Gesprekken over frequent ziekteverzuim: do’s en don’ts voor effectieve communicatie

Frequent ziekteverzuim is niet alleen een signaal van mogelijke gezondheidsproblemen bij werknemers, maar kan ook grote invloed hebben op de werksfeer, productiviteit en bedrijfsvoering. Voor HR-managers en leidinggevenden is het vaak een uitdaging om verzuimgesprekken op een effectieve en empathische manier te voeren, zonder dat de werknemer zich aangevallen voelt. Maar hoe zorgt u voor een open en constructieve dialoog waarbij zowel uw werknemer als de organisatie baat heeft? In deze blog bespreken we niet alleen de do’s en don’ts voor het voeren van verzuimgesprekken, maar geven we ook tips over hoe u signalen vroegtijdig kunt herkennen en duurzame oplossingen kunt vinden.

Wat is frequent verzuim?

Frequent verzuim verwijst naar een patroon waarin een werknemer meerdere korte periodes van ziekteverzuim heeft. Hoewel ieder ziektegeval op zichzelf staat, kan een terugkerend patroon duiden op onderliggende problemen, zoals werkstress, een slechte werk-privébalans, of zelfs disfunctioneren binnen het team. Het vroegtijdig herkennen van dit patroon kan problemen voorkomen. Het is belangrijk dat leidinggevenden en HR-professionals vroegtijdig het gesprek aangaan. 

Do’s in gesprekken over frequent verzuim

Voer het gesprek in een veilige omgeving

Zorg ervoor dat het gesprek plaatsvindt in een rustige, vertrouwelijke ruimte. Werknemers moeten zich op hun gemak voelen om openlijk over hun situatie te praten. Een veilige omgeving bevordert openheid en helpt de werknemer zich gehoord te voelen. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van ontspannende elementen in de gespreksruimte, zoals comfortabele stoelen of een rustige sfeer zonder afleiding.

HR Manager Fleur

Fleur, HR-manager van een middelgroot productiebedrijf, merkte dat een van haar werknemers, Jeroen, zich de afgelopen maanden regelmatig ziek meldde op maandagen. In plaats van direct een formeel gesprek aan te gaan, nodigde ze hem uit voor een informeel gesprek in een aparte ruimte. Ze begon het gesprek met de vraag hoe het met hem ging, in plaats van direct het ziekteverzuim te adresseren. Dit zorgde ervoor dat Jeroen zich op zijn gemak voelde en vertelde over de privéproblemen die hem veel stress gaven. Met deze informatie kon ze samen met hem zoeken naar oplossingen. Een flexibeler werkschema leek een goede oplossing te bieden. Een combinatie van een informele setting en een vraag naar zijn welzijn zorgde ervoor dat het gesprek zonder spanning verliep en tot een oplossing leidde.

Toon empathie en begrip

Ziekteverzuim is vaak een symptoom van iets groters, zoals mentale problemen, stress of  een slechte gezondheid. Toon welgemeende interesse in de mens achter uw werknemers. Vermijd dat werknemers het gevoel krijgen dat zij zich moeten verantwoorden en vraag hoe het fysiek en mentaal met hen gaat.

Hoe te formuleren? Een suggestie:

"Het is me opgevallen dat je de laatste tijd wat vaker afwezig bent. Hoe gaat het eigenlijk met je? Zijn er dingen waar we rekening mee kunnen houden?"

Zet empathie om in actie. Empathie is belangrijk, maar het is net zo belangrijk dat het niet alleen bij luisteren blijft. Zorg ervoor dat u als HR-manager of leidinggevende niet alleen begrip toont, maar ook direct kijkt welke concrete acties u kunt nemen om de situatie te verbeteren. 

Onderzoek de oorzaak zonder te oordelen

Bij frequent verzuim is het essentieel om de onderliggende oorzaken te begrijpen zonder aannames te maken. Vraag de werknemer wat er mogelijk speelt, zowel op het werk als in de privésfeer, en bied aan om samen oplossingen te vinden. Voer het gesprek op basis van vertrouwen in plaats van controle.

Teamleider Murat stelt vertrouwen voorop 

In een groot IT-bedrijf merkt teamleider Murat dat een van de teamleden, Nadia, zich steeds vaker ziek meldt voor korte periodes. In plaats van direct te veronderstellen dat ze haar werk niet leuk vindt, vraagt hij haar in een gesprek of er iets is wat haar belemmert in haar werk. Nadia geeft aan dat ze last heeft van migraine en dat de schermtijd haar klachten verergert. Door het probleem vanuit een ander perspectief te bekijken, namelijk gezondheid in plaats van werkinhoud, komen ze samen tot een oplossing. Met kleine aanpassingen aan haar werkplek, zoals pauzes en een betere ergonomie, zorgen zij samen ervoor dat haar verzuim drastisch vermindert.

Bied praktische ondersteuning

Als werkgever kunt u vaak praktische ondersteuning bieden om de werknemer te helpen beter met zijn of haar situatie om te gaan. Dit kan variëren van het aanbieden van flexibele werktijden tot het inschakelen van een bedrijfsarts of coach. Door ondersteuning direct te koppelen aan specifieke uitdagingen, laat u zien dat u de situatie serieus neemt.

Wat kunt u zeggen? Suggestie

"Wat kunnen wij als werkgever doen om je te ondersteunen, zodat je je werk beter kunt combineren met je persoonlijke situatie?"

