Verzuimmanagement op maat: Aanpassing van verzuimbeleid op basis van bedrijfsbehoeften

We zitten midden in het griepseizoen en kortlopend ziekteverzuim is nu wat aandacht vraagt. Ziekteverzuim in het algemeen vraagt om goed verzuimmanagement, waar een op maat gemaakt verzuimbeleid essentieel is voor het succes van uw bedrijf. In deze blog bespreken we gedetailleerd het nut van verzuimmanagement op maat en hoe u uw verzuimbeleid effectief kunt aanpassen aan de unieke uitdagingen en behoeften van uw bedrijf of organisatie, verrijkt met praktische voorbeelden. 

Verzuimmanagement: meer dan een verplichting

Verzuimmanagement is meer dan een verplichting. Ziekteverzuim kan namelijk een wissel trekken op de continuïteit van uw bedrijf of organisatie. Ziek zijn is zowel voor werknemers als werkgevers naar en vervelend. Werknemers vinden het niet fijn om inactief thuis te zitten met fysieke of psychische last. U moet op uw beurt als werkgever een tandje bijzetten om de productie op peil te houden en van alles te regelen voor uw werknemer.

Loondoorbetaling, ziektebegeleiding en re-integratie

U krijgt te maken met loondoorbetaling, ziektebegeleiding en re-integratie,en u moet wellicht op zoek naar een casemanager bij lang ziekteverzuim. Hoe langer uw werknemer ziek is, hoe meer de kosten oplopen. Nationale Nederlanden rekent voor dat een zieke werknemer u tussen de 250 en 400 euro kan kosten. In de Arbeidsmonitor van TNO over het jaar 2019 kunnen we zien dat een werknemer gemiddeld 17,8 dagen per jaar verzuimt, waarbij werknemers van kleine bedrijven het minste verzuimen(16,5 dagen) en  werknemers van grote bedrijven het meeste verzuimen(19,1 dagen).

Loonsanctie bij slecht verzuimmanagement

Bij slecht verzuimmanagement kan het UWV u een loonsanctie opleggen als zij vindt dat u niet genoeg inspanning heeft verricht om uw werknemer te laten re-integreren. Stroomt uw werknemer tenslotte de Ziektewet of de WGA in dan kunt u, zoals bij de WGA, in sommige gevallen verantwoordelijk blijven voor de ziektekostenuitkering en re-integratie voor de duur van 10 jaar. Verzuimmanagement is dus meer dan een verplichting. Het is een noodzaak om de continuïteit van uw bedrijf of organisatie te garanderen.

Belang van verzuimbeleid voor de bedrijfscontinuïteit

Succesvol verzuimmanagement kan niet zonder goed verzuimbeleid waarmee u een stabiel en veerkrachtig bedrijf behoudt. Een goed geïmplementeerd verzuimbeleid kan de volgende resultaten geven binnen uw bedrijf:

• voorkomen van ziekteverzuim;
• betere en snellere re-integratie van zieke werknemers;
• verbetering werksfeer;
• toename vertrouwen in het management;
• verbeterde productiviteit; 
• minder kosten voor uw bedrijf.

Een goed verzuimbeleid vereist ook goede samenwerking. Werknemers, leidinggevenden, HR en de bedrijfsarts of de arbodienst; het betrekken van al deze belanghebbenden is belangrijk om het ziekteverzuim binnen uw bedrijf of organisatie succesvol aan te pakken en de bedrijfscontinuïteit te garanderen. Een goed verzuimbeleid behoort in het verlengde te liggen van het algemene beleid binnen uw bedrijf of organisatie om effectief te kunnen zijn.

Verzuimmanagement op maat: logistiek & fysieke overbelasting

Een groot logistiek bedrijf worstelt met frequent langdurig verzuim als gevolg van fysieke overbelasting. Na een gedetailleerde analyse en het betrekken van alle stakeholders zoals HR, de bedrijfsarts, en de personeelsvertegenwoordiging, introduceert het management Fit op het Werk-sessies. Deze sessies, geleid door professionele fysiotherapeuten, omvatten specifieke oefeningen gericht op het voorkomen van veel voorkomende fysieke klachten in de logistieke sector. Bovendien voert het bedrijf ergonomische werkstations in, waardoor werknemers minder fysieke belasting ervaren tijdens hun dagelijkse taken. Deze maatregelen resulteren op termijn in:

• aanzienlijke daling van het aantal gerapporteerde fysieke klachten;
• een verhoogde tevredenheid onder het personeel. 

Verzuimbeleid is gericht op het verminderen van bestaand verzuim maar moet daarnaast preventieve maatregelen omvatten om ziekteverzuim structureel te minimaliseren.

Aanpassing verzuimbeleid op basis van bedrijfsbehoeften

We hebben gezien dat een goed verzuimmanagement noodzakelijk is voor de continuïteit van een bedrijf of organisatie. Het ziekteverzuimbeleid dat u binnen uw bedrijf of organisatie voert is maatwerk en op basis van uw bedrijfsbehoeften zult u deze moeten aanpassen.

Bij maatregelen rondom ziekteverzuim hebben werknemers recht op instemming. De Arbowet legt een instemmingsverplichting op. Uw werknemers hebben recht op instemming via de ondernemingsraad of andere personeelsvertegenwoordiging. Het aangepaste verzuimbeleid kan formeel pas geïmplementeerd worden nadat de OR of de personeelsvertegenwoordiging hiermee heeft ingestemd.

Wat zijn de stappen die u kunt ondernemen om uw verzuimbeleid vorm te geven op basis van de bedrijfsbehoeften?

Stap 1: Analyse van bedrijfsbehoeften

Een gedegen analyse is de eerste stap naar een effectief verzuimbeleid.  Net als bij een risico-inventarisatie en -evaluatie(RI&E) inventariseert u eerst de risico's op verzuim. Daarna kijkt u naar het huidige verzuimbeleid waarbij u ook kijkt naar de bedrijfscultuur binnen uw bedrijf of organisatie. 

• Wat zijn de risico’s op ziekteverzuim?
• Hoe hoog is het verzuimpercentage? 
• Hoe verhoudt het verzuimpercentage zich ten opzichte van de sector?
• Vergroten de gestelde doelen binnen uw bedrijf het risico op buitensporig ziekteverzuim?

Zet de bedrijfsbehoeften af tegen de risico’s op ziekteverzuim. Stel uzelf de vraag wat u wilt veranderen aan het bestaande ziekteverzuim. 

• Welk ziekteverzuimpercentage is wenselijk?
• Is dit haalbaar gezien uw bedrijfscultuur en de sector waarin u actief bent?

We maken het duidelijk met een voorbeeld: 

Bij een reclamebureau met een hoog burn-out percentage onder junior medewerkers, leidde een grondige analyse tot de conclusie dat bij de beoogde bedrijfsdoelen te weinig rekening was gehouden met de capaciteit van junior medewerkers, met als gevolg een te hoge psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Om de risico’s op te hoge PSA tegen te gaan besluit het reclamebureau een mentorprogramma te ontwikkelen. Hierbij zijn alle stakeholders betrokken:

• afdeling HR
• werknemers
• bedrijfsarts
• personeelsvertegenwoordiging
• leidinggevenden

Het bedrijf besluit ervaren senior werknemers te koppelen aan juniors om hen te ondersteunen in hun projectmanagement en werkdruk. Dit programma moet junior werknemers helpen om effectiever om te gaan met de eisen van hun rol, waardoor tenslotte het aantal gevallen van burn-out moet afnemen.

Stap 2: Verzuimbeleid aangepast aan de bedrijfsbehoeften

Een beleid dat aansluit bij de behoeften van uw bedrijf is cruciaal. Zo zal in het geval van een bouwbedrijf de focus liggen op klachten aan het bewegingsapparaat, fysieke belasting en het voorkomen van ongevallen. Werkgevers in deze branche zullen naast ziektebegeleiding en re-integratie moeten inzetten op preventie en ergonomie.
Voorbeeld uit de praktijk: 

Een bouwbedrijf waar veel werknemers last hebben van klachten aan het bewegingsapparaat besluit een beleid te implementeren met:

• periodieke gezondheidschecks (PMO)
• trainingen in ergonomisch werken

Tijdens deze trainingen, gegeven door ergonomie-experts, leren werknemers hoe ze hun lichaam tijdens het werk kunnen beschermen, wat moet leiden tot een vermindering van werkgerelateerde blessures.

Stap 3: Implementatie van preventieve maatregelen

Het implementeren van preventieve maatregelen kan het verzuim aanzienlijk verminderen. Het vroeg signaleren van risico’s op ziekte kan gezondheidsproblemen voorkomen. We maken het duidelijk met een voorbeeld:

In een callcenter klagen nogal wat werknemers van problemen met hun stem. Het ziekteverzuim loopt op omdat deze werknemers niet optimaal presteren wat de nodige stress oplevert. Na een grondige analyse van de oorzaken en inventarisatie van de risico’s besluit het bedrijf  workshops te organiseren om stemproblemen te voorkomen.

Tijdens de workshops, geleid door een professionele logopedist, leren werknemers technieken voor stembehoud en -verzorging, wat moet resulteren in een vermindering van stemgerelateerd verzuim.

Stap 4: Training en betrokkenheid

Meer dan in het verleden is het werk op de werkvloer intensiever, of stressvoller en kan uiteindelijk leiden tot teveel werkstress, met als resultaat een burn-out. Training en betrokkenheid van uw werknemers  zijn beiden essentieel om ziekteverzuim te voorkomen.

We maken het duidelijk met een voorbeeld:  

In een retailketen worden leidinggevenden getraind in het herkennen van tekenen van mentale vermoeidheid. De training, die bestaat uit interactieve rollenspellen en scenario-analyses, stelt managers in staat om empathisch en effectief te reageren op tekenen van stress bij hun teamleden. Betrokkenheid leidt tot meer wederzijds vertrouwen en minder ziekteverzuim.

Stap 5: Evaluatie en aanpassing van het verzuimbeleid

Regelmatige evaluatie en aanpassing van het verzuimbeleid is cruciaal. Vinger aan de pols houden tijdens het gehele proces en waar nodig evalueren en bijsturen is dan ook noodzakelijk. Gezond arbobeleid is cyclisch en is daardoor ook effectief.
Voorbeeld uit de praktijk:

Conclusie

In uw rol als spil van het verzuimbeleid speelt u een sleutelrol in het welzijn van uw werknemers en de stabiliteit van uw bedrijf. Een doeltreffend verzuimmanagement, dat verder gaat dan alleen voldoen aan wettelijke eisen, is essentieel voor zowel de gezondheid van uw personeel als de veerkracht van uw organisatie.

Door een dynamische aanpak, die analyse, betrokkenheid, preventie, training, en constante evaluatie omvat, kunt u ziekteverzuim verminderen en de productiviteit en tevredenheid binnen uw bedrijf verhogen. Uw inzet als werkgever of casemanager is cruciaal in het creëren van een duurzame en gezonde werkomgeving.

Take-aways

• Verzuimmanagement is strategisch belangrijk: Verzuimbeheer gaat verder dan alleen voldoen aan wettelijke vereisten; het is cruciaal voor de gezondheid en het succes van uw organisatie.
• Analyseer en pas aan: Begin met een grondige analyse van uw huidige verzuimbeleid en bedrijfscultuur. Pas uw beleid aan op basis van deze inzichten om het effectief en relevant te houden.
• Betrokkenheid van alle partijen: Zorg voor de betrokkenheid van werknemers, HR, bedrijfsartsen, arbodienst en andere stakeholders. Dit bevordert een breed gedragen en effectief verzuimbeleid.
• Preventieve maatregelen zijn essentieel: Implementeer preventieve maatregelen om verzuim te verminderen. Dit kan variëren van gezondheidschecks tot ergonomische aanpassingen en trainingen.
• Voortdurende training en ondersteuning: Investeer in de training en ondersteuning van uw personeel, met name leidinggevenden, om vroegtijdig tekenen van stress of overbelasting te herkennen en aan te pakken.
• Evaluatie en flexibiliteit: Evalueer regelmatig uw verzuimbeleid en sta open voor aanpassingen. Dit zorgt voor een dynamisch en responsief beleid dat inspeelt op veranderende behoeften en omstandigheden.
• Gezond arbobeleid is cyclisch en dynamisch: Beschouw uw verzuimbeleid als een continu proces dat zich aanpast en evolueert om aan de huidige en toekomstige behoeften van uw organisatie te voldoen.