Functioneringsgesprekken en ziekteverzuim: waar u rekening mee moet houden

Functioneringsgesprekken tijdens ziekteverzuim worden vaak gezien als een noodzakelijk onderdeel van de re-integratie. De focus ligt meestal op het herstel van de medewerker en de vraag hoe en wanneer hij of zij weer kan werken. Maar wat als we deze gesprekken anders benaderen? Wat als we ze niet alleen zien als een moment van ondersteuning, maar ook als een spiegel voor de organisatie?

Ziekteverzuim is zelden een losstaand probleem. Soms ligt de oorzaak bij persoonlijke gezondheidskwesties, maar vaak spelen werkgerelateerde factoren een rol, zoals werkdruk, teamdynamiek of bedrijfscultuur. Door functioneringsgesprekken te gebruiken als een tweerichtingsreflectie, kunnen werkgevers en HR-professionals niet alleen bijdragen aan het herstel van de medewerker, maar ook waardevolle inzichten verkrijgen in hun eigen organisatie.

Hoe kan een functioneringsgesprek tijdens ziekteverzuim zowel de medewerker als de werkgever helpen groeien? In deze blog bespreken we hoe u deze gesprekken kunt benutten als een wederzijdse spiegel en wat de belangrijkste aandachtspunten zijn.

Het doel: niet alleen re-integratie, maar ook organisatieverbetering

Een functioneringsgesprek bij ziekteverzuim heeft traditioneel gezien als doel om de medewerker te ondersteunen bij zijn herstel en terugkeer naar werk. Dit blijft een belangrijk aspect, maar er ligt een kans om verder te kijken:

• Welke werkgerelateerde factoren hebben mogelijk bijgedragen aan het verzuim?
• Wat kan de organisatie hieruit leren om toekomstig verzuim te verminderen?
• Hoe kunnen werkgever en werknemer samen zorgen voor een duurzame en gezonde werkomgeving?

Door het functioneringsgesprek niet alleen als een individuele evaluatie, maar ook als een moment van zelfreflectie voor de organisatie te zien, wordt het een krachtig instrument voor duurzame inzetbaarheid en werkplezier.

5 manieren om functioneringsgesprekken als spiegel te gebruiken

1. Analyseer de oorzaken van het verzuim

Bij ziekteverzuim wordt vaak alleen gekeken naar de fysieke of mentale gezondheid van de medewerker, maar het is net zo belangrijk om te onderzoeken of werkgerelateerde factoren een rol hebben gespeeld. Uit cijfers van het CBS en TNO blijkt namelijk dat in 2023  een op de 5 ziekteverzuim gevallen werkgerelateerd was. 

Vragen om te stellen:

• Ervaart de medewerker hoge werkdruk of stress?
• Waren er signalen voorafgaand aan het verzuim die niet zijn opgemerkt?
• Hoe ervaart de medewerker de balans tussen werk en privé?

Door samen te reflecteren, kan zowel de medewerker als de organisatie inzicht krijgen in mogelijke structurele problemen binnen de werkomgeving.

2. Bevorder open en eerlijke communicatie

Veel medewerkers vinden het lastig om eerlijk te spreken over hun herstel en de impact van werk op hun gezondheid. Tegelijkertijd kunnen werkgevers zich terughoudend voelen om door te vragen uit angst om privacyregels te schenden.

Een functioneringsgesprek is een kans om deze spanning te doorbreken en een veilige ruimte te creëren waarin open communicatie mogelijk is. Door wederzijdse feedback te stimuleren, krijgt u niet alleen inzicht in het welzijn van de medewerker, maar ook in hoe de organisatie omgaat met verzuim en ondersteuning.

Voorbeeldvraag aan de medewerker:
"Welke ondersteuning heeft u gemist en wat had u geholpen om eerder of beter te herstellen?"

Voorbeeldvraag aan de werkgever:
"Hoe kunnen we onze aanpak van verzuim verbeteren om medewerkers beter te ondersteunen?"

3. Evalueer de werkcultuur en bedrijfsondersteuning

Soms kan ziekteverzuim een signaal zijn dat er binnen de organisatie bredere problemen spelen. Heeft de medewerker bijvoorbeeld last gehad van een hoge werkdruk, onduidelijke verwachtingen of een gebrek aan ondersteuning?

Door een functioneringsgesprek te benutten als een reflectiemoment voor de organisatie, kunt u achterhalen of er structurele aanpassingen nodig zijn. Misschien blijkt uit meerdere gesprekken dat medewerkers onvoldoende pauzes nemen, dat thuiswerken stress vermindert of dat bepaalde teams onderbezet zijn.

Vragen om te overwegen:

• Zijn er werkstructuren die bijdragen aan uitval?
• Hoe ervaren medewerkers de werk-privébalans?
• Welke aanpassingen kunnen helpen om ziekteverzuim in de toekomst te verminderen?

Door hier actief op in te spelen, wordt een functioneringsgesprek niet alleen een stap richting re-integratie, maar ook een kans om de werkomgeving structureel te verbeteren.

4. Bied maatwerk in re-integratie en toekomstig welzijn

Een standaardaanpak voor re-integratie werkt niet voor iedereen. De ene medewerker heeft baat bij een snelle terugkeer, terwijl de ander een langzamer opbouwschema nodig heeft.

Een functioneringsgesprek is het ideale moment om te onderzoeken hoe de organisatie flexibel kan inspelen op de behoeften van de medewerker. Maar ook hier geldt dat de organisatie kan leren: hoe kunnen we re-integratie in de toekomst soepeler laten verlopen?

Concrete aanpassingen kunnen zijn:

• flexibele werkuren of thuiswerkmogelijkheden;
• aangepaste taken om overbelasting te voorkomen;
• meer aandacht voor preventieve maatregelen, zoals coaching of stressmanagement.

Door maatwerk te bieden, laat u zien dat u investeert in zowel de medewerker als in een duurzame werkomgeving.

5. Leg afspraken en verbeterpunten vast

Een functioneringsgesprek is waardevol, maar alleen als de besproken punten ook worden opgevolgd. Zorg ervoor dat de gemaakte afspraken en inzichten niet verloren gaan.

Wat kunt u concreet vastleggen?

• Afspraken over re-integratie: welke taken pakt de medewerker weer op en in welk tempo?
• Verbeterpunten voor de organisatie: welke structurele aanpassingen kunnen helpen om verzuim te verminderen?
• Terugkoppelingsmomenten: plan een vervolggesprek om te evalueren hoe de re-integratie verloopt én om te kijken of verbeteringen binnen de organisatie effect hebben gehad.

Door de uitkomsten van deze gesprekken actief te benutten, wordt ziekteverzuim niet alleen een uitdaging, maar ook een kans om als organisatie sterker te worden.

Hoe een arbodienstverlener functioneringsgesprekken kan versterken

Een gecertificeerde arbodienstverlener helpt HR en leidinggevenden om functioneringsgesprekken bij ziekteverzuim effectief in te zetten. Dit betekent niet alleen ondersteuning bij het voorbereiden en voeren van gesprekken, maar ook deskundig advies over privacywetgeving en re-integratie. 

Door bedrijfsartsen en casemanagers in te zetten, verloopt de terugkeer naar werk soepeler en worden langdurige verzuimtrajecten voorkomen. Daarnaast zorgt een arbodienstverlener ervoor dat het verzuimbeleid voldoet aan de Wet verbetering poortwachter, waardoor juridische risico’s worden beperkt en het proces voor zowel werkgever als werknemer helder blijft.

Naast re-integratie speelt preventie een cruciale rol. Door structurele oorzaken van verzuim, zoals werkdruk of een verstoorde werk-privébalans, vroegtijdig te signaleren, kunnen problemen worden aangepakt voordat ze leiden tot uitval. Denk aan gerichte interventies zoals stressmanagementtrainingen, ergonomisch advies en flexibele werkstructuren. Zo wordt een functioneringsgesprek niet alleen een middel om verzuim te beheersen, maar ook een kans om de organisatie duurzaam te versterken

Wettelijke kaders en privacy

Hoewel een functioneringsgesprek een open dialoog moet zijn, is het essentieel om de privacy van de medewerker te respecteren. Werkgevers mogen geen medische details vragen of registreren. De focus moet liggen op wat de medewerker wel en niet kan in relatie tot het werk. Daarnaast gelden de volgende wettelijke kaders:

• de Wet verbetering poortwachter verplicht zowel werkgever als werknemer om actief samen te werken aan een passende terugkeer;
• de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) beschermt medische gegevens; werkgevers mogen alleen informatie verwerken die noodzakelijk is voor re-integratie.

Door deze regels in acht te nemen, blijft het gesprek respectvol en juridisch correct.

Conclusie

Functioneringsgesprekken tijdens ziekteverzuim zijn niet alleen een middel om medewerkers te ondersteunen, maar ook een kans voor werkgevers om te leren en te verbeteren. Door het gesprek te benaderen als een wederzijdse spiegel, kan zowel de medewerker als de organisatie groeien.

Door te kijken naar structurele oorzaken van verzuim, open communicatie te stimuleren en werkcultuur en ondersteuning te evalueren, wordt een functioneringsgesprek een krachtig instrument voor duurzame inzetbaarheid.

Niet alleen de medewerker keert sterker terug op de werkvloer, maar ook de organisatie wordt veerkrachtiger, gezonder en beter voorbereid op de toekomst.

Take aways

• Een functioneringsgesprek bij ziekteverzuim heeft traditioneel gezien als doel om de medewerker te ondersteunen bij zijn herstel en terugkeer naar werk, maar er ligt een kans om verder te kijken. 
• Analyseer de oorzaken van het verzuim en onderzoek of werkgerelateerde factoren zoals werkdruk en psychosociale arbeidsbelasting (PSA) een rol hebben gespeeld.
• Stimuleer een open werkcultuur en bevorder wederzijdse feedback tijdens functioneringsgesprekken.
• Benut functioneringsgesprekken als een reflectiemoment voor de organisatie. Zo kunt u nagaan of er structurele aanpassingen nodig zijn zoals voldoende pauzes.
• Een functioneringsgesprek is het ideale moment om te onderzoeken hoe de organisatie flexibel kan inspelen op de behoeften van de medewerker doormiddel van bijvoorbeeld aangepaste werktijden.
• Een functioneringsgesprek is waardevol, maar alleen als de besproken punten kunnen worden opgevolgd. Zorg ervoor dat de gemaakte afspraken en inzichten niet verloren gaan.
• Werkgevers mogen niet naar medische details vragen en deze niet registreren. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) beschermt medische gegevens; werkgevers mogen alleen informatie verwerken die noodzakelijk is voor re-integratie.