Verzuimbeleid opstellen: Een stapsgewijze handleiding

Verzuimbeleid opstellen is een belangrijke taak voor elke werkgever of HR-afdeling. Het belang van goed verzuimbeleid neemt met de veranderingen in onze samenleving toe. Verzekeraar Nationale Nederlanden verwacht dat aan het einde van 2023,  30% meer jong-volwassenen de WIA zijn ingestroomd. De druk op werkenden blijft hoog en het ziekteverzuim is onveranderd ondanks periodieke fluctuaties. Een effectief verzuimbeleid is cruciaal voor elke organisatie. Het draagt bij aan een gezonde werkomgeving en vermindert onnodige kosten. In deze stapsgewijze handleiding leggen we uit hoe u verzuimbeleid opstelt.

Analyse van het ziekteverzuim

Begin met het diepgaand analyseren van het huidige verzuim. Bestudeer niet alleen de algemene cijfers, maar ook:

• specifieke afdelingen
• seizoenspatronen
• frequentie van verzuim.

Stel dat uit de analyse blijkt dat 5% van de werktijd verloren gaat aan verzuim, dan is het belangrijk te weten hoe het ziekteverzuim is verdeeld. Hoeveel van het verzuim(5%) is:

• kortlopend verzuim
• langdurig verzuim

Kortlopend verzuim komt frequenter voor maar langdurend verzuim heeft vaak de meeste impact op bedrijven en organisaties.

Kortlopend verzuim varieert van 1 verzuimdag tot vier weken. Langdurig verzuim is verzuim dat langer dan vier weken duurt. 

Stel dat van het ziekteverzuim 60% langdurig ziekteverzuim is en dat veelal werkstress de boosdoener is, dan weet u dat langdurig ziekteverzuim de meeste aandacht moet krijgen. Zoals eerder gezegd heeft langdurig verzuim de meeste impact op uw bedrijfsvoering. Om adequate maatregelen te kunnen nemen moet u weten waar binnen uw bedrijf het verzuim het grootst is. Stel dat na de verzuimanalyse blijkt dat vooral de klantenservice in de wintermaanden hoge verzuimcijfers kent, dan zult u om dit verzuim te tackelen doelen moeten formuleren waarbij deze afdeling prioriteit krijgt. Uiteraard in goed overleg met de bedrijfsarts of arbodienst en de personeelsvertegenwoordiging.

Doelen voor uw verzuimbeleid

Bepaal wat u wilt bereiken met uw verzuimbeleid en maak dit meetbaar.
Wilt u het algehele verzuimpercentage verlagen of wilt u bijvoorbeeld het verzuimpercentage bij de klantenservice verlagen? 

• Met hoeveel procent moet het verzuimpercentage afnemen?
• Welk maximum stelt u aan het ziekteverzuim? Over de hele linie bezien en per afdeling? 

In het eerste kwartaal van 2023 was het gemiddelde ziekteverzuim in Nederland 5,7 procent. Het ziekteverzuim was met 8 procent het hoogst in de gezondheids- en welzijnszorg. U zult op basis van het gemiddelde verzuimpercentage binnen uw bedrijfstak of sector eigen doelen moeten stellen voor uw bedrijf of organisatie. 

Stel u wilt het verzuim tijdens de wintermaanden bij de klantenservice aanpakken. U formuleert eerst het doel, afname van het ziekteverzuim met een bepaald percentage, voor deze afdeling, daarna formuleert in overleg de maatregelen die tot de gewenste afname moeten leiden. Als maatregel kunt u bijvoorbeeld een speciale winter wellness-week organiseren, met lichttherapie en vitamine D-supplementen.

Duidelijk ziekteverzuimprotocol

Stel een protocol op waarin staat dat werknemers zich vóór 09:00 uur ziek moeten melden bij hun leidinggevende, die vervolgens de bedrijfsarts of arbodienst informeert. Het protocol moet ook vermelden dat de bedrijfsarts of arbodienst binnen 48 uur contact opneemt met de zieke medewerker om de situatie te beoordelen en een inschatting te maken van de verzuimduur. Het UWV heeft een stappenplan dat werkgevers kunnen raadplegen als een werknemer zich ziek meldt. 

Casemanager verzuim

Indien gewenst kunt u een casemanager aanstellen die de regie voert over het verzuimproces. De casemanager heeft de volgende verantwoordelijkheden:

• op tijd nemen van alle stappen in het verzuimbeleid met inachtneming van de bepalingen van de Wet verbetering poortwachter;
• verzorgen van contact tussen werknemer, bedrijfsarts en werkgever;
• regie over het re-integratieproces van zieke werknemer;
• adviseren en toelichten aan de werkgever en werknemer wat de gevolgen zijn van de keuzes binnen het re-integratieproces.

Effectieve conflictoplossing

In geval van een geschil tussen een medewerker en leidinggevende over de aard van het verzuim, maar ook over: 

• resultaten van het preventief medisch onderzoek(PMO) en het preventief arbeidsgeneeskundig onderzoek(PAGO);
• adviezen van de bedrijfsarts tijdens het open spreekuur;
• adviezen over wat de werknemer nog kan in het kader van de re-integratie, 

mag de werknemer om een second opinion vragen van een andere bedrijfsarts die niet eerder te maken heeft gehad met zijn of haar casus. 

Bedrijfsartsen moeten hieraan meewerken, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om dit niet te doen zoals:

• meerdere malen second opinion gevraagd inzake hetzelfde advies;
• second opinion wordt gebruikt om conflict tussen werknemer en werkgever uit te vechten.

Proactieve ziektepreventie

Werk samen met de arbodienst of bedrijfsarts aan een jaarlijks gezondheidsprogramma. Dit kan bijvoorbeeld een ‘Gezonde Maand’ inhouden waarbij medewerkers zich kunnen aanmelden voor wekelijkse yoga-sessies op kantoor, workshops over voeding waarin een diëtist tips geeft voor een gezonde lunch, en een “stappen challenge” waarbij medewerkers in teams strijden om het hoogste aantal gezette stappen.

Training van leidinggevenden

Laat leidinggevenden een training volgen, georganiseerd door de arbodienst, over vroegtijdige signalering van werkstress. In deze training leren zij bijvoorbeeld aan de hand van rollenspellen hoe ze een zorggesprek kunnen voeren met een medewerker die meerdere deadlines heeft gemist, waarbij open en niet-veroordelende vragen worden gesteld om de oorzaak van het probleem te achterhalen.

Betrokkenheid bij het verzuimbeleid

Betrek alle partijen die essentieel zijn voor het slagen van het verzuimbeleid en stel een Verzuimteam samen bestaande uit:

• HR-manager; 
• afdelingshoofden;
• externe bedrijfsarts of arbodienst; 
• Ondernemingsraad.

Een vertegenwoordiger van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is nodig  bij het opstellen van ziekteverzuimbeleid voor de noodzakelijke instemming van de OR . Laat dit team maandelijks bijeenkomen om de voortgang te bespreken.

Communiceer het verzuimbeleid

Informeer medewerkers duidelijk en transparant over het nieuwe beleid.
Organiseer bijvoorbeeld een bedrijfsbrede lunchpresentatie waarin u  het nieuwe verzuimbeleid toelicht. Maak folders waarin u het nieuwe verzuimbeleid helder uitlegt. Hang deze folders op prominente plekken in het bedrijf en stuur iedere werknemer een persoonlijke e-mail met de hoofdpunten van het beleid.

Implementeer en evalueer

Breng het beleid in de praktijk en zorg voor regelmatige check-ins.
Stel dat na 6 maanden het verzuim daalt naar 5,7% en de klantenservice nog steeds een piek in de winter vertoont, maar minder uitgesproken dan voorheen, dan kunt u in overleg met uw verzuimteam besluiten om extra maatregelen te nemen. Bijvoorbeeld een maandelijks één-op-één gesprek tussen klantenservice medewerkers en hun leidinggevenden tijdens de wintermaanden. Zo houdt u een vinger aan de pols en weten uw medewerkers dat u hun zorgen deelt en meedenkt.

Vastleggen van het verzuimbeleid

Zorg voor een duidelijke en toegankelijke vastlegging van het ziekteverzuimbeleid.
Stel een gedetailleerd verzuim beleidsdocument op:

• Leg rollen en verantwoordelijkheden vast van elke partij.
• Document is altijd toegankelijk via het intranet of andere interne communicatie.
• Hou een fysieke map beschikbaar bij HR.
• Alle werknemers ontvangen een geprinte kopie.

Conclusie

Het opstellen van een effectief verzuimbeleid is een belangrijke taak voor u, werkgever en HR-verantwoordelijke, met name gezien de toenemende druk op werknemers en de voorspelde stijging van de WIA-instroom. Een geïntegreerde aanpak van ziekteverzuim is belangrijk. Van het aanstellen van een casemanager en diepgaande verzuimanalyses tot het stellen van concrete, meetbare doelen en het ontwikkelen van een helder protocol. 

Proactieve ziektepreventie, effectieve conflictoplossing, en de training van leidinggevenden zijn kerncomponenten. Betrokkenheid van alle relevante partijen, transparante communicatie naar werknemers en regelmatige evaluatie en documentatie zijn cruciaal voor het slagen van dit beleid.

Een strategisch en zorgvuldig geïmplementeerd verzuimbeleid draagt zo bij aan een gezondere werkomgeving en minimaliseert onnodige kosten.