Onmisbare procedures voor het managen van ziekteverzuim

Ziekteverzuim vormt voor elke organisatie een grote uitdaging. Een effectief ziekteverzuimbeleid helpt u niet alleen te voldoen aan de Wet verbetering poortwachter, maar geeft u ook waardevolle kansen om ziekteverzuim duurzaam terug te dringen. Een goed ziekteverzuimbeleid zorgt ervoor dat medewerkers sneller herstellen, verlaagt verzuimkosten en versterkt de duurzame inzetbaarheid binnen uw organisatie. 

In deze blog leest u hoe u verplichtingen uit de wet inzet om verbinding te creëren, duurzame inzetbaarheid te bevorderen en ziekteverzuim structureel te verminderen.

Wet verbetering poortwachter als fundament voor uw ziekteverzuim beleid

Een effectief ziekteverzuim beleid begint met de verplichte stappen uit de Wet verbetering poortwachter. Deze wet bepaalt dat u binnen zes weken na een ziekmelding een probleemanalyse moet uitvoeren, gevolgd door een Plan van aanpak uiterlijk in week acht. De wet helpt u om:

• voortgang te bewaken: u blijft betrokken bij het herstelproces;
• samenwerking te stimuleren: werkgever en werknemer dragen samen verantwoordelijkheid;
• helderheid te bieden: duidelijke termijnen zorgen voor overzicht en rust.

Gebruik deze verplichte stappen niet alleen als formaliteit, maar benut ze om verbinding met uw medewerkers te creëren.

Van ziekmelding naar verbinding

Een ziekmelding hoeft geen koude administratieve handeling te zijn. Zie het als een kans om persoonlijk contact te maken binnen uw ziekteverzuimbeleid. Stimuleer leidinggevenden om binnen 24 uur contact op te nemen met de medewerker, en stel vragen zoals:

• „Hoe gaat het op dit moment met u?”
• „Kunnen we iets aanpassen in uw werk zodat u sneller kunt herstellen?”

Voorbeeld uit de praktijk: Els voelt zich gesteund

Els meldt zich ziek vanwege stressklachten. Dankzij direct telefonisch contact met haar leidinggevende wordt snel duidelijk dat ze overbelast is door hoge werkdruk en onduidelijke verwachtingen. Door taken te herverdelen en deadlines aan te passen, voelt Els zich gesteund en herstelt ze sneller.

Probleemanalyse: kijk verder dan alleen symptomen

De verplichte probleemanalyse biedt een belangrijk aanknopingspunt in uw ziekteverzuim beleid. Kijk daarbij verder dan medische symptomen alleen. Betrek de bedrijfsarts of een gecertificeerde arbodienst en bespreek ook factoren zoals:

• hoge werkdruk en taakverdeling;
• teamdynamiek en communicatie;
• mogelijke conflicten op de werkvloer.

Zo voorkomt u dat verzuim terugkeert, en bouwt u aan een duurzame, gezonde werkomgeving.

Plan van aanpak: samenwerken aan duurzaam herstel

Het Plan van aanpak moet uiterlijk acht weken na de ziekmelding opgesteld zijn. Maak dit plan niet eenzijdig, maar betrek medewerkers actief. Stel samen haalbare doelen, zodat medewerkers zich serieus genomen voelen en gemotiveerder zijn om aan herstel te werken. Belangrijke vragen om samen te bespreken zijn:

• „Welke taken zijn haalbaar tijdens uw herstelperiode?”
• „Welke aanpassingen zijn nodig om het werk beter passend te maken?”
• „Hoe vaak evalueren we tussentijds uw hersteltraject?”

Medewerkers die actief betrokken zijn, herstellen sneller en duurzamer.

Casemanagement: cruciaal voor continuïteit binnen uw ziekteverzuim beleid

Casemanagement zorgt dat afspraken helder blijven en voorkomt dat medewerkers onnodig lang uitvallen. Een goede casemanager bewaakt het Plan van aanpak, onderhoudt regelmatig contact met alle betrokken partijen (medewerker, leidinggevende en arbodienst of bedrijfsarts), en kan snel ingrijpen als het traject anders loopt dan verwacht. Dit maakt casemanagement een cruciale schakel in uw ziekteverzuimbeleid.

De toegevoegde waarde van een gecertificeerde arbodienst

Lisa, HR-manager bij een technische groothandel, kampt met hoge verzuimcijfers. Om haar ziekteverzuim beleid te versterken schakelt ze een gecertificeerde arbodienst in, die haar ondersteunt bij:

• persoonlijke opvolging van elke ziekmelding;
• integrale probleemanalyse waarbij naast medische klachten ook werkfactoren worden onderzocht;
• gezamenlijke invulling van het Plan van aanpak met medewerkers;
• proactief casemanagement om snel in te grijpen als de situatie daarom vraagt.

Dankzij deze aanpak slaagt Lisa erin om binnen één jaar het ziekteverzuim aanzienlijk te verlagen, de werksfeer te verbeteren en haar organisatie te versterken als werkgever.

Technologie: administratieve ondersteuning voor uw ziekteverzuim beleid

Moderne verzuimsoftware ondersteunt bij het naleven van wettelijke deadlines en het centraal beheren van documenten. Denk aan:

• automatische reminders voor probleemanalyse, evaluaties en andere deadlines;
• rapportages en analyses die inzicht bieden in ziekteverzuimtrends;
• heldere en overzichtelijke administratie.

Technologie is vooral ondersteunend. Persoonlijk contact blijft essentieel om te weten hoe het echt met uw medewerkers gaat.

Succesvolle praktijkcase: Harrods Aviation

Een mooi voorbeeld van hoe technologie het ziekteverzuimbeleid versterkt, is het Britse bedrijf Harrods Aviation. Met ruim personeel dat zowel in ploegendiensten als reguliere kantoortijden werkt, was het managen van ziekteverzuim een grote uitdaging. Ze stapten daarom over van een verouderd, papiergericht systeem naar een gebruiksvriendelijk digitaal platform, dat verlofaanvragen, overuren en verzuim eenvoudig en efficiënt registreert. 

Dankzij dit nieuwe systeem konden ze ziekteverzuim beter monitoren, vooral met behulp van automatische meldingen gebaseerd op de Bradford-factor. Hierdoor werden leidinggevenden vroegtijdig geïnformeerd wanneer interventies zoals welzijnsgesprekken nodig waren. Dit resulteerde niet alleen in betere opvolging van verzuim, maar verminderde ook aanzienlijk de administratieve last voor HR en leidinggevenden.

Getuigenis

„We waren aanvankelijk bezorgd over hoe onze medewerkers zouden reageren op een nieuw digitaal systeem, vooral omdat niet iedereen even digitaal vaardig is. Toch reageerden medewerkers verrassend positief. Het systeem bleek eenvoudig, duidelijk en zeer gebruiksvriendelijk. We besparen nu veel administratieve tijd en hebben direct zicht op verlof, ziekteverzuim en werkpatronen.”
Vanessa, HR-manager bij Harrods Aviation

Preventie en leiderschap als fundament voor duurzaam ziekteverzuim beleid

Naast het opvolgen van verzuimgevallen is preventie essentieel. Met preventieve acties zoals ergonomische werkplekken, trainingen in stressmanagement en leiderschapstraining voorkomt u ziekteverzuim op een effectieve wijze. Gezondheidsproblemen zoals psychische klachten, lichamelijke overbelasting en leefstijlgerelateerde aandoeningen behoren tot de belangrijkste oorzaken van ziekteverzuim en kunnen op termijn zelfs leiden tot arbeidsongeschiktheid. 

Onderzoek van het RIVM toont aan dat arbeidsomstandigheden en leefstijl hierin cruciale factoren zijn. Met name zwaar lichamelijk of geestelijk werk en een ongezonde leefstijl vergroten het risico op gezondheidsproblemen aanzienlijk. Daarom is het essentieel om binnen een effectief ziekteverzuim beleid preventief aandacht te besteden aan goede arbeidsomstandigheden en het stimuleren van gezonde leefgewoonten.

Praktische instrumenten zoals een risico-inventarisatie & evaluatie (RI&E), Preventief Medisch Onderzoek (PMO) en gezondheidsprogramma's bieden concrete handvatten om gezondheidsproblemen vroegtijdig te signaleren en effectief aan te pakken. 

Preventie en managen ziekteverzuim MKB

Vooral binnen het MKB blijkt structurele aandacht voor preventie essentieel, waarbij tools zoals de „MKB preventie tool“ praktische ondersteuning bieden voor een duurzaam ziekteverzuim beleid. Goed leiderschap creëert een veilige, open werkomgeving waarin medewerkers stress of klachten durven bespreken voordat het leidt tot verzuim.

Praktisch stappenplan ziekteverzuim beleid voor werkgevers en HRM

Hieronder geven we een praktisch stappenplan waarmee u als werkgever of HR-manager direct aan de slag kunt:

Stap 1: Maak duidelijke afspraken over ziekmeldingen (persoonlijk contact binnen 24 uur).

Stap 2: Zorg voor een tijdige probleemanalyse (medisch én werkgerelateerde factoren meenemen).

Stap 3: Stel samen met de medewerker een concreet Plan van aanpak op.

• Zet effectief casemanagement in voor begeleiding en bijsturing.

Stap 4: Kies een gecertificeerde arbodienst voor gespecialiseerde ondersteuning.

Stap 5: Maak gebruik van technologie ter ondersteuning, maar behoud persoonlijk contact.

Stap 6: Investeer preventief in ergonomie, stressmanagement en leiderschapstraining.

Stap 7: Maak leidinggevenden bewust van hun rol en train ze in vroegtijdige signalering.

Door dit stappenplan actief te gebruiken versterkt u uw ziekteverzuim beleid en heeft u duidelijk houvast om verzuim structureel te verminderen.

Conclusie

Een effectief ziekteverzuimbeleid is méér dan het naleven van wettelijke verplichtingen. Door procedures uit de Wet verbetering poortwachter mensgericht en verbindend in te zetten, creëert u een gezonde, duurzame werkomgeving waarin medewerkers zich serieus genomen voelen en sneller herstellen. Zorg hierbij voor persoonlijke aandacht bij ziekmelding, kijk breder bij probleemanalyse, werk nauw samen met medewerkers en casemanagers en investeer preventief in ergonomie, leefstijl en leiderschap. Door structureel te evalueren en te verbeteren, zorgt u voor duurzame inzetbaarheid, een lager ziekteverzuim en versterkt u bovendien de positie van uw organisatie als aantrekkelijke werkgever.

Take aways

• Zie het ziekteverzuimbeleid niet alleen als wettelijke verplichting, maar vooral als kans voor verbinding.
• Maak van elke ziekmelding een persoonlijk contactmoment.
• Zet de probleemanalyse breder in dan alleen medische klachten.
• Geef medewerkers een actieve rol bij het Plan van aanpak.
• Zet effectief casemanagement in voor bewaking en ondersteuning.
• Gebruik technologie als ondersteuning van het proces, niet ter vervanging van het menselijke contact.
• Investeer structureel in preventieve maatregelen en leiderschapstraining.
• Werk samen met een gespecialiseerde arbodienst voor professionele ondersteuning.