Grijs ziekteverzuim, hoe te herkennen en hoe te beheersen?

Ziekteverzuim is een uitdaging die door werkgevers als een worsteling ervaren kan worden. Het brengt zorgen met zich mee over ontbrekende teamleden, vertraagde projecten en een verschuiving van verantwoordelijkheden naar collega’s die proberen het werk op te vangen. Maar er is een vorm van verzuim die subtieler is, moeilijker te herkennen en nog complexer te beheersen. Grijs ziekteverzuim is goed voor 30% van alle ziekteverzuim. Deze vorm van ziekteverzuim beheersen en voorkomen levert een goede “return on investment(ROI)” op waarmee ook een kritische financieel directeur (CFO)  over de streep getrokken kan worden. 

In deze blog bespreken we wat grijs ziekteverzuim is, hoe u het kunt herkennen, en welke strategieën u kunt toepassen om het effectief te beheersen.

Wat is grijs ziekteverzuim?

Grijs ziekteverzuim onderscheidt zich van traditioneel verzuim doordat er geen duidelijke medische oorzaak is voor de afwezigheid van werknemers. In plaats van ernstige ziekte, zijn factoren zoals vermoeidheid, stress, of persoonlijke problemen vaak de onderliggende oorzaken. Belangrijk is dat grijs ziekteverzuim niet voortkomt uit simulatie. Werknemers doen niet alsof ze ziek zijn. Werknemers voelen zich niet fit genoeg om te werken, maar zijn ook niet ziek in de klassieke zin van het woord. Hoewel dit verzuim subtiel is, kan het op lange termijn grote gevolgen hebben voor zowel de individuele werknemer als de organisatie. Het kan namelijk een indicatie zijn van dieperliggende problemen binnen de organisatie die aandacht behoeven.

Waarom is grijs ziekteverzuim belangrijk?

Net zoals een sluimerende ziekte langzaam een lichaam kan ondermijnen, kan grijs ziekteverzuim geleidelijk een organisatie verzwakken. De directe gevolgen zijn misschien niet meteen zichtbaar, maar na verloop van tijd kunnen ze zich opstapelen. Stel u voor dat een werknemer herhaaldelijk korte periodes afwezig is. Dit kan de workflow verstoren, waardoor andere werknemers extra werk moeten opvangen. Dit leidt niet alleen tot verminderde productiviteit, maar kan ook frustratie en een negatieve werksfeer veroorzaken.

De kosten van grijs ziekteverzuim kunnen aanzienlijk zijn. Naast de directe kosten van de ziektedagen zelf, zijn er ook indirecte kosten door verminderde productiviteit en mogelijk demotivatie onder collega’s. Op de lange termijn kan grijs ziekteverzuim zelfs een voorbode zijn van ernstigere gezondheidsproblemen. Een werknemer die nu regelmatig afwezig is door stress of vermoeidheid, kan uiteindelijk langdurig uitvallen als de onderliggende problemen niet worden aangepakt.

Oorzaken van grijs ziekteverzuim

Grijs ziekteverzuim kent vaak complexe en veelzijdige oorzaken. Hier zijn enkele veel voorkomende factoren, bekeken vanuit de ogen van de betrokken werknemers.

Werkplek 

Stel u voor dat u werkt op een plek waar de verlichting slecht is en het lawaai constant. Na een lange dag voelt u zich uitgeput en hoofdpijn is een terugkerend probleem. De volgende ochtend overweegt u naar uw werk te gaan, maar de gedachte aan die omstandigheden houdt u thuis. U belt uw werkgever en meldt zich ziek, niet onterecht, maar de werkplek draagt bij aan uw klachten.

Werkdruk

U werkt op een kantoor met hoge verwachtingen en strakke deadlines. Elke dag stapelen nieuwe taken zich op, zonder dat u de tijd heeft om af te ronden wat u al aan het doen was. De werkdruk bouwt zich op, en uiteindelijk meldt u zich ziek, niet omdat u niet wilt werken, maar omdat u het gevoel heeft het niet meer aan te kunnen.

Motivatieproblemen 

U werkt al jaren bij hetzelfde bedrijf in dezelfde functie, zonder vooruitzicht op promotie of erkenning. Op een ochtend merkt u dat u het niet meer kunt opbrengen om naar uw werk te gaan. U meldt zich ziek, niet omdat u lichamelijk ziek bent, maar omdat u het gevoel heeft dat uw inzet er niet toe doet.

Persoonlijke problemen 

Thuis heeft u veel aan uw hoofd, u heeft familieproblemen, financiële zorgen of slapeloze nachten. U voelt zich moe en opgebrand, en besluit een dag thuis te blijven, hopend dat wat rust u zal helpen om de zaken weer op een rijtje te krijgen.

Gebrek aan steun

U voelt zich alleen op het werk. Uw leidinggevende toont weinig interesse in uw werk, en u heeft het gevoel dat u er alleen voor staat. Dit gevoel van isolement kan uiteindelijk leiden tot verzuim.

Hoe grijs ziekteverzuim te herkennen

Grijs ziekteverzuim herkennen is als het waarnemen van een veranderlijke wolk: het is er, maar het is lastig te vangen. Toch zijn er signalen waarop u kunt letten.

Frequent kort verzuim

Let op werknemers die regelmatig kortdurend afwezig zijn zonder duidelijke medische reden. Als een medewerker zich bijvoorbeeld al meerdere keren deze maand ziek heeft gemeld met vage klachten, kan dit een teken zijn van grijs verzuim.

Terugkerende vage klachten 

Klachten zoals “Ik heb weer hoofdpijn” of “Ik ben zo moe” komen regelmatig voor. Als deze klachten echter vaak terugkeren zonder dat er een medische oorzaak wordt gevonden, kunnen ze wijzen op grijs ziekteverzuim.

Gedragsveranderingen

Werknemers die normaal sociaal en betrokken zijn, beginnen zich terug te trekken. Ze vermijden communicatie, laten minder van zich horen, of lijken minder betrokken bij hun werk. Dit kan een indicatie zijn dat er iets mis is.

Verminderde prestaties

Wanneer het werk van een voorheen uitstekend presterende werknemer begint te verslechteren, zowel in kwaliteit als kwantiteit, en dit gepaard gaat met frequent verzuim, kunnen dit waarschuwingssignalen zijn van onderliggende problemen.

Hoe als werkgever om te gaan met grijs ziekteverzuim

Hoe kunt u als werkgever omgaan met iets dat zo moeilijk te grijpen is als grijs ziekteverzuim? Hier zijn enkele strategieën die u kunt overwegen, geïnspireerd door ervaringen van andere werkgevers:

Bevorder een open communicatiecultuur

Regelmatige check-ins en open communicatie kunnen een groot verschil maken. Geef uw werknemers de ruimte om te praten over wat hen bezighoudt. Dit kan leiden tot een afname van grijs verzuim en een verbetering van de werksfeer.

Verbeter de werkomgeving

Kleine aanpassingen zoals betere verlichting, ergonomische werkplekken en een rustige werkruimte kunnen fysieke klachten verminderen en grijs ziekteverzuim terugdringen.

Ondersteun persoonlijke ontwikkeling

Bied trainingen en groeimogelijkheden aan om demotivatie te bestrijden. Werknemers die nieuwe uitdagingen krijgen, zijn vaak gemotiveerder en melden zich minder vaak ziek.

Bied flexibiliteit

Flexibele werktijden en de mogelijkheid tot thuiswerken kunnen stress verminderen en een betere werk-privébalans bevorderen, wat leidt tot minder verzuim.

Monitor verzuimpatronen

Gebruik software om verzuimpatronen te volgen en snel in te grijpen wanneer er afwijkingen worden opgemerkt. Dit kan helpen om verdere escalatie te voorkomen en tijdig ondersteuning te bieden.

Conclusie

Grijs ziekteverzuim is een subtiele, maar potentieel schadelijke vorm van afwezigheid die de productiviteit en het welzijn binnen een organisatie kan aantasten. Door alert te zijn op de signalen en proactief te handelen, kunt u dit soort verzuim effectief beheersen. Het bevorderen van open communicatie, het verbeteren van de werkomgeving, en het bieden van ondersteuning en flexibiliteit zijn cruciale stappen om dit probleem aan te pakken. Een goed verzuimbeleid draagt uiteindelijk bij aan een gezondere, gelukkigere en productievere werkomgeving. Heeft u al stappen ondernomen om grijs ziekteverzuim aan te pakken in uw organisatie? Wat zijn uw ervaringen met het herkennen en beheersen van dit type verzuim? Deel uw gedachten en laten we samen werken aan een gezondere werkomgeving.

Take aways

• Grijs ziekteverzuim is subtiel en ontstaat zonder duidelijke medische redenen, vaak door vermoeidheid, demotivatie of persoonlijke problemen.
• Let op frequent kort verzuim, vage klachten, gedragsveranderingen en verminderde prestaties.

• Slechte werkomgeving, hoge werkdruk, motivatieproblemen, persoonlijke issues en gebrek aan steun spelen vaak een rol.
• Bevorder open communicatie, verbeter de werkomgeving, ondersteun ontwikkeling, bied flexibiliteit en monitor verzuimpatronen.
• Een goed verzuimbeleid bevordert een gezondere en productievere werkomgeving.