• Maak heldere afspraken over de ondersteuning die u biedt. 
• Zorg dat u concrete stappen onderneemt om aanpassingen mogelijk te maken.
• Als u bijvoorbeeld de arbodienst wilt inschakelen, geef dan duidelijk aan wanneer en hoe dat zal gebeuren.
• Volg dit op met een schriftelijke bevestiging en planning.

Don’ts in gesprekken over frequent verzuim

Begin niet met beschuldigingen of aannames

Het is een valkuil om direct te beginnen met het uiten van zorgen over de frequentie van het verzuim, zonder eerst te vragen hoe het met de werknemer gaat. Dit kan als beschuldigend overkomen en de werknemer afschrikken. Het doel is een open en constructieve dialoog, niet confrontatie. Vermijd beschuldigingen en stel vragen die een open gesprek stimuleren.

Zeg dit niet: "je hebt je nu al drie keer ziek gemeld in de afgelopen twee maanden." "Dit is onacceptabel."

Beter is: "ik merk dat je de laatste tijd vaker ziek bent." "Is er iets dat we kunnen doen om je te ondersteunen?"

Vermijd privacygevoelige vragen

In Nederland geldt dat een werkgever niet mag vragen naar specifieke medische details van een werknemer. Dit is wettelijk verboden onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en kan als ongepast worden ervaren. Richt je in plaats daarvan op hoe je de werknemer kunt ondersteunen binnen de kaders van hun functioneren op de werkvloer.

Zeg niet: "Wat is precies de aard van je ziekte?

Zeg: "Wanneer verwacht je weer volledig inzetbaar te zijn?"

Stel het gesprek niet te lang uit

Het vermijden van het gesprek kan de situatie verergeren. Als er een duidelijk patroon van frequent verzuim ontstaat, moet dit zo snel mogelijk worden besproken. Dit voorkomt dat kleine problemen grote problemen worden. Een snelle interventie kan langdurige uitval helpen voorkomen.

HR laat frequent ziekteverzuim op zijn beloop
In een middelgroot logistiek bedrijf dat voornamelijk pakketten verwerkt en bezorgt, seint een teamleider HR in over een werknemer die regelmatig afwezig is. HR laat de zaak op zijn beloop vanwege een tekort aan HR medewerkers. Als uiteindelijk de teamleider in samenwerking met HR een verzuimgesprek organiseert, blijkt de werknemer al maanden met gezondheidsproblemen te kampen die mogelijk verholpen hadden kunnen worden met tijdige ondersteuning. Achteraf bleek dat het te lang uitstellen van het gesprek leidde tot onnodige uitval en dat het bedrijf uiteindelijk veel meer tijd en middelen kwijt was. 

Maak concrete afspraken

Een gesprek alleen is niet genoeg. Zorg ervoor dat je concrete stappen en afspraken maakt over hoe verder te gaan. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat u:

• een bedrijfsarts inschakelt;
• een coachingtraject aanbiedt;
• het werk tijdelijk aanpast.

Suggestie:"laten we een paar concrete stappen afspreken om ervoor te zorgen dat we dit samen kunnen aanpakken." "Ik zal contact opnemen met de bedrijfsarts om te kijken of we een adviestraject kunnen starten."

Leg de afspraken schriftelijk vast. Dit voorkomt misverstanden en maakt duidelijk welke acties ondernomen worden. Dit vergroot de verantwoordelijkheid en betrokkenheid van beide partijen.

Conclusie

Het voeren van gesprekken over frequent ziekteverzuim kan een uitdaging zijn, maar als je het op de juiste manier aanpakt, kan het een positieve impact hebben op zowel de werknemer als de organisatie. Door open te staan voor de situatie van de werknemer, empathie te tonen en praktische oplossingen aan te bieden, kun je niet alleen verzuim verminderen, maar ook de werkrelatie versterken. De sleutel tot succes ligt in tijdig handelen en de situatie actief blijven monitoren, zonder dat het gesprek slechts bij één bijeenkomst blijft.

Take aways

• Zorg voor een rustige plek waar de werknemer zich comfortabel voelt om open te zijn over zijn/haar situatie.
• Begin het gesprek door te vragen hoe het met de werknemer gaat, zowel fysiek als mentaal, en toon oprechte interesse.
• Vraag naar onderliggende oorzaken van het verzuim, maar vermijd aannames of beschuldigende taal. Richt je op oplossingen.
• Bied actieve empathie door niet alleen te luisteren, maar ook actie te ondernemen.
• Bied opties zoals flexibele werktijden, begeleiding door een bedrijfsarts, of aanpassingen aan de werkomgeving om de werknemer te ondersteunen.
• Grijp snel in zodra er een patroon van frequent verzuim zichtbaar wordt. Wacht niet te lang om verergering van het probleem te voorkomen.
• Vraag nooit naar specifieke medische details. Focus in plaats daarvan op wat er op de werkvloer nodig is om beter te kunnen functioneren.
• Gebruik geen taal die als een aanval kan worden opgevat. Laat de werknemer weten dat het doel van het gesprek is om te ondersteunen, niet te confronteren.
• Leg afspraken schriftelijk vast en blijf regelmatig opvolgen hoe de situatie zich ontwikkelt.
• Laat de werknemer weten dat jullie samen naar oplossingen zoeken. Dit vergroot het gevoel van betrokkenheid en vermindert de kans op terugkerend verzuim.