruk wat er beter gaat en bespreek obstakels die de re-integratie bemoeilijken. Dit bevordert bewustwording en stimuleert verdere vooruitgang.

• Vertrouwen en groei: Voortgang in de re-integratie impliceert vertrouwen en groei. Werknemers zullen gemotiveerd zijn om stappen te zetten naar volledige werkhervatting wanneer ze zien dat hun inspanningen vruchten afwerpen